Module Circulation

Introduction et objectifs

Dans ce module, nous verrons les neuf (9) notions fondamentales du module Circulation. La notion 1 vous décrira la procédure à suivre afin de définir des règles de circulation applicables aux catégories d’utilisateur et aux types de document. Ces règles vous permettront, entre autres, de limiter le nombre de documents qu’un utilisateur peut emprunter. Par la suite, nous verrons la notion 2 qui vous décrira les prérequis nécessaires, ainsi que la procédure à suivre afin d’effectuer des prêts. La notion 3 vous indique comment effectuer des retours. Par la suite, la notion 4 vous décrira la procédure de renouvellement des documents. La notion 5 vous informera des différentes façons de réserver des documents. Ensuite, la notion 6 vous enseignera comment effectuer des transferts. La notion 7 vous expliquera comment gérer les amendes. La notion 8 vous guidera dans le générateur de rapports de circulation et finalement, la notion 9 vous expliquera la procédure à suivre afin de gérer la circulation hors-ligne.

De plus, une section intitulée Pour aller plus loin sera incluse dans chaque notion, afin de vous démontrer les différentes options plus poussées et spécialisées qui s’offrent à vous dans le module Circulation.

Il est important de mentionner qu’il ne s’agit ici que des points importants qui ont été relevés par notre équipe et que plus d’informations sont mises à votre disposition dans le manuel de l’utilisateur de Koha que vous pouvez consulter à la page suivante : https://koha-community.org/documentation/.

Notion 1 : Définir les règles de circulation

Prérequis

Afin de pouvoir mettre en place des règles de circulation, vous devrez avoir préalablement créé au moins un site. Les règles de circulation pourront être définies pour tous les sites ou pour un site en particulier.

Il faudra également avoir créé vos catégories d’utilisateur. Les règles de circulation sont regroupées par catégorie d’utilisateur et s’appliquent aux utilisateurs qui en font partie.

Enfin, il faudra également avoir créé des types de documents pour tous les types de documents que votre organisation possède. Pour ce faire, vous devez accéder au module Administration et cliquer sur l’option Types de document sous la section Paramètres de base.

Résumé
  1. Vous devrez avoir créé au moins un (1) site.
  2. Vous devrez avoir créé des catégories d’utilisateur.
  3. Vous devrez avoir créé des types de documents.

Plusieurs paramètres vous permettront de personnaliser votre utilisation de Koha. Vous trouverez ci-bas les paramètres activés pour cette notion et les options qui ont été sélectionnées :

Paramètres Options sélectionnées
AgeRestrictionOverride Interdire le personnel de prêter un exemplaire avec restriction d’âge
Permission : (parameters) gérer les règles de circulation Sélectionnée

Pour aller plus loin

‣ Certains de vos documents s’adressent à des utilisateurs qui sont plus vieux qu’un certain âge. Par exemple, un film s’adresse à un public de 13 ans et plus.

Il vous est possible de personnaliser certaines options qui se trouvent dans l’onglet Administration des préférences système. Vous pourrez, par exemple, décider de restreindre la possibilité d’emprunter certains livres à des utilisateurs pour qui ces derniers seraient inappropriés en activant la préférence système AgeRestrictionMarker et en vous assurant que des informations ont été entrées dans la zone 521$a de votre grille MARC. Vous pourrez également décider d’appliquer les règles de circulation de l’organisation détentrice du document, l’organisation de l’utilisateur ou l’organisation à partir de laquelle l’utilisateur est connecté.

Notion 2 : Effectuer des prêts

Prérequis

Afin de pouvoir effectuer des prêts, vous devez tout d’abord avoir créé des règles de circulation. Vous devez également avoir préalablement créé des notices de documents et des comptes d’utilisateurs. De plus, des exemplaires empruntables pour effectuer ces transactions devront être inclus dans votre catalogue. Si vous n’avez pas de catalogue pour votre organisation, veuillez consulter le module Catalogage.

