inLibro à la Société de généalogie de Québec (SGQ)

Répertoires d’actes de baptêmes, mariages et sépultures (BMS), histoires de famille, monographies paroissiales, revues spécialisées, articles de périodiques, résultats de recherches généalogiques… l’exploration rigoureuse des liens familiaux des Québécois exige la consultation et la mise en ordre de dizaines de milliers de « petites pièces d’histoire ». Pour organiser ce gigantesque puzzle en un grand catalogue de ressources documentaires, la Société de généalogie de Québec utilise Koha depuis janvier 2019. Et ses besoins « sont comblés » note la présidente de la société, madame Jeanne Maltais.

Un lundi matin « ordinaire » dans les locaux de la Société de généalogie de Québec situés sur le boulevard du Séminaire, l’une des principales artères du campus de l’Université Laval : dans une atmosphère feutrée, voire studieuse, des bénévoles sont affairés devant l’écran de leur poste de travail respectif, profitant du fait que les bureaux de la Société ne sont pas ouverts au public ce jour-là. Au-delà des écrans et claviers, il y a Koha, le nouveau logiciel de gestion en place depuis quelques mois à la SGQ.

Ainsi que le note Jeanne Maltais, qui occupe le poste de présidente depuis 2017, Koha n’a pas eu droit à un laissez-passer gratuit, mais a eu à sortir victorieux d’une mise en concurrence avec un logiciel concurrent. Quels sont les éléments qui ont joué en faveur de Koha? Le prix (« très très raisonnable pour un organisme qui repose sur le travail et l’engagement de bénévoles »), une interface web et un hébergement extérieur (chez inLibro en fait), un service clef en main, un outil de catalogage et de recherche moderne et souple. À cela s’ajoutait le fait « d’être en mesure de jumeler le Catalogue René-Bureau et l’Index des articles de revues, qui utilisaient des plateformes technologiques distinctes ».

Autre signe tangible de cette souplesse : le catalogue de la Société généalogique canadienne-française, un peu plus volumineux que celui de la SGQ parce qu’il concerne la région de Montréal, sera bientôt intégré avec celui de la SGQ! Qu’est-ce à dire? Que les quelque 100 000 documents de la société montréalaise seront bientôt « mariés » avec les 80 000 de la SGQ! « C’est une nouvelle étape vers le partage des outils technologiques avec d’autres sociétés de généalogie qui y voient un intérêt, explique Jeanne Maltais. En utilisant une seule plateforme et partageant les coûts avec la Société généalogique canadienne-française de Montréal, il en résulte une diminution des frais de support et d’hébergement. »

L’un des aspects qui plaisent particulièrement à la SGQ, c’est que, comparativement avec la situation antérieure, Koha facilite nettement le travail des quelque 10 bénévoles du Comité de la bibliothèque, majoritairement issus de personnes à la retraite. Jeanne Maltais évalue à « environ 20 % la diminution de la charge de travail des bénévoles grâce aux fonctionnalités de Koha », puisqu’ils peuvent désormais travailler à partir de leur domicile. Ce n’est pas « négligeable, car, ajoute la présidente, les bénévoles d’aujourd’hui sont des personnes très occupées, qui conjuguent leur travail à la SGQ avec de nombreuses autres activités ».

En place depuis seulement quelques semaines à la SGQ, Koha suscite des commentaires de satisfaction : « Le service est bon et rapide. Quant au progiciel, il offre des fonctionnalités si nombreuses qu’il nous faudra plusieurs mois de travail pour les exploiter convenablement. Quoi qu’il en soit, il en est une que j’apprécie particulièrement, soit la possibilité que nous offre l’interface Internet d’attirer l’attention des visiteurs sur certaines collections de documents. La grande force de Koha, ajoute Jeanne Maltais, est son moteur de recherche multicritères, qui permet de repérer rapidement une ressource documentaire. »

La migration de l’ancien système vers Koha a-t-elle donné lieu à des difficultés particulières? « À l’exception de deux ou trois petites choses reliées à la validation des données ― des problèmes promptement réglés par inLibro ―, il n’y a eu aucun problème majeur… En fait, explique Jeanne Maltais, nous en sommes encore un peu à explorer les nombreuses fonctionnalités de ce logiciel. »

Liens utiles

Société de généalogie de Québec :

Site : https://www.sgq.qc.ca/

Page Facebook : https://www.facebook.com/Société-de-Généalogie-de-Québec-553614701384842/

Société généalogique canadienne-française (Montréal) : https://www.sgcf.com

Communiquez avec nous

Je voudrais plus d'informations sur

Adresse : 7240, rue Waverly, bureau 201 Montréal (Québec)  H2R 2Y8 Téléphone : 833-INLIBRO (465-4276) Télécopieur : 888-270-6669