Afin de pouvoir effectuer des prêts, vous devez tout d’abord avoir créé des règles de circulation. Vous devez également avoir préalablement créé des notices de documents et des comptes d’utilisateurs. De plus, des exemplaires empruntables pour effectuer ces transactions devront être inclus dans votre catalogue. Si vous n’avez pas de catalogue pour votre organisation, veuillez consulter le module Catalogage.

Plusieurs paramètres vous permettront de personnaliser votre utilisation de Koha. Vous trouverez ci-bas les paramètres activés pour cette notion et les options qui ont été sélectionnées :

Pour aller plus loin

‣ Vous procédez à un prêt, mais le système ne trouve pas le document que vous scannez et l’utilisateur souhaite l’emprunter immédiatement.

Lorsque vous effectuez un prêt, si le système ne trouve pas le code-barre scanné, il vous est possible d’ajouter une notice et un exemplaire empruntable rapidement en utilisant la fonction Catalogage rapide. Afin de pouvoir utiliser cette fonction, vous devrez créer une grille de catalogage dans Koha avec le code FA. Vous trouverez cette fonction dans le module Administration, sous la section Catalogue, en cliquant sur l’option Grille Bibliographique MARC. Lors du prêt, si le document scanné n’est pas trouvé dans Koha, vous recevrez un message vous proposant de lui créer une notice avec la grille de catalogage rapide. En cliquant sur cette fonction, vous serez amené à la page de catalogage rapide, où vous pourrez entrer les informations sur le document ou importer une notice grâce à l’outil Z39.50. Ainsi, vous pourrez créer l’exemplaire qui sera emprunté. Une fois l’exemplaire créé, vous retournerez dans l’interface de prêt de l’utilisateur et le nouvel exemplaire créé aura été automatiquement placé en prêt.

‣ Vous souhaitez envoyer une liste de confirmation de prêts des documents avec leur date de retour prévue à l’utilisateur qui vient de les emprunter.

Vous pouvez envoyer des lettres regroupant la liste des documents empruntés par un utilisateur. Pour ce faire, vous devrez d’abord avoir activé la préférence système EnhancedMessagingPreferences et si vous voulez donner accès à la personnalisation de la réception des messages à vos utilisateurs, la préférence système EnhancedMessagingPreferencesOPAC. Ils pourront ainsi activer la réception de ces messages. Par la suite, vous devez accéder au module Outils > Notifications et tickets et sélectionner la lettre ayant le code CHECKOUT. Vous pourrez alors configurer son contenu à l’aide du bouton Modifier. Par défaut, la lettre sera envoyée par courriel, mais d’autres options de communication sont également offertes, comme l’impression et la messagerie texte, par exemple. L’utilisateur pourra définir ses préférences dans le tableau Préférences des notifications de l’utilisateur situé dans son compte utilisateur. Vous trouverez plus d’informations à ce sujet dans la vidéo du module Outils.

Afin de pouvoir effectuer des retours, vous devrez tout d’abord avoir en votre possession un livre emprunté par un utilisateur.

Plusieurs paramètres vous permettront de personnaliser votre utilisation de Koha. Vous trouverez ci-bas les paramètres activés pour cette notion et les options qui ont été sélectionnées :

Pour aller plus loin

‣ Vous souhaitez recevoir une alerte avec le montant des amendes d’un lecteur lorsqu’il retourne ses documents.

Au retour d’un document, différents messages peuvent s’afficher sur le compte de l’utilisateur. Par exemple, un message vous alertant du montant total d’amendes accumulées par l’utilisateur pourra s’afficher si vous avez activé la préférence système FineNotifyAtCheckin.

‣ Vous souhaitez envoyer une liste de confirmation de retour des documents à l’utilisateur qui vient de les retourner.

Vous pouvez envoyer des lettres résumant les documents retournés par cet utilisateur. Pour ce faire, vous devez accéder au module Outils > Notifications et tickets et paramétrer la lettre dont le code est CHECKIN. Vous pourrez configurer son contenu à l’aide du bouton Modifier. Par défaut, la lettre sera envoyée par courriel, mais d’autres options de communication sont également offertes. L’utilisateur pourra définir ses préférences dans le tableau Préférences des notifications de l’utilisateur situé dans son compte utilisateur. De plus, la préférence système EnhancedMessagingPreferences doit être activée et l’option Préférences des notifications de l’utilisateur dans le compte de l’utilisateur doit être configurée. Il vous faudra également activer le script process_message_queue.pl afin que les messages soient envoyés aux utilisateurs.

Afin de procéder à un renouvellement, un document devra avoir été emprunté par un utilisateur et certains paramétrages des règles de circulation devront être configurés : Renouvellements permis (Nbre), Période de renouvellement, Aucun renouvellement avant et Renouvellement automatique.

