Module Acquisitions

Introduction et objectifs

Dans ce module, nous verrons les neuf (9) notions fondamentales du module Acquisitions. La notion 1 vous expliquera comment créer un budget, la notion 2 vous montrera comment ajouter un fournisseur. La notion 3 vous aidera dans la gestion des fournisseurs compatibles EDI et la notion 4 vous accompagnera dans la création d’un panier et d’un bordereau de commande. De plus, la notion 5 vous montrera comment procéder à une recherche dans les commandes et la notion 6 vous aidera dans la gestion des commandes en retard. Ensuite, la notion 7 vous assistera dans la gestion des suggestions d’achat et la notion 8 vous expliquera comment réceptionner les commandes et gérer les factures. Finalement, la notion 9 vous expliquera l’utilisation du calendrier budgétaire.

De plus, une section intitulée Pour aller plus loin sera incluse dans chaque notion, afin de vous démontrer les différentes options plus poussées et spécialisées qui s’offrent à vous dans le module Acquisitions.

Il est important de mentionner qu’il ne s’agit ici que des points importants qui ont été relevés par notre équipe et que plus d’informations sont mises à votre disposition dans le manuel de l’utilisateur de Koha que vous pouvez consulter à la page suivante : https://koha-community.org/documentation/.

Notion 1 : Créer un budget

Prérequis

Afin de pouvoir créer un budget, vous devrez avoir en votre possession des informations financières concernant votre organisation qui seront en effet pour une période de temps définie. Vous devrez également avoir défini des devises afin que l’affichage des montants de votre budget soit adapté. De plus, vous devrez avoir la permission Acquisitions afin de pouvoir créer et gérer les budgets.

Résumé
  1. Vous devrez avoir des informations financières.
  2. Vous devrez avoir défini des devises.
  3. Vous devrez avoir la permission Acquisitions.

Plusieurs paramètres vous permettront de personnaliser votre utilisation de Koha. Vous trouverez ci-bas les paramètres activés pour cette notion et les options qui ont été sélectionnées :

Paramètres Options sélectionnées
CurrencyFormat 360 000,00 (FR)
Devises et taux de change – CAD et USD Actifs
Budgets 10 000$
Postes budgétaires 5 000$
Permission : (acquisition) Gestion des acquisitions et/ou des suggestions Sélectionnée

Pour aller plus loin

Vous souhaitez consulter les achats qui ont été faits en utilisant un poste budgétaire en particulier.

Vous pourrez consulter les achats qui ont été faits en utilisant un poste budgétaire en particulier en accédant au module Acquisitions. Une fois sur cette page, vous pourrez consulter le tableau budgétaire situé au bas de la page. En cliquant sur le montant contenu dans la colonne Commandé ou Dépensé, vous serez redirigé vers une page vous présentant la liste des documents commandés ou payés. Sur cette page, vous pourrez également consulter les commandes en cliquant sur le numéro de la commande dans la colonne portant le même nom et consulter le compte du fournisseur en cliquant sur le numéro du fournisseur. De plus, vous pourrez voir les commandes en retard, les coûts estimés, ainsi que la date de la commande et son sous-total. Vous pourrez ainsi voir à quoi les fonds de vos budgets ont servis.

Notion 2 : Ajouter un fournisseur

Prérequis

Afin d’ajouter un nouveau fournisseur dans votre système Koha, vous devrez détenir des informations sur le fournisseur et sur votre organisation qui s’avéreront très importantes pour les actions que vous pourrez effectuer dans le module Acquisitions. De plus, vous devrez avoir la permission Acquisitions afin de pouvoir gérer les fournisseurs.

Résumé
  1. Vous devrez détenir des informations sur votre fournisseur.
  2. Vous devrez détenir des informations sur votre organisation.
  3. Vous devrez avoir la permission Acquisitions.

Plusieurs paramètres vous permettront de personnaliser votre utilisation de Koha. Vous trouverez ci-bas les paramètres activés pour cette notion et les options qui ont été sélectionnées :

Paramètres Options sélectionnées
Devises et taux de change – CAD et USD Actifs
Budgets 10 000$
Postes budgétaires 5 000$
Permission : (acquisition) Gestion des acquisitions et/ou des suggestions Sélectionnée

Pour aller plus loin

Vous souhaitez modifier des informations concernant un fournisseur.

