Koha, un système intégré de gestion de bibliothèque riche en fonctionnalités

Catalogue en ligne (OPAC)

Le catalogue en ligne permet à vos usagers de consulter le contenu de votre bibliothèque à partir de n’importe quel ordinateur muni d’un accès Internet.

En plus de la consultation du catalogue, les usagers ont accès à leur dossier depuis lequel ils seront en mesure de :

  • Renouveler les documents empruntés
  • Placer des réservations
  • Faire part de commentaires sur les documents
  • Gérer des listes de documents
  • Faire des suggestions d’achats

Catalogage

Le support des standards de la bibliothéconomie tels le MARC 21 et le protocole Z39.50 vous permet de cataloguer rapidement vos différentes ressources.

Afin de faciliter la saisie de vos ressources, vous pouvez créer des bordereaux différents par type de documents. Vous pourriez, par exemple, avoir un bordereau pour la saisie de vos périodiques et un autre bordereau pour la saisie de vos DVDs. Pour chaque bordereau, vous pouvez déterminer quels champs MARC y apparaissent ainsi que leur assigner des valeurs par défaut différentes.

En plus du catalogage original, vous pourrez importer des notices provenant d’un fichier de notices ou d’une recherche sur un serveur Z39.50 externe.

La modification de notices d’exemplaires en lot vous permet d’assigner de nouvelles valeurs à une sous-zone de plusieurs documents en une seule étape.

Vous serez en mesure de faire la gestion de vos notices bibliographiques, d’exemplaires et d’autorités dans une interface conviviale qui permet l’exploitation de plusieurs modules simultanément. Vous ne serez plus obligé de mettre fin à votre session de catalogage pour effectuer un prêt à un usager.

Circulation

Koha vous permet de spécifier vos politiques de prêts par catégories d’usager et par types de document. Pour chacune de ces combinaisons, vous êtes en mesure de définir la durée du prêt, le nombre maximum de documents prêtés, les amendes en cas de retard, etc.

Bien que ces valeurs soient configurables, le personnel responsable de la circulation est en mesure d’outrepasser ces limites pour répondre à des cas exceptionnels.

Un calendrier vous permet de définir les dates pour lesquelles votre bibliothèque est fermée, ce qui permet à Koha d’ajuster la date de retour des documents empruntés en conséquence.

Koha supporte tout de même les boîtes de retour qui permettent à vos usagers de rapporter les documents même lorsque la bibliothèque est fermée.

Gestion des usagers

Koha permet de saisir rapidement les dossiers de nouveaux usagers.

Selon les technologies disponibles, il est possible d’automatiser la création et l’authentification des usagers afin d’éviter la saisie manuelle de chacun de leur dossier par votre personnel. Si votre organisme ne possède pas de telles technologies, Koha vous permet d’importer les dossiers d’usagers à partir d’un document créé depuis un chiffrier électronique comme Excel de Microsoft ou Calc de LibreOffice.

Il vous est possible d’ajouter des champs de saisie pour de l’information spécifique aux usagers de votre organisme.

Des avis peuvent être envoyés à vos usagers par courriel pour leur rappeler l’expiration imminente d’un prêt ou le retard d’un document.

Acquisitions

Le module d’acquisition de Koha permet la gestion de vos fournisseurs et des commandes à ceux-ci.

Koha supporte un système de budgets à plusieurs niveaux vous donnant un contrôle complet sur les différents postes budgétaires.

Le support des différentes devises permet de gérer des fournisseurs de pays étrangers et de tenir à jour les différents taux.

Vous serez également en mesure de relancer vos fournisseurs par courriels lorsque vos commandes tardent à arriver.

Périodiques

Le module Périodiques de Koha vous permet de faire la gestion de vos abonnements. Pour chacun de vos périodiques, vous serez en mesure de déterminer la durée de votre abonnement, la périodicité et le modèle de numérotation.

Koha utilisera ces caractéristiques pour faciliter le bulletinage lors de la réception des numéros et pour vous avertir du retard d’un numéro de la part de vos fournisseurs. Vous serez alors en mesure de lui faire parvenir un avis de réclamation par courriel.

Le système de bulletinage vous permet également de saisir facilement les numéros hors série.