Plusieurs paramètres vous permettront de personnaliser votre utilisation de Koha. Vous trouverez ci-bas les paramètres activés pour cette notion et les options qui ont été sélectionnées :

Pour aller plus loin

‣ Vous souhaitez permettre aux utilisateurs de renouveler eux-mêmes les documents qu’ils ont empruntés, grâce à l’interface publique.

Les renouvellements peuvent être effectués par les utilisateurs sur l’interface publique de Koha. Pour ce faire, vous n’avez qu’à activer l’option OpacRenewalAllowed qui se trouve dans le module Administration, sous les préférences système de l’onglet OPAC. Les utilisateurs pourront ainsi renouveler leurs documents eux-mêmes, sans avoir à se déplacer.

‣ Vous souhaitez instaurer des modalités de renouvellement précises, ainsi que des règles de circulation influençant les renouvellements de documents.

Les renouvellements sont basés sur les modalités de renouvellement qui ont été entrées dans les préférences système du module Administration, sous l’onglet Circulation, ainsi que sur les règles de circulation que vous aurez instaurés pour chacune de vos catégories d’utilisateur dans le module Administration > Règles de circulation.

Pour pouvoir réserver des documents, vous devrez tout d’abord avoir mis en place des règles de circulation. Vous devrez également avoir défini les modalités de réservation dans vos préférences système. Des notices de documents et des comptes d’utilisateurs seront également essentiels pour pouvoir faire des réservations.

Plusieurs paramètres vous permettront de personnaliser votre utilisation de Koha. Vous trouverez ci-bas les paramètres activés pour cette notion et les options qui ont été sélectionnées :

Pour aller plus loin

‣ Vous souhaitez avoir plus d’informations sur les réservations faites sur un document et possiblement les modifier pour répondre aux besoins d’un utilisateur qui désire emprunter ce document.

Lorsque vous êtes dans la notice d’un document, vous pouvez gérer les réservations qui ont été faites en cliquant sur l’onglet Réservations, situé à la gauche de la notice. Cet onglet vous indiquera quels sont les utilisateurs qui ont réservé ce document, la date de leur réservation, ainsi que le site de retrait et leur ordre de priorité de réservation si plusieurs utilisateurs ont réservé le même document. Vous aurez la possibilité de modifier cet ordre de priorité, de supprimer la ou les réservations et même de suspendre une réservation jusqu’à une date ultérieure.

‣ Vous souhaitez activer les notifications de réservation au retour d’un document.

Les préférences système de l’onglet Circulation, situées dans le module Administration vous permettent de personnaliser beaucoup de fonctions reliées à la circulation. Celles-ci vous permettent d’adapter les différents aspects de cette action à votre organisation et à ses politiques. Par exemple, il vous est possible d’avertir les bibliothécaires que l’utilisateur a des documents réservés mis de côté avec la préférence système WaitingNotifyAtCheckin.

‣ Vous souhaitez permettre le prêt d’un document à un utilisateur, même s’il est déjà réservé par un autre utilisateur.

La préférence AllowItemsOnHoldCheckout vous permet de décider si les documents réservés par les utilisateurs pourront ou non être prêtés à d’autres utilisateurs. Si cette action est permise, une demande de confirmation apparaîtra à l’écran lors du prêt.

‣ Vous souhaitez instaurer un nombre maximum de réservations pouvant être effectuées par un utilisateur.

La préférence maxreserves vous permet de limiter le nombre de réservations qu’un utilisateur peut avoir à son nom dans votre système.

‣ Vous souhaitez envoyer des communications à vos utilisateurs afin qu’ils soient mis au courant que le document qu’ils ont réservé est maintenant disponible.

En activant la préférence système EnhancedMessagingPreferences, vous pourrez activer l’envoi de lettres de courtoisies. La lettre avec le code HOLD avertit l’utilisateur que les documents qu’il a réservé sont disponibles au retrait dans sa bibliothèque. Pour que cette lettre soit envoyée, l’option courriel doit être coché dans le compte de l’utilisateur, dans le tableau Préférences des notifications de l’utilisateur. Le contenu de cette notification est paramétrable à partir de l’outil Notifications et tickets dans le module Outils. Vous pourrez obtenir plus d’informations sur la personnalisation des notifications dans la vidéo sur le module Outils.

‣ Vous souhaitez activer la réservation de documents dans le futur.

Vous pourriez avoir à réserver un document dans le futur et pourrez choisir la date qui convient le mieux à l’utilisateur, si la préférence système AllowHoldDateInFuture, se trouvant dans le module Administration, sous l’onglet Circulation, est activée.

‣ Vous souhaitez instaurer les modalités de réservation au niveau de l’exemplaire.

