Module Utilisateurs
Introduction et objectifs
Dans ce module, nous verrons les quatre (4) notions fondamentales du module Utilisateurs. La notion 1 vous décrira les prérequis nécessaires, ainsi que la procédure à suivre afin de créer une nouvelle catégorie d’utilisateur. Les catégories d’utilisateur vous permettront de définir les modalités de prêts et les caractéristiques d’utilisateur qui s’appliqueront aux membres faisant partie de cette catégorie. Par la suite, nous verrons la notion 2 qui vous décrira les prérequis nécessaires, ainsi que la procédure à suivre afin de créer un nouvel utilisateur. Notion 3 vous expliquera comment la recherche d’utilisateurs fonctionne dans Koha pour vous aider à trouver rapidement l’utilisateur que vous cherchez. Grâce à la notion 4, nous verrons qu’il est possible de définir les permissions d’accès du personnel de votre organisation afin de restreindre les actions que peuvent poser les membres du personnel, tout en s’assurant qu’il leur est possible d’effectuer leurs tâches.
De plus, une section intitulée Pour aller plus loin sera incluse dans chaque notion, afin de vous démontrer les différentes options plus poussées et spécialisées qui s’offrent à vous dans le module Utilisateurs.
Il est important de mentionner qu’il ne s’agit ici que des points importants qui ont été relevés par notre équipe et que plus d’informations sont mises à votre disposition dans le manuel de l’utilisateur de Koha que vous pouvez consulter à la page suivante : https://koha-community.org/documentation/.
Notion 1 : Créer une nouvelle catégorie d'utilisateur
Prérequis
Pour créer une nouvelle catégorie d’utilisateur, vous devrez, tout d’abord, analyser les catégories qui seront applicables aux utilisateurs de votre organisation en vous basant sur les six (6) catégories d’utilisateur par défaut de Koha : adulte, collectivité, enfant, organisation, statistiques et professionnel. On peut également créer des catégories d’utilisateur spécifiques qui seront liées aux catégories d’utilisateur par défaut de Koha. Il sera toujours possible d’ajouter, de modifier ou de supprimer une catégorie d’utilisateur si le besoin survient. Par contre, la suppression d’une catégorie d’utilisateur ne fonctionnera que si la catégorie d’utilisateur n’est plus utilisée par le système. C’est-à-dire qu’il faudra délier les utilisateurs de leur catégorie d’utilisateur pour pouvoir supprimer cette catégorie.
| Résumé |
|---|
|
Plusieurs paramètres vous permettront de personnaliser votre utilisation de Koha. Vous trouverez ci-bas les paramètres activés pour cette notion et les options qui ont été sélectionnées :
| Paramètres | Options sélectionnées |
|---|---|
EnhancedMessagingPreferences |
Autoriser les utilisateurs à choisir quelles notifications ils reçoivent et quand ils les reçoivent |
FeeOnChangePatronCategory |
Charger des frais quand un utilisateur change de catégorie avec un coût d’abonnement |
Intranetreadinghistory |
Autoriser le personnel à avoir accès à l’historique des prêts des utilisateurs (qui est, quoiqu’il en soit, enregistré dans la base de données) |
MaxFine |
L’amende en retard pour tous les prêts ira seulement jusqu’à 10 CAD |
CircControl |
Utiliser les règles de prêt et d’amendes de la bibliothèque de l’exemplaire |
HomeorHoldingBranch |
Utiliser les règles de prêt et d’amendes de la bibliothèque où l’exemplaire a été emprunté |
Pour aller plus loin
Vous souhaitez supprimer un lot d’utilisateurs inactifs, ainsi que des historiques de prêts.
Dans le module Outils, sous la section Utilisateurs et circulation, vous pouvez cliquer sur Suppression/Rendre anonyme un lot d’utilisateurs. Cette fonction vous permet de supprimer un lot d’utilisateurs inactifs depuis quelques temps, par exemple. Vous pouvez également rendre anonyme et supprimer l’historique des prêts des utilisateurs à partir d’une date précise.
Vous souhaitez enregistrer des données sur le nombre de documents qui sont consultés sur place, mais non empruntés.
La catégorie d’utilisateur statistiques existe afin que vous puissiez créer un utilisateur statistique. Cet utilisateur ne sera utilisé qu’à l’interne et permettra aux membres de votre équipe d’enregistrer des données dans la base de données sur les transactions effectuées à votre organisation. Par exemple, on pourra scanner tous les livres déplacés dans votre organisation, mais qui n’ont pas été empruntés et les prêter à cet utilisateur afin de recueillir de l’information sur le nombre de documents qui sont consultés sur place, mais qui ne sont pas empruntés par les utilisateurs. Contrairement à un vrai utilisateur, l’utilisateur statistiques ne nécessite pas que vous fassiez un retour sur les documents préalablement scannés.