Résumé
  1. Vous devrez avoir bâti votre catalogue.
    1. Vous devrez avoir créé des notices de documents.
    2. Vous devrez avoir des exemplaires empruntables.
  2. Vous devrez avoir créé des comptes d’utilisateurs.
  3. Vous devrez avoir créé des règles de circulation.

Plusieurs paramètres vous permettront de personnaliser votre utilisation de Koha. Vous trouverez ci-bas les paramètres activés pour cette notion et les options qui ont été sélectionnées :

Paramètres Options sélectionnées
AllowItemsOnHoldCheckout Permettre le prêt d’un document réserver par quelqu’un d’autre
AllowNotForLoanOverride Permettre le prêt des exemplaires marqués comme non empruntables
AllowTooManyOverride Autoriser le personnel à remplacer et prêter les exemplaires lorsque l’utilisateur a atteint le nombre maximum de permis caisses
IssuingInProcess Ne pas emprêcher les utilisateurs d’emprunter un exemplaire dont le coût de prêt dépasserait leur limite
IssueLostItem Lors de l’émission d’un exemplaire qui a été marqué comme perdu, afficher un message
Noissuescharge Empêcher les utilisateurs d’emprunter des livres s’ils ont plus de 5 CAD d’amendes
OnSiteCheckouts Désactiver la fonctionnalité de prêt sur site
OnSiteCheckoutsForce Désactiver le prêt sur site dans tous les cas, y compris si un utilisateur est interdit, etc.
OverduesBlockCirc Ne pas bloquer quand un prêt est fait à un utilisateur qui détient des documents en retard
SpecifyDueDate Permettre de fixer manuellement une date de retour au moment d’un prêt
CircAutoPrintQuickSlip Quand un champ code à barres vide est soumis en circulation, effacer l’écran
BatchCheckout Ne pas autoriser les prêts en lot

Pour aller plus loin

‣ Vous procédez à un prêt, mais le système ne trouve pas le document que vous scannez et l’utilisateur souhaite l’emprunter immédiatement.

Lorsque vous effectuez un prêt, si le système ne trouve pas le code-barre scanné, il vous est possible d’ajouter une notice et un exemplaire empruntable rapidement en utilisant la fonction Catalogage rapide. Afin de pouvoir utiliser cette fonction, vous devrez créer une grille de catalogage dans Koha avec le code FA. Vous trouverez cette fonction dans le module Administration, sous la section Catalogue, en cliquant sur l’option Grille Bibliographique MARC. Lors du prêt, si le document scanné n’est pas trouvé dans Koha, vous recevrez un message vous proposant de lui créer une notice avec la grille de catalogage rapide. En cliquant sur cette fonction, vous serez amené à la page de catalogage rapide, où vous pourrez entrer les informations sur le document ou importer une notice grâce à l’outil Z39.50. Ainsi, vous pourrez créer l’exemplaire qui sera emprunté. Une fois l’exemplaire créé, vous retournerez dans l’interface de prêt de l’utilisateur et le nouvel exemplaire créé aura été automatiquement placé en prêt.

‣ Vous souhaitez envoyer une liste de confirmation de prêts des documents avec leur date de retour prévue à l’utilisateur qui vient de les emprunter.

Vous pouvez envoyer des lettres regroupant la liste des documents empruntés par un utilisateur. Pour ce faire, vous devrez d’abord avoir activé la préférence système EnhancedMessagingPreferences et si vous voulez donner accès à la personnalisation de la réception des messages à vos utilisateurs, la préférence système EnhancedMessagingPreferencesOPAC. Ils pourront ainsi activer la réception de ces messages. Par la suite, vous devez accéder au module Outils > Notifications et tickets et sélectionner la lettre ayant le code CHECKOUT. Vous pourrez alors configurer son contenu à l’aide du bouton Modifier. Par défaut, la lettre sera envoyée par courriel, mais d’autres options de communication sont également offertes, comme l’impression et la messagerie texte, par exemple. L’utilisateur pourra définir ses préférences dans le tableau Préférences des notifications de l’utilisateur situé dans son compte utilisateur. Vous trouverez plus d’informations à ce sujet dans la vidéo du module Outils.