Il existe des options de réservation qui vous permettront de définir comment les documents seront réservés. Vous les trouverez en cliquant sur Règles de circulation et d’amendes dans le module Administration. Vous pourrez sélectionner l’une des trois (3) options qui convient le mieux à votre organisation : Ne pas permettre, permettre et forcer. La première option interdit la réservation au niveau de l’exemplaire, la deuxième la permet et la troisième oblige la réservation au niveau de l’exemplaire. Si vous n’indiquez pas de préférence, l’utilisateur recevra le prochain exemplaire disponible.

‣ Vous souhaitez permettre la réservation en ligne aux utilisateurs.

Les utilisateurs peuvent réserver des documents eux-mêmes sur l’interface utilisateur. Pour ce faire, vous devrez activer la préférence système RequestOnOpac. Par la suite, l’utilisateur devra faire une recherche pour trouver le document qu’il souhaite réserver. Une fois qu’il l’aura trouvé, il pourra le sélectionner et cliquer sur le bouton Réserver, situé dans le haut du tableau des résultats. Ce bouton le redirigera vers la page de réservation, où il pourra choisir de réserver un exemplaire en particulier, si vous avez permis la fonction Réservations au niveau de l’exemplaire dans les règles de circulation. Sinon, le prochain document disponible sera réservé pour l’utilisateur.

Afin de pouvoir effectuer des transferts, plusieurs sites doivent être définis dans votre système, le transfert vous permettra de transférer des documents d’un site à un autre. Pour ce faire, vous devez créer de nouveaux sites et groupes dans le module Administration.

Plusieurs paramètres vous permettront de personnaliser votre utilisation de Koha. Vous trouverez ci-bas les paramètres activés pour cette notion et les options qui ont été sélectionnées :

Pour aller plus loin
‣ Vous souhaitez transférer automatiquement les documents retournés à votre organisation qui proviennent d’un autre site.

Vous pouvez modifier la préférence système AutomaticItemReturn dans l’onglet Circulation du module Administration afin de permettre ou non le transfert automatique des documents qui sont retournés et qui proviennent d’un autre site. Si cette action est permise, cela vous permettra de vous assurer que tous les documents qui sont retournés à votre organisation seront rapatriés à leur organisation d’origine.

‣ Vous souhaitez être averti qu’un document qui est en transit vers votre organisation est en retard.

La préférence système TransfersMaxDaysWarning vous permet d’être averti si un transfert que vous attendiez n’est toujours pas arrivé. Une alerte sera affichée dans le rapport des transferts à recevoir, pouvant être généré à partir du module Circulation. Vous pourrez ainsi faire un suivi avec le site qui vous transfert ce document.

Pour pouvoir gérer les amendes des utilisateurs de votre organisation, vous devrez tout d’abord avoir instauré des montants dans les règles de circulation. Par la suite, un utilisateur devra avoir des retards afin que les amendes commencent à s’accumuler.

Finalement, vous devrez configurer et activer le script fines.pl afin que le système définisse le montant total d’amendes que vous doit l’utilisateur et/ou configurer la préférence système CalculateFinesOnReturn afin que les amendes soient calculées lorsque l’utilisateur retournera le document. Pour que les amendes soient calculées au retour, vous devrez également paramétrer la préférence système finesMode.

Plusieurs paramètres vous permettront de personnaliser votre utilisation de Koha. Vous trouverez ci-bas les paramètres activés pour cette notion et les options qui ont été sélectionnées :

Pour aller plus loin

‣ Vous souhaitez ne pas facturer des retards à vos utilisateurs lorsque votre organisation est fermée.

Plusieurs options de paramétrage s’offrent à vous dans les préférences système de l’onglet Circulation du module Administration. Par exemple, vous pourrez entrer des informations dans la préférence finesCalendar afin que les amendes de retard ne soient pas comptabilisées les jours où l’organisation est fermée. Cette préférence système se base sur l’information entrée dans le calendrier du module Outils.

‣ Vous souhaitez facturer les coûts de remplacement et annuler les amendes d’un document lorsque celui-ci est perdu.

Vous pouvez paramétrer la préférence WhenLostChargeReplacementFee, afin que les frais de remplacement indiqués au niveau de l’exemplaire d’un document soient automatiquement facturés à l’utilisateur qui a perdu le document. De cette façon, vous vous assurez que les coûts de remplacement soient toujours acquittés pour pouvoir racheter les ouvrages perdus. De plus, la préférence WhenLostForgiveFine vous permet d’amnistier automatiquement les amendes encourues pendant que le document perdu était toujours en retard. L’utilisateur ne payera donc pas plus que ce que le document vaut.

‣ Vous souhaitez rembourser les frais de remplacement à l’utilisateur qui retourne un document qui avait été perdu.

