Caroline Cyr-La-Rose

Bibliothécaire professionnelle, Chargée de la formation et du soutien

Koha peut gérer les consultations sur place et les prêts de manière différentes selon vos besoins. Certaines bibliothèques comptent le nombre de consultations lors du ramassage des documents dans les aires de lecture. D’autres prêtent des documents pour consultation sur place, mais ceux-ci doivent être retournés au comptoir de prêt. D’autres encore prêtent des appareils, comme des tablettes ou des ordinateurs portables pour une utilisation sur place seulement. Peu importe comment vous gérez vos consultations sur place, Koha, dans toute sa flexibilité, a une solution pour vous !

Recensement des consultations sur place lors du ramassage

Deux options s’offrent à vous selon que vous vouliez des statistiques plus ou moins détaillées. La première, la plus simple, est de “retourner” les documents consultés pour enregistrer une consultation sur place.

Pour pouvoir utiliser cette méthode, modifiez la valeur de la préférence système RecordLocalUseOnReturn pour Enregistre. Lorsque vous ramassez des documents qui ont été consultés, il s’agit simplement de les passer au retour. Une statistique de consultation sur place sera enregistrée dans votre base de données. Vous pourrez ainsi faire un rapport pour avoir vos statistiques. Voici un exemple d’un rapport simple pour comptabiliser les statistiques de consultation sur place récoltées avec cette méthode.
SELECT count(*)
FROM statistics
WHERE type = 'localuse'

Le wiki de Koha fourni plusieurs autres requêtes pour avoir les statistiques de consultation sur place.

La deuxième méthode permet plus de granularité dans les statistiques, puisqu’elle fait appel à des utilisateurs statistiques. Vous pouvez créer autant d’utilisateurs statistiques que vous voulez, selon vos besoins.

Créez d’abord une nouvelle catégorie d’utilisateur. Remplissez au minimum les champs obligatoires comme le code et la description et choisir le type de catégorie “statistique”. Créez ensuite un ou des  nouveau usagers dans cette catégorie.

Lorsque vous ramassez des documents qui ont été consultés, il s’agit simplement de les “prêter” à un de ces usagers. Les prêts ne seront pas enregistrés, mais une statistique de consultation sur place sera enregistrée dans la base de données. Vous pourrez ainsi faire un rapport pour avoir vos statistiques, par usager statistique.
SELECT borrowernumber, count(*)
FROM statistics
WHERE type = 'localuse'
GROUP BY borrowernumber

Prêts sur place

Koha a une option de “prêt sur place” qui vous permet de prêter des documents ou des appareils pour quelques heures à un usager.

Pour activer cette option, il faut :

  • Modifier les valeurs des préférences système suivantes (Administration > Préférences système) :
    • OnSiteCheckouts : Activer
    • OnSiteCheckoutsForce : selon vos besoins, cette préférence système permet de prêter des documents sur place aux usagers qui n’ont pas le droit de faire des prêts “normaux” pour une raison ou une autre.
    • ConsiderOnSiteCheckoutsAsNormalCheckouts : selon vos besoins, si on active cette préférence système, et si par exemple un usager a droit à 5 périodiques au maximum en même temps, un prêt sur place d’un périodique comptera comme un des 5, sinon, les emprunts sur place seront comptés à part.
  • Modifier les règles de circulation pour permettre un certain nombre de prêts sur place (Administration > Utilisateurs et circulation > Règles de circulation) :
    • Modifier la colonne “Prêts sur site autorisés présentement” pour chaque règle pertinente

Lorsque vous faites un prêt, cliquez sur “Paramétrages sur prêt” et cochez la case “Prêt sur place”. Les prêts sur place sont comme des prêts. Le document est dans le dossier de l’usager et il doit le rapporter au comptoir pour effectuer le retour.

Vous pourrez faire un rapport pour vos statistiques qui comptabilise les prêts sur place.
SELECT count(*)
FROM statistics
WHERE type = 'onsite_checkout'

Il y a également un rapport dans Circulation > Rapports de circulation qui s’appelle Prêts sur place en attente qui donne tous les prêts sur place en cours.

Comment utilisez-vous Koha pour comptabiliser les consultations sur place dans votre milieu ? Indiquez-le dans les commentaires.