Notion 3 : Effectuer des retours

Prérequis

Afin de pouvoir effectuer des retours, vous devrez tout d’abord avoir en votre possession un livre emprunté par un utilisateur.

Résumé
  1. Vous devrez avoir en votre possession un livre préalablement emprunté par un utilisateur

Plusieurs paramètres vous permettront de personnaliser votre utilisation de Koha. Vous trouverez ci-bas les paramètres activés pour cette notion et les options qui ont été sélectionnées :

Paramètres Options sélectionnées
SpecifyReturnDate Autoriser le personner à spécifier une date pour un retour
FineNotifyAtCheckin Avertir les bibliothécaires qu’il y a des amendes sur les exemplaires qu’ils sont en train de retourner
ClaculateFinesOnReturn Ne pas permettre de calculer et de mettre à jour les frais de retard quand un exemplaire est retourné

Pour aller plus loin

‣ Vous souhaitez recevoir une alerte avec le montant des amendes d’un lecteur lorsqu’il retourne ses documents.

Au retour d’un document, différents messages peuvent s’afficher sur le compte de l’utilisateur. Par exemple, un message vous alertant du montant total d’amendes accumulées par l’utilisateur pourra s’afficher si vous avez activé la préférence système FineNotifyAtCheckin.

Important – Paramétrage des règles pour le calcul des amendes
Vous devrez avoir paramétré des règles pour le calcul des amendes et la préférence système finesmode. Si la préférence CalculateFinesOnReturn n’est pas activée, le script fines.pl devra également être activé.

‣ Vous souhaitez envoyer une liste de confirmation de retour des documents à l’utilisateur qui vient de les retourner.

Vous pouvez envoyer des lettres résumant les documents retournés par cet utilisateur. Pour ce faire, vous devez accéder au module Outils > Notifications et tickets et paramétrer la lettre dont le code est CHECKIN. Vous pourrez configurer son contenu à l’aide du bouton Modifier. Par défaut, la lettre sera envoyée par courriel, mais d’autres options de communication sont également offertes. L’utilisateur pourra définir ses préférences dans le tableau Préférences des notifications de l’utilisateur situé dans son compte utilisateur. De plus, la préférence système EnhancedMessagingPreferences doit être activée et l’option Préférences des notifications de l’utilisateur dans le compte de l’utilisateur doit être configurée. Il vous faudra également activer le script process_message_queue.pl afin que les messages soient envoyés aux utilisateurs.

Notion 4 : Effectuer des renouvellements

Prérequis

Afin de procéder à un renouvellement, un document devra avoir été emprunté par un utilisateur et certains paramétrages des règles de circulation devront être configurés : Renouvellements permis (Nbre), Période de renouvellement, Aucun renouvellement avant et Renouvellement automatique.

Résumé
  1. Un document devra avoir été emprunté.
  2. Vous devrez avoir configuré certains paramétrages des règles de circulation.

Plusieurs paramètres vous permettront de personnaliser votre utilisation de Koha. Vous trouverez ci-bas les paramètres activés pour cette notion et les options qui ont été sélectionnées :

Paramètres Options sélectionnées
AllowRenewalLimitOverride Permettre au personnel d’outrepasser manuellement les blocages de renouvellement et ainsi de renouveler les prêts qui vont au-delà des limites ou qui contreviennent au paramètre « Pas de renouvellement avant », ou qui ont un renouvellement automatique programmé
OverduesBlockRenewing Quand un utilisateur a des documents en retard, autoriser les renouvellements
RenewalPeriodBase En renouvelant, calculer la nouvelle date de retour à partir de l’ancienne date de retour
RenewalSendNotice Ne pas envoyer un avis de renouvellement en fonction des préférences d’alerte de prêt de l’utilisateur
AllowRenewalIfOtherItemsAvailable Interdire un utilisateur à renouveler un exemplaire ayant des réservations en attente si d’autres exemplaires disponibles peuvent répondre à cette réservation
Maxreserves Les utilisateurs ne peuvent avoir que 50 réservations à la fois
ReservesMaxPickUpDelay Marquer une réservation comme problématique si elle est en attente depuis plus de 7 jours
ReservesNeedReturns Ne pas marquer automatiquement une réservation en attente quand celle-ci a été réalisée sur un exemplaire précis et que cet exemplaire est déjà emprunté
SuspendHoldsIntranet Permettre les réservations d’être suspendues à partir de l’intranet
AutoResumeSuspendedHolds Permettre les réservations suspendues d’être reprises automatiquement à une date fixée
Cronjob : build_holds_queue.pl Activé
Cronjob : automatic_renewals.pl Activé