La préférence système RefundLostItemFeeOnReturn vous permet de rembourser les frais d’un document perdu lorsque celui-ci est retourné à l’organisation. Cela vous permettra de ne pas avoir à modifier manuellement les amendes et les frais de remplacement accumulés par l’utilisateur.

‣ Vous souhaitez permettre à vos utilisateurs de consulter et de payer leurs amendes sur l’interface publique.

Vous pouvez décider de permettre à vos utilisateurs d’avoir accès au solde de leurs amendes, grâce à la préférence OPACFinesTab qui se trouve dans le module Administration, sous l’onglet Circulation. Ils pourront ainsi prendre connaissance du montant qu’ils doivent et payer le total en utilisant Paypal ou en se rendant à votre organisation.

‣ Vous souhaitez envoyer des lettres à vos utilisateurs pour leur rappeler que leurs documents doivent bientôt être retournés.

Afin d’éviter de faire payer des amendes à vos utilisateurs, vous pouvez envoyer des lettres les prévenant que des documents qu’ils ont empruntés sont dus ou le seront très bientôt. Ces lettres ne pourront être envoyées que si la préférence système EnhancedMessagingPreferences, se trouvant dans le module Administration, sous l’onglet Circulation, est activée. L’option d’envoi devra également être cochée dans le compte de l’utilisateur et les scripts advanced_notices.pl et process_message_queue.pl devront être paramétrés. Il est possible de modifier le contenu de ces notifications à partir de l’outil Notifications et tickets. Les lettres ayant les codes DUE et PREDUE pourront être modifiées. Le paramétrage des notifications sera expliqué dans la vidéo Notifications et tickets. Par défaut, la lettre sera envoyée par courriel, mais d’autres options de communication sont également offertes, comme l’impression et la messagerie texte, par exemple.

Pour pouvoir générer des rapports de circulation, vous devrez avoir enregistré des transactions dans votre système qui sont liées au rapport que vous souhaitez générer. Le script build_holds_queue.pl devra être activé pour le rapport File de réservations. Quant aux autres rapports, ils se généreront lorsque vous cliquerez sur le bouton du rapport que vous souhaitez générer dans le module Circulation.

Plusieurs paramètres vous permettront de personnaliser votre utilisation de Koha. Vous trouverez ci-bas les paramètres activés pour cette notion et les options qui ont été sélectionnées :

Pour aller plus loin

‣ Vous souhaitez construire un rapport personnalisé qui vous aidera à démontrer les besoins ou les progressions de votre organisation.

Dans le module Bilans et statistiques, vous pourrez vous-même construire votre propre rapport. Cette fonction vous permettra de pouvoir analyser des rapports de données basés sur les critères de votre organisation. Vous trouverez cette option dans la section Rapports guidés.

Prérequis

Pour utiliser la page de circulation hors-ligne de Koha, vous devrez tout d’abord avoir activé la préférence système AllowOfflineCirculation qui se trouve dans le module Administration, sous l’onglet Circulation. Vous devrez également visiter la page suivante, afin de l’enregistrer dans vos favoris pour y avoir accès lorsque vous serez hors-ligne : http://your-koha-staff-client-url/cgi-bin/koha/circ/offline.pl.

Il vous est également possible d’utiliser le module Mozilla Firefox, il vous suffit de le télécharger dans le module Circulation, sous la section Circulation hors-ligne et de l’installer à votre navigateur.

De plus, vous pourriez également choisir d’utiliser l’application de bureau que vous retrouverez dans le module Circulation, sous la section Circulation hors-ligne. Vous pourrez l’installer directement sur votre bureau.

Plusieurs paramètres vous permettront de personnaliser votre utilisation de Koha. Vous trouverez ci-bas les paramètres activés pour cette notion et les options qui ont été sélectionnées :

Pour aller plus loin

‣ Vous souhaitez utiliser l’interface de circulation hors-ligne intégrée de Koha.

Si vous décidez d’utiliser l’interface de circulation hors-ligne intégrée, vous aurez à procéder à quelques vérifications supplémentaires. Comme vous serez hors-ligne, votre système ne pourra pas déterminer la validité d’une carte d’utilisateur, ni de la présence d’une réservation. Il ne fera qu’enregistrer l’information. Par exemple, si la carte de l’utilisateur est échue, le système procédera quand même à la transaction sans vous présenter une alerte et si un utilisateur rapporte un document qui a été réservé par un autre utilisateur, vous ne serez pas averti par le système. Vous devrez alors gérer les réservations lorsque votre connexion sera rétablie. Pour ce faire, vous devrez repasser au retour les documents et confirmer les réservations à mettre de côté. Vous pourrez générer le rapport File de réservations se trouvant dans le module Circulation, afin de prendre connaissance des documents qui ont été replacés sur les rayons par erreur.