Configurer les rappels

Afin d’utiliser la fonction de rappels, il y a plusieurs configurations à paramétrer.

Activer la préférence système

La première chose à faire est d’activer la préférence système UseRecalls. Celle-ci va faire apparaître les configurations dans les pages d’administration.

1. Aller dans Administration > Préférences système
2. Chercher pour « recalls »
3. Changer la valeur de la préférence système UseRecalls pour « Utiliser »
4. Au besoin, changer la valeur de la préférence système RecallsMaxPickUpDelay, y inscrire le nombre de jours qu’un utilisateur a pour venir chercher son document rappelé
5. Cliquer sur « Sauvegarder toutes les préférences circulation »

Ajouter ou modifier les règles de circulation

Maintenant que la préférence système UseRecalls est activée, plusieurs nouvelles colonnes vont apparaître dans le tableau de règles de circulation.

1. Aller dans Administration > Règles de circulation
2. Ajouter des règles de circulation ou modifier des règles de circulation existantes
3. Remplir les colonnes suivantes :
   • Rappels permis (Nbre) : inscrire le nombre de documents de ce type qu’un utilisateur de cette catégorie peut rappeler.
   • Rappels par notice (Nbre) : inscrire le nombre de documents de ce type d’une même notice un utilisateur de cette catégorie peut rappeler (sera généralement 1, sauf pour les périodiques par exemple où les utilisateurs pourraient rappeler plusieurs numéros d’un même titre).
   • Autoriser les rappels sur les étagères : choisir si un utilisateur de cette catégorie peut rappeler des documents de ce type d’une notice qui a des exemplaires disponibles (sera généralement « si tous sont indisponibles », sauf pour les périodiques où les utilisateurs pourraient vouloir rappeler des numéros spécifiques alors que d’autres numéros sont disponibles).
     • Si au moins un est indisponible : si une notice a plusieurs exemplaires, et qu’au moins un exemplaire est prêté, les utilisateurs pourront faire des rappels.
     • Si tous sont indisponibles : si une notice a plusieurs exemplaires, tous les exemplaires doivent être prêtés pour que les utilisateurs puissent faire des rappels.
   • Intervalle de date d’échéance pour les rappels (jours) : inscrire le nombre de jours qu’un utilisateur a pour retourner un document de ce type qui a été rappelé.
   • Montant de l’amende pour les rappels : inscrire l’amende à facturer à l’utilisateur qui retourne en retard un document rappelé de ce type.
   • Période de ramassage de rappels (jour) : inscrire le nombre de jours qu’un utilisateur de cette catégorie a pour venir chercher son document rappelé (si cette valeur est laissée vide, la valeur dans la préférence système RecallsMaxPickUpDelay sera utilisée)­.
4. Cliquer sur « Sauvegarder ».

Donner les permissions au personnel

Le personnel qui se chargera de gérer les rappels doivent avoir la permission manage_recalls ou superbibliothécaire.

1. Aller dans le dossier de l’utilisateur
2. Cliquer sur « Plus » et choisir l’option « Définir les permissions »
3. Cocher la permission « Rappels (recalls) »; la permission « Gérer les rappels pour les utilisateurs (manage_recalls) » sera automatiquement cochée.
4. Cliquer sur « Enregistrer »

Vérifier le contenu des notifications et reçus

Différentes notifications et reçus sont utilisés dans le processus de rappel. Assurez-vous que le contenu est adéquat et contient toutes les informations nécessaires.

RETURN_RECALLED_ITEM : avis envoyé à l’utilisateur qui a présentement le document pour l’avertir que l’exemplaire a été rappelé et que sa date d’échéance a été modifiée.

RECALL_REQUESTER_DET : reçu imprimable lorsque l’exemplaire rappelé est retourné, il contient les informations du document et de l’utilisateur qui a rappelé le document.

PICKUP_RECALLED_ITEM : avis envoyé à l’utilisateur qui a rappelé le document pour lui indiquer que celui-ci est prêt à être récupéré à la bibliothèque.

Pour vérifier ou modifier le contenu d’un avis,

1. Aller dans Outils > Notifications et reçus
2. Chercher pour l’avis à modifier
3. Cliquer sur « Modifier »
4. Au besoin, cliquer sur l’onglet de la langue à modifier
5. Cliquer sur l’onglet « Courriel » ou « Imprimé », selon l’avis
6. Vérifier le sujet et le corps du message, modifier au besoin
7. Cliquer sur « Enregistrer »

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Voir aussi

• Processus de rappel
• Rappeler un document

Ressources de la communauté Koha

• Catalyst IT Recalls (anglais)