Le module de périodiques sert à garder une trace des abonnements de la bibliothèque aux périodiques, les numéros reçus pour chaque périodique ainsi que les numéros en retard ou manquant.
L’utilisation du module de périodiques n’est pas obligatoire pour la gestion des périodiques dans Koha. Plusieurs bibliothèques cataloguent simplement les périodiques comme des notices bibliographiques et ajoutent chaque numéro en tant qu’exemplaire, sans faire plus de gestion.
Préalables
Avant de pouvoir créer un abonnement dans le module périodique, il faut d’abord créer la notice bibliographique de la revue.
Il faut également s’assurer que la périodicité existe, sinon, il faut la créer.
Assurez-vous aussi que le modèle de numérotation pour votre périodique existe, sinon, il faut le créer.
Finalement, si vous voulez lier l’abonnement de périodique à un fournisseur, afin d’envoyer des réclamations de numéros en retard via Koha, il faut le créer dans le module d’acquisitions, en spécifiant qu’un des contacts est le « Contact pour la gestion des numéros en retard ».
Créer l’abonnement
Afin de gérer plus facilement les réceptions de fascicules, chaque bibliothèque devra avoir son propre abonnement sur un titre de périodique.
- Faire une recherche pour le titre dans le catalogue
- Cliquer sur le titre pour accéder à la notice détaillée
- Cliquer sur Ajouter > Ajouter un abonnement
- Remplir la partie 1 du formulaire
- Fournisseur : lier un fournisseur à l’abonnement n’est pas obligatoire, ça sert à envoyer au fournisseur des réclamations de numéros en retard directement à partir de Koha. Pour lier un fournisseur, il faut cliquer sur le lien « Recherche d’un fournisseur », faire la recherche, et cliquer sur le bouton « Choisir » à côté du fournisseur.
- Notice : le numéro de notice ainsi que le titre devraient déjà être inscrits. Si ce n’est pas le cas, cliquer sur « Rechercher la notice » pour trouver la notice dans le catalogue et cliquer sur « Choisir » à droite du résultat de recherche.
- Lors de la réception d’un numéro : choisir si un exemplaire devrait ou non être créé pour chaque numéro reçu.
- Créer un exemplaire : Si vous avez l’intention de prêter les numéros, vous devez créer un exemplaire pour chaque numéro.
- Ne pas créer d’exemplaire
- Quand il y a un numéro irrégulier : choisir si la numérotation est maintenue lors d’un numéro irrégulier.
- Sauter le numéro : la numérotation ne sera pas maintenue pour le numéro irrégulier
- Garder le numéro : le numéro irrégulier aura la numérotation régulière
- Historique manuel : cocher la case si vous voulez pouvoir ajouter des numéros en dehors de ceux prédits par le module.
- Cote : au besoin, inscrire la cote.
- Bibliothèque : choisir la bibliothèque à laquelle s’applique cet abonnement.
- Note publique : au besoin, inscrire une note publique au sujet de l’abonnement.
- Note privée : au besoin, inscrire une note interne au sujet de l’abonnement.
- Notifications de l’utilisateur : cette option active la possibilité pour les utilisateurs de l’OPAC de s’abonner à une notification par courriel lors de l’arrivée d’un numéro. Les choix sont les lettres (disponibles dans Outils > Notifications et reçus) du module « Périodiques (nouveau numéro) ».
- Localisation : au besoin, choisir la localisation des numéros.
- Collection : au besoin, choisir une collection pour les exemplaires, si des exemplaires sont créés à la réception des numéros.
- Type de document : choisir le type de document des exemplaires, si des exemplaires sont créés à la réception des numéros.
- Type de document pour les anciens numéros : si la préférence makePreviousSerialAvailable est activée, l’arrivée d’un nouveau numéro pourra optionnellement modifier le type de document du numéro précédent.
- Période de grâce : inscrire le nombre de jours après la date de publication après lesquels le numéro est considéré comme en retard.
- Nombre de numéros à afficher à l’intranet : inscrire le nombre de numéros qui doivent être affichés dans l’onglet « Abonnements » de la notice bibliographique dans l’intranet. Par défaut, c’est le nombre qui est dans la préférence système StaffSerialIssueDisplayCount, qui est à 3 par défaut.
Ceci n’affecte pas le nombre d’exemplaires affichés, mais bien le nombre de numéros dans l’onglet « Abonnements » de la notice bibliographique.
- Nombre de numéros à afficher au public : inscrire le nombre de numéros qui doivent être affichés dans l’onglet « Abonnements » de la notice bibliographique dans l’OPAC. Par défaut, c’est le nombre qui est dans la préférence système OPACSerialIssueDisplayCount, qui est à 3 par défaut.
Ceci n’affecte pas le nombre d’exemplaires affichés, mais bien le nombre de numéros dans l’onglet « Abonnements » de la notice bibliographique.
- Cliquer sur « Suivant »
- Remplir la partie 2 du formulaire
- Date de la publication du premier numéro : entrer la date de publication du premier numéro de l’abonnement.
- Périodicité : choisir la périodicité du périodique.
- Durée d’abonnement : entrer le nombre de numéros, semaines ou mois que dure l’abonnement. Si l’abonnement n’est pas pour un certain nombre de numéros, semaines ou mois, entrer plutôt la date de fin d’abonnement ci-dessous.
- Date de début de l’abonnement : entrer la date de début de l’abonnement courant. Cette date peut (et est généralement) différente de la date de publication du premier numéro. Par exemple, vous pourriez être abonné à partir du mois de mai, mais le premier numéro reçu sera celui de juillet. Dans ce cas, la date de début d’abonnement sera le mois de mai et la date de publication du premier numéro sera le mois de juillet.
- Date de fin d’abonnement : remplir seulement si l’abonnement est déjà terminé.
- Modèle de numérotation : choisir le modèle de numérotation.
- Paramètre régional : si la numérotation contient des mots (noms de mois ou noms de jours), choisir la langue. Si la numérotation ne contient que des numéros, il n’est pas nécessaire de choisir une langue.
À noter que les noms de saisons ne sont pas gérés par paramètre régional. Il sont affichés dans la langue de l’interface la plupart du temps (à quelques exceptions près, où c’est la valeur qui est dans la base de données qui est affichée). Ce qui veut dire que si Koha est en français, les saisons sont affichées en français, et si Koha est en anglais, les saisons sont affichées en anglais.
- Remplir le tableau pour la numérotation
- Commence par : inscrire le numéro du premier numéro (celui qui correspond à la « Date de la publication du premier numéro)
Si la numérotation contient des noms de jours, de mois, ou de saisons, il faut les indiquer avec des chiffres.
Numérotation des jours (0 = dimanche, 6 = samedi)
Numérotation des mois (0 = janvier, 11 = décembre)
Numérotation des saisons (0 = printemps, 3 = hiver)
- Compteur interne : si nécessaire, inscrire une valeur dans le compteur interne (voir Commencer la numérotation en milieu de cycle pour plus de détails sur le compteur interne)
- Cliquer sur « Tester le prévisionnel de bulletinage«
- Si le test est concluant, cliquer sur « Enregistrer l’abonnement »
Pour créer un autre abonnement pour le même titre pour une autre bibliothèque, cliquer sur « Modifier » et choisir l’option « Modifier comme un nouveau (dupliquer) ».
Voir aussi
- Ajouter un modèle de numérotation
- Tester le prévisionnel de bulletinage
- Commencer la numérotation en milieu de cycle
Ressources de la communauté Koha
- Koha manual: Adding a subscription (anglais)
- Manuel Koha : Ajouter un abonnement (français)