Pour aller plus loin

‣ Vous souhaitez permettre aux utilisateurs de renouveler eux-mêmes les documents qu’ils ont empruntés, grâce à l’interface publique.

Les renouvellements peuvent être effectués par les utilisateurs sur l’interface publique de Koha. Pour ce faire, vous n’avez qu’à activer l’option OpacRenewalAllowed qui se trouve dans le module Administration, sous les préférences système de l’onglet OPAC. Les utilisateurs pourront ainsi renouveler leurs documents eux-mêmes, sans avoir à se déplacer.

‣ Vous souhaitez instaurer des modalités de renouvellement précises, ainsi que des règles de circulation influençant les renouvellements de documents.

Les renouvellements sont basés sur les modalités de renouvellement qui ont été entrées dans les préférences système du module Administration, sous l’onglet Circulation, ainsi que sur les règles de circulation que vous aurez instaurés pour chacune de vos catégories d’utilisateur dans le module Administration > Règles de circulation.

Notion 5 : Réserver des documents

Prérequis

Pour pouvoir réserver des documents, vous devrez tout d’abord avoir mis en place des règles de circulation. Vous devrez également avoir défini les modalités de réservation dans vos préférences système. Des notices de documents et des comptes d’utilisateurs seront également essentiels pour pouvoir faire des réservations.

Résumé
  1. Vous devrez avoir défini des règles de circulation.
  2. Vous devrez avoir créé des notices de documents.
  3. Vous devrez avoir créé des comptes d’utilisateurs.

Plusieurs paramètres vous permettront de personnaliser votre utilisation de Koha. Vous trouverez ci-bas les paramètres activés pour cette notion et les options qui ont été sélectionnées :

Paramètres Options sélectionnées
AllowHoldDateInFuture Interdire de placer des réservations qui n’entreront dans la file d’attente qu’à partir d’une date dans le futur
AllowHoldItemTypeSelection Interdire de réserver et d’utiliser des exemplaires spécifiques endommagés pour satisfaire des réservations
AllowHoldsOnDamagedItems Permettre de réserver et d’utiliser des exemplaires endommagés pour satisfaire des réservations
AllowHoldsOnPatronsPossessions Permettre à un utilisateur de faire une réservation sur une notice où l’utilisateur a déjà un ou plusieurs exemplaires attachés à cette notice prêtés
AllowHoldPolicyOverride Permettre au personnel d’outrepasser la politique de réservation au moment de placer une réservation
AutoResumeSuspendedHolds Permettre les réservations suspendues d’être reprises automatiquement à une date fixée
Canreservefromotherbranches Autoriser un utilisateur d’une bibliothèque à placer une réservation sur un exemplaire d’une autre bibliothèque
EmailLibrarianWhenHoldIsPlaced Ne pas envoyer un courriel à l’administrateur de Koha lorsqu’une réservation est faite par un utilisateur
ExpireReservesOnHolidays Autoriser les réservations expirées à être annulées les jours où la bibliothèque est fermée
WaitingNotifyAtCheckin Avertir les bibliothécaires qu’il y a des réservations en attente pour l’utilisateur au moment où celui-ci fait un retour
SuspendHoldsIntranet Permettre les réservations à être suspendues de l’intranet
Cronjob : cancel_expired_holds.pl Activé

Pour aller plus loin

‣ Vous souhaitez avoir plus d’informations sur les réservations faites sur un document et possiblement les modifier pour répondre aux besoins d’un utilisateur qui désire emprunter ce document.