Notion 2 : Créer un nouvel utilisateur
Prérequis
Afin de créer un nouvel utilisateur, vous devrez tout d’abord avoir créé des catégories d’utilisateur pour y inclure le nouvel utilisateur.
| Résumé |
|---|
|
Plusieurs paramètres vous permettront de personnaliser votre utilisation de Koha. Vous trouverez ci-bas les paramètres activés pour cette notion et les options qui ont été sélectionnées :
| Paramètres | Options sélectionnées |
|---|---|
AutoEmailOpacUser |
Ne pas envoyer un courriel aux nouveaux utilisateurs lors de la création de leur compte |
AutoEmailPrimaryAddress |
Utiliser le courriel valide en premier de l’utilisateur pour l’envoi de courriels |
AutoMemberNum |
Ne pas attribuer automatiquement au champ du numéro de carte le prochain plus grand numéro disponible |
BorrowerMandatoryField |
Les champs définis ci-après devront être remplis obligatoirement dans une fiche d’utilisateur : surname|cardnumber |
BorrowerRenewalPeriodBase |
Lors du renouvellement des utilisateurs, la base de la nouvelle date d’expiration est la date courante |
Checkdigit |
Ne pas valider et construire les numéros de carte d’utilisateur dans le style Katipo |
ExtendedPatronAttributes |
Activer les attributs étendus des utilisateurs |
EnhancedMessagingPreferences |
Autoriser les utilisateurs à choisir quelles notifications ils reçoivent et quand ils les reçoivent |
MinPasswordLength |
Les mots de passe des utilisateurs, emprunteurs et utilisateurs de Koha, doivent avoir au minimum 3 caractères |
NotifyBorrowerDeparture |
Afficher une notification pour les utilisateurs dont la carte de bibliothèque est sur le point d’expirer ou a expiré 30 jours avant l’expiration effective |
Patronimages |
Autoriser le chargement d’images pouvant être liées à la fiche des utilisateurs |
Uppercasesurnames |
Conserver les noms des utilisateurs en majuscules |
Pour aller plus loin
Vous souhaitez modifier certains utilisateurs qui ont une caractéristique commune.
Vous pouvez cliquer sur le module Outils, puis sur Liste d’utilisateurs, sous la section Utilisateurs et circulation. Cette fonction vous permettra alors de créer des listes d’utilisateurs afin de les modifier par lot dans le module Outils > Modification d’un lot d’utilisateurs.
Vous souhaitez approfondir le paramétrage de la gestion des utilisateurs.
En accédant au module Administration, vous trouverez l’option Préférences système. Sous l’onglet Utilisateurs, vous aurez accès aux nombreuses options qui vous sont offertes pour personnaliser les différents aspects reliés aux comptes des utilisateurs. Vous pourrez, par exemple, modifier les préférences courriel, le style de numéro de carte de membre, l’accès à des options sur l’interface utilisateur, les amendes et la personnalisation de la page d’informations sur l’utilisateur.
Vous souhaitez rendre obligatoire, modifier ou supprimer certaines informations sur les comptes des utilisateurs.
Les préférences système suivantes sont les plus importantes à paramétrer afin d’assurer que vous aurez toute l’information nécessaire lors de la création d’un nouvel utilisateur. Les champs et les sections peuvent être modifiés dans le module Administration, en cliquant sur l’option Préférences système et sur l’onglet Utilisateurs. Ils peuvent également être rendus obligatoires ou être supprimés. Quant aux autres préférences, elles sont laissées à votre discrétion :
| Préférences | Explications |
|---|---|
BorrowerMandatoryField |
Cette option vous permet de définir les champs qui devront obligatoirement être complétés afin de sauvegarder un nouvel utilisateur dans le système. Ces champs peuvent être personnalisés, selon les politiques de votre organisation. |
BorrowerUnwantedField |
Cette option vous permet de définir les champs qui n’apparaîtront pas dans le formulaire d’inscription des utilisateurs. |
BorrowersTitles |
Cette option vous permet de définir les titres qui pourront être utilisés lors de la création d’un nouvel utilisateur. |
CardnumberLength |
Cette option vous permet de définir la longueur que devra avoir le numéro de la carte d’utilisateur et d’ainsi créer un standard. |
EnhancedMessagingPreferences |
Cette option vous permet de définir les notifications que vos utilisateurs recevront et à quel moment ils les recevront. |
EnhancedMessagingPreferencesOPAC |
Cette option vous permet d’autoriser vos utilisateurs à modifier leurs préférences quant aux notifications qu’ils recevront et à quel moment ils les recevront. |
Vous souhaitez ajouter une caractéristique précise et personnalisée à un utilisateur.
Dans le module Administration, vous pouvez ajouter plus d’informations au compte d’un utilisateur en sélectionnant l’option Attributs utilisateurs. Il vous sera possible d’ajouter une caractéristique qui ne figure pas ailleurs dans le système. Vous pourrez alors indiquer que l’utilisateur ne parle qu’une langue précise ou qu’il fait partie d’un groupe scolaire, par exemple. Pour que les attributs soient affichés dans le compte lecteur, la préférence système ExtendedPatronAttributes devra être activée.
Vous souhaitez définir les informations apparaissant sur le compte de l’utilisateur et lui permettre de modifier certaines de ces informations.
Dans le module Administration, vous trouverez dans l’option Préférences système, l’onglet OPAC. Ces préférences système vous permettent de modifier les informations qui sont présentées sur l’interface utilisateur. Vous pourrez ainsi décider des paramètres que l’utilisateur pourra changer lui-même ou non. Certaines préférences système vous indiquent également qu’elles sont basées sur la base de données et que vous devez donc y entrer l’information correspondant à l’appellation utilisée dans la base de données.
Vous souhaitez laisser des messages internes ou externes sur le compte de l’utilisateur.
Dans le module Circulation, vous trouverez l’option Prêt. En accédant à la page de prêt d’un utilisateur, il vous sera possible d’inscrire un message en cliquant sur le bouton Message. Ces messages pourront s’afficher à l’interne ou apparaître sur l’interface de l’utilisateur. Vous pouvez également créer des messages prédéfinis qui pourront être sélectionnés dans un menu déroulant.
Vous souhaitez importer un lot d’utilisateurs dans Koha.
En accédant au module Outils, vous verrez qu’il existe un outil d’importation de données des utilisateurs que vous pourrez utiliser afin d’importer un lot d’utilisateur en une seule fois. Il vous suffit de télécharger un fichier contenant l’information des utilisateurs. Les données devront être formatées au format CSV. Un exemple de fichier est fourni dans l’outil lui-même. Si des lecteurs sont déjà présents dans Koha, les comptes pourront être dédoublonnés en utilisant le numéro de carte de l’utilisateur.
Vous souhaitez paramétrer le contenu des lettres de courtoisies activées par la préférence système EnchancedMessagingPreferences.
Dans le module Outils, vous pourrez utiliser l’option Notifications et Tickets pour définir le contenu des lettres qui seront envoyées aux utilisateurs dans certaines situations : lorsque des documents seront bientôt dus, lorsque des documents sont dus, lorsque des documents sont en retard, lorsqu’une réservation est prête à être récupérée, lorsque l’utilisateur effectue toute transaction, etc. Cet outil vous permet d’avoir accès à des raccourcis qui vous aident à insérer la bonne information dans la lettre, puisque l’information que vous souhaitez insérer proviendra de la base de données. Vous n’aurez donc pas à apprendre les abréviations se trouvant dans la base de données.
Notion 3 : Rechercher un utilisateur
Prérequis
Avant de pouvoir rechercher un utilisateur, vous devrez avoir créé des catégories d’utilisateur, ainsi que des comptes d’utilisateur.
| Résumé |
|---|
|
Plusieurs paramètres vous permettront de personnaliser votre utilisation de Koha. Vous trouverez ci-bas les paramètres activés pour cette notion et les options qui ont été sélectionnées :
| Paramètres | Options sélectionnées |
|---|---|
PatronsPerPage |
Afficher par défaut 20 utilisateurs par page en résultat d’une recherche |
Pour aller plus loin
Vous souhaitez modifier l’information apparaissant sur le compte de l’utilisateur.
Une fois que vous aurez trouvé l’utilisateur que vous cherchiez, vous verrez qu’à l’extrême droite de son compte se trouve le bouton Modifier. En cliquant sur ce bouton, vous serez en mesure de faire des modifications sur ses renseignements personnels et sur d’autres informations utiles à votre organisation.
Notion 4 : Définir les permissions du personnel de votre organisation
Prérequis
Pour définir les permissions du personnel de l’organisation, vous devez tout d’abord être connecté à partir d’un compte habilité à définir les permissions du personnel de l’organisation. Vous devez également avoir déjà créé, dans Koha, les comptes pour lesquelles vous souhaitez définir des permissions.
| Résumé |
|---|
|
Plusieurs paramètres vous permettront de personnaliser votre utilisation de Koha. Vous trouverez ci-bas les paramètres activés pour cette notion et les options qui ont été sélectionnées :
| Paramètres | Options sélectionnées |
|---|---|
Permission : (permissions) Définir les permissions |
Sélectionnée |
Pour aller plus loin
Vous souhaitez modifier les sous-permissions incluses dans les permissions que vous octroyez à vos employés.
Si vous souhaitez donner une permission à l’un de vos employés, mais qu’une sous-permission qui est incluse dans la permission principale ne doit pas lui être attribuée, vous pouvez appuyer sur le symbole [+] et inclure ou exclure les sous-permissions qui s’appliquent à l’employé à qui vous assignez des permissions.
Pour plus de renseignements
Pour plus de renseignements sur les personnalisations qui vous sont possibles d’effectuer, vous pouvez consulter le manuel de l’utilisateur de Koha à la page suivante : https://koha-community.org/documentation/.
Informations
- Version : 16.05