Lorsque vous êtes dans la notice d’un document, vous pouvez gérer les réservations qui ont été faites en cliquant sur l’onglet Réservations, situé à la gauche de la notice. Cet onglet vous indiquera quels sont les utilisateurs qui ont réservé ce document, la date de leur réservation, ainsi que le site de retrait et leur ordre de priorité de réservation si plusieurs utilisateurs ont réservé le même document. Vous aurez la possibilité de modifier cet ordre de priorité, de supprimer la ou les réservations et même de suspendre une réservation jusqu’à une date ultérieure.

‣ Vous souhaitez activer les notifications de réservation au retour d’un document.

Les préférences système de l’onglet Circulation, situées dans le module Administration vous permettent de personnaliser beaucoup de fonctions reliées à la circulation. Celles-ci vous permettent d’adapter les différents aspects de cette action à votre organisation et à ses politiques. Par exemple, il vous est possible d’avertir les bibliothécaires que l’utilisateur a des documents réservés mis de côté avec la préférence système WaitingNotifyAtCheckin.

‣ Vous souhaitez permettre le prêt d’un document à un utilisateur, même s’il est déjà réservé par un autre utilisateur.

La préférence AllowItemsOnHoldCheckout vous permet de décider si les documents réservés par les utilisateurs pourront ou non être prêtés à d’autres utilisateurs. Si cette action est permise, une demande de confirmation apparaîtra à l’écran lors du prêt.

‣ Vous souhaitez instaurer un nombre maximum de réservations pouvant être effectuées par un utilisateur.

La préférence maxreserves vous permet de limiter le nombre de réservations qu’un utilisateur peut avoir à son nom dans votre système.

‣ Vous souhaitez envoyer des communications à vos utilisateurs afin qu’ils soient mis au courant que le document qu’ils ont réservé est maintenant disponible.

En activant la préférence système EnhancedMessagingPreferences, vous pourrez activer l’envoi de lettres de courtoisies. La lettre avec le code HOLD avertit l’utilisateur que les documents qu’il a réservé sont disponibles au retrait dans sa bibliothèque. Pour que cette lettre soit envoyée, l’option courriel doit être coché dans le compte de l’utilisateur, dans le tableau Préférences des notifications de l’utilisateur. Le contenu de cette notification est paramétrable à partir de l’outil Notifications et tickets dans le module Outils. Vous pourrez obtenir plus d’informations sur la personnalisation des notifications dans la vidéo sur le module Outils.

‣ Vous souhaitez activer la réservation de documents dans le futur.

Vous pourriez avoir à réserver un document dans le futur et pourrez choisir la date qui convient le mieux à l’utilisateur, si la préférence système AllowHoldDateInFuture, se trouvant dans le module Administration, sous l’onglet Circulation, est activée.

‣ Vous souhaitez instaurer les modalités de réservation au niveau de l’exemplaire.

Il existe des options de réservation qui vous permettront de définir comment les documents seront réservés. Vous les trouverez en cliquant sur Règles de circulation et d’amendes dans le module Administration. Vous pourrez sélectionner l’une des trois (3) options qui convient le mieux à votre organisation : Ne pas permettre, permettre et forcer. La première option interdit la réservation au niveau de l’exemplaire, la deuxième la permet et la troisième oblige la réservation au niveau de l’exemplaire. Si vous n’indiquez pas de préférence, l’utilisateur recevra le prochain exemplaire disponible.

‣ Vous souhaitez permettre la réservation en ligne aux utilisateurs.

Les utilisateurs peuvent réserver des documents eux-mêmes sur l’interface utilisateur. Pour ce faire, vous devrez activer la préférence système RequestOnOpac. Par la suite, l’utilisateur devra faire une recherche pour trouver le document qu’il souhaite réserver. Une fois qu’il l’aura trouvé, il pourra le sélectionner et cliquer sur le bouton Réserver, situé dans le haut du tableau des résultats. Ce bouton le redirigera vers la page de réservation, où il pourra choisir de réserver un exemplaire en particulier, si vous avez permis la fonction Réservations au niveau de l’exemplaire dans les règles de circulation. Sinon, le prochain document disponible sera réservé pour l’utilisateur.

Notion 6 : Effectuer des transferts

Prérequis

Afin de pouvoir effectuer des transferts, plusieurs sites doivent être définis dans votre système, le transfert vous permettra de transférer des documents d’un site à un autre. Pour ce faire, vous devez créer de nouveaux sites et groupes dans le module Administration.

Résumé
  1. Vous devrez définir plusieurs sites dans votre système

Plusieurs paramètres vous permettront de personnaliser votre utilisation de Koha. Vous trouverez ci-bas les paramètres activés pour cette notion et les options qui ont été sélectionnées :

Paramètres Options sélectionnées
TransfersMaxDaysWarning Afficher un avertissement dans la page « Transferts à recevoir » si le transfert n’a pas été reçu 3 jours après qu’il ait été envoyé
UseBranchTransferLimits Ne pas appliquer les limites de transfert des bibliothèques basées sur le code de collection
UseTransportCostMatrix Utiliser la matrice des frais de transport pour le calcul des réservations pour un remplissage optimal entre les sites


Pour aller plus loin
‣ Vous souhaitez transférer automatiquement les documents retournés à votre organisation qui proviennent d’un autre site.

Vous pouvez modifier la préférence système AutomaticItemReturn dans l’onglet Circulation du module Administration afin de permettre ou non le transfert automatique des documents qui sont retournés et qui proviennent d’un autre site. Si cette action est permise, cela vous permettra de vous assurer que tous les documents qui sont retournés à votre organisation seront rapatriés à leur organisation d’origine.

‣ Vous souhaitez être averti qu’un document qui est en transit vers votre organisation est en retard.

La préférence système TransfersMaxDaysWarning vous permet d’être averti si un transfert que vous attendiez n’est toujours pas arrivé. Une alerte sera affichée dans le rapport des transferts à recevoir, pouvant être généré à partir du module Circulation. Vous pourrez ainsi faire un suivi avec le site qui vous transfert ce document.

Notion 7 : Gérer les amendes

Prérequis

Pour pouvoir gérer les amendes des utilisateurs de votre organisation, vous devrez tout d’abord avoir instauré des montants dans les règles de circulation. Par la suite, un utilisateur devra avoir des retards afin que les amendes commencent à s’accumuler.

Finalement, vous devrez configurer et activer le script fines.pl afin que le système définisse le montant total d’amendes que vous doit l’utilisateur et/ou configurer la préférence système CalculateFinesOnReturn afin que les amendes soient calculées lorsque l’utilisateur retournera le document. Pour que les amendes soient calculées au retour, vous devrez également paramétrer la préférence système finesMode.

Résumé
  1. Vous devrez avoir instauré des montants d’amendes dans les règles de circulation.
  2. Un utilisateur devra avoir des documents en retard.
  3. Vous devrez avoir activé et configuré le script et la préférence système permettant d’additionner et de déterminer le montant total que vous doit l’utilisateur.

Plusieurs paramètres vous permettront de personnaliser votre utilisation de Koha. Vous trouverez ci-bas les paramètres activés pour cette notion et les options qui ont été sélectionnées :

Paramètres Options sélectionnées
FinesCalendar Calculer les amendes sur la base du nombre de jours de retard en excluant les jours de fermeture
FinesIncludeGracePeriod Ne pas inclure la période de grâce lors du calcul de l’amende pour un exemplaire en retard
FinesMode Calculer et facturer les amendes
RefundLostItemFeeOnReturn Rembourser les frais d’exemplaire perdu, facturés à l’emprunteur lorsque l’exemplaire perdu est retourné
WhenLostChargeReplacementFee Facturer le coût de remplacement quand un utilisateur perd un exemplaire
WhenLostForgiveFine Ne pas effacer les amendes sur un exemplaire quand il est perdu

Pour aller plus loin

‣ Vous souhaitez ne pas facturer des retards à vos utilisateurs lorsque votre organisation est fermée.

Plusieurs options de paramétrage s’offrent à vous dans les préférences système de l’onglet Circulation du module Administration. Par exemple, vous pourrez entrer des informations dans la préférence finesCalendar afin que les amendes de retard ne soient pas comptabilisées les jours où l’organisation est fermée. Cette préférence système se base sur l’information entrée dans le calendrier du module Outils.

‣ Vous souhaitez facturer les coûts de remplacement et annuler les amendes d’un document lorsque celui-ci est perdu.

Vous pouvez paramétrer la préférence WhenLostChargeReplacementFee, afin que les frais de remplacement indiqués au niveau de l’exemplaire d’un document soient automatiquement facturés à l’utilisateur qui a perdu le document. De cette façon, vous vous assurez que les coûts de remplacement soient toujours acquittés pour pouvoir racheter les ouvrages perdus. De plus, la préférence WhenLostForgiveFine vous permet d’amnistier automatiquement les amendes encourues pendant que le document perdu était toujours en retard. L’utilisateur ne payera donc pas plus que ce que le document vaut.

‣ Vous souhaitez rembourser les frais de remplacement à l’utilisateur qui retourne un document qui avait été perdu.

La préférence système RefundLostItemFeeOnReturn vous permet de rembourser les frais d’un document perdu lorsque celui-ci est retourné à l’organisation. Cela vous permettra de ne pas avoir à modifier manuellement les amendes et les frais de remplacement accumulés par l’utilisateur.

‣ Vous souhaitez permettre à vos utilisateurs de consulter et de payer leurs amendes sur l’interface publique.

Vous pouvez décider de permettre à vos utilisateurs d’avoir accès au solde de leurs amendes, grâce à la préférence OPACFinesTab qui se trouve dans le module Administration, sous l’onglet Circulation. Ils pourront ainsi prendre connaissance du montant qu’ils doivent et payer le total en utilisant Paypal ou en se rendant à votre organisation.

‣ Vous souhaitez envoyer des lettres à vos utilisateurs pour leur rappeler que leurs documents doivent bientôt être retournés.

Afin d’éviter de faire payer des amendes à vos utilisateurs, vous pouvez envoyer des lettres les prévenant que des documents qu’ils ont empruntés sont dus ou le seront très bientôt. Ces lettres ne pourront être envoyées que si la préférence système EnhancedMessagingPreferences, se trouvant dans le module Administration, sous l’onglet Circulation, est activée. L’option d’envoi devra également être cochée dans le compte de l’utilisateur et les scripts advanced_notices.pl et process_message_queue.pl devront être paramétrés. Il est possible de modifier le contenu de ces notifications à partir de l’outil Notifications et tickets. Les lettres ayant les codes DUE et PREDUE pourront être modifiées. Le paramétrage des notifications sera expliqué dans la vidéo Notifications et tickets. Par défaut, la lettre sera envoyée par courriel, mais d’autres options de communication sont également offertes, comme l’impression et la messagerie texte, par exemple.

Notion 8 : Générer des rapports de circulation

Prérequis

Pour pouvoir générer des rapports de circulation, vous devrez avoir enregistré des transactions dans votre système qui sont liées au rapport que vous souhaitez générer. Le script build_holds_queue.pl devra être activé pour le rapport File de réservations. Quant aux autres rapports, ils se généreront lorsque vous cliquerez sur le bouton du rapport que vous souhaitez générer dans le module Circulation.

Résumé
  1. Vous devrez avoir effectué des transactions de circulation dans votre système.
  2. Vous devrez avoir activé le script permettant de générer le rapport File de réservations.

Plusieurs paramètres vous permettront de personnaliser votre utilisation de Koha. Vous trouverez ci-bas les paramètres activés pour cette notion et les options qui ont été sélectionnées :

Paramètres Options sélectionnées
TransfersMaxDaysWarning Afficher un avertissement dans la page « Transfers à recevoir » si le transfert n’a pas été reçu 3 jours après qu’il ait été envoyé
FilterBeforeOverdueReport Demander de choisir des filtres avant de lancer le rapport des documents en retard (Circulation > Retards)
Cronjob : build_holds_queue.pl Activé
Cronjob : fines.pl Activé

Pour aller plus loin

‣ Vous souhaitez construire un rapport personnalisé qui vous aidera à démontrer les besoins ou les progressions de votre organisation.

Dans le module Bilans et statistiques, vous pourrez vous-même construire votre propre rapport. Cette fonction vous permettra de pouvoir analyser des rapports de données basés sur les critères de votre organisation. Vous trouverez cette option dans la section Rapports guidés.

Notions 9.1 et 9.2 : Gérer la circulation hors-ligne avec l'interface intégrée et le module Mozilla Firefox

Prérequis

Pour utiliser la page de circulation hors-ligne de Koha, vous devrez tout d’abord avoir activé la préférence système AllowOfflineCirculation qui se trouve dans le module Administration, sous l’onglet Circulation. Vous devrez également visiter la page suivante, afin de l’enregistrer dans vos favoris pour y avoir accès lorsque vous serez hors-ligne : http://your-koha-staff-client-url/cgi-bin/koha/circ/offline.pl.

Il vous est également possible d’utiliser le module Mozilla Firefox, il vous suffit de le télécharger dans le module Circulation, sous la section Circulation hors-ligne et de l’installer à votre navigateur.

De plus, vous pourriez également choisir d’utiliser l’application de bureau que vous retrouverez dans le module Circulation, sous la section Circulation hors-ligne. Vous pourrez l’installer directement sur votre bureau.

Résumé – Procéder à la circulation hors-ligne avec l’interface intégrée de Koha
  1. Vous devrez avoir activé la préférence système <AllowOfflineCirculation>.
  2. Vous devrez avoir enregistré le site web suivant dans vos favoris : http://your-koha-staff-client-url/cgi-bin/koha/circ/offline.pl.
Résumé – Procéder à la circulation hors-ligne avec le module pour Mozilla Firefox
  1. Vous devrez avoir téléchargé et installé le module de Mozilla Firefox.
  2. Vous devrez avoir configuré le module de Mozilla Firefox.
Résumé – Procéder à la circulation hors-ligne avec l’application de bureau
  1. Vous devrez avoir téléchargé et installé l’application de bureau.

Plusieurs paramètres vous permettront de personnaliser votre utilisation de Koha. Vous trouverez ci-bas les paramètres activés pour cette notion et les options qui ont été sélectionnées :

Paramètres Options sélectionnées
AllowOfflineCirculation Permettre la circulation hors-ligne sur les ordinateurs de circulation normale


Pour aller plus loin

‣ Vous souhaitez utiliser l’interface de circulation hors-ligne intégrée de Koha.

Si vous décidez d’utiliser l’interface de circulation hors-ligne intégrée, vous aurez à procéder à quelques vérifications supplémentaires. Comme vous serez hors-ligne, votre système ne pourra pas déterminer la validité d’une carte d’utilisateur, ni de la présence d’une réservation. Il ne fera qu’enregistrer l’information. Par exemple, si la carte de l’utilisateur est échue, le système procédera quand même à la transaction sans vous présenter une alerte et si un utilisateur rapporte un document qui a été réservé par un autre utilisateur, vous ne serez pas averti par le système. Vous devrez alors gérer les réservations lorsque votre connexion sera rétablie. Pour ce faire, vous devrez repasser au retour les documents et confirmer les réservations à mettre de côté. Vous pourrez générer le rapport File de réservations se trouvant dans le module Circulation, afin de prendre connaissance des documents qui ont été replacés sur les rayons par erreur.

Pour plus de renseignements

Pour plus de renseignements sur les personnalisations qui vous sont possibles d’effectuer, vous pouvez consulter le manuel de l’utilisateur de Koha à la page suivante : https://koha-community.org/documentation/.