Afin de modifier les informations d’un fournisseur, vous devrez procéder à la recherche du fournisseur en question en accédant au module Acquisitions et en utilisant le champ de recherche situé au haut de la page. Vous pourrez rechercher un fournisseur en utilisant une partie de son nom ou son nom complet. Si aucun résultat n’est trouvé, le système vous invitera à créer un nouveau fournisseur. Si un résultat est trouvé, Koha vous affichera les résultats et vous pourrez cliquer sur le bouton Modifier fournisseur, situé au haut de la page. Ce bouton vous redirigera vers un formulaire de modification où vous pourrez modifier les informations s’y retrouvant et lorsque vous aurez terminé, vous pourrez cliquer sur le bouton Enregistrer.

Notion 3 : Gérer les fournisseurs compatibles EDI

Prérequis

Afin de pouvoir passer des commandes à l’aide d’EDIFACT, vous devrez, tout d’abord, avoir recueilli les informations nécessaires à l’inscription du compte de votre fournisseur dans votre système et avoir un fournisseur enregistré dans votre système. De plus, vous devrez avoir activé le cronjob edi_cron.pl.

Résumé
  1. Vous devrez avoir enregistré un fournisseur dans votre système.
  2. Vous devrez avoir recueilli les informations de compte de votre fournisseur.
  3. Vous devrez avoir activé le cronjob edi_cron.pl.

Plusieurs paramètres vous permettront de personnaliser votre utilisation de Koha. Vous trouverez ci-bas les paramètres activés pour cette notion et les options qui ont été sélectionnées :

Paramètres Options sélectionnées
edi_cron.pl Activé
MarcFieldsToOrder price: 947$a|947$c
quantity: 969$h
budget_code: 922$a

Notion 4 : Créer un panier et un bordereau de commande

Prérequis

Afin de pouvoir créer un panier, votre système devra contenir au moins un fournisseur actif auquel vous pourrez envoyer votre commande. Si vous souhaitez utiliser EDIFACT pour vos commandes, vous devrez avoir rempli les formulaires de création EDIFACT et EAN.

Résumé
  1. Vous devrez avoir un fournisseur actif.
  2. Vous devrez avoir rempli les formulaires de création EDIFACT et EAN.

Plusieurs paramètres vous permettront de personnaliser votre utilisation de Koha. Vous trouverez ci-bas les paramètres activés pour cette notion et les options qui ont été sélectionnées :

Paramètres Options sélectionnées
OrderPdfFormat Utiliser la mise en page 3-pages en français pour l’impression des bons de commande en PDF
AcqViewBaskets Afficher les commandes du système, peu importe le propriétaire
BasketConfirmations Au moment de la fermeture ou de la réouverture d’un panier, toujours demander confirmation
CurrencyFormat Affiche les devises dans le format suivant 360 000,00 (FR)
Suggestion Autoriser les utilisateurs à faire des suggestions d’achat à l’OPAC
AllowPurchaseSuggestionBranchChoice Interdire aux utilisateurs de sélectionner la bibliothèque lorsqu’ils effectueront une suggestion d’achat
AcqCreateItem Créer un exemplaire au moment de placer une commande
Edi_cron.pl Activé

Pour aller plus loin

Vous souhaitez fermer vos paniers, mais certains prix restent indéfinis.

Si vos paniers contiennent des documents ayant des prix indéfinis, le système vous empêchera de fermer ces paniers. Afin de retrouver facilement ces prix indéfinis et de pouvoir fermer ces paniers, vous pourrez accéder à la page du fournisseur et cliquer sur le bouton Prix indéterminés. Ce bouton vous redirigera vers une page de résultats vous indiquant les documents pour lesquels le prix est resté indéfini. Sur cette page, vous pourrez désactiver la boîte dans la colonne Incertain et inscrire le prix dans la colonne suivante. Lorsque vous aurez terminé, vous pourrez cliquer sur le bouton Enregistrer. Vous serez alors redirigé vers la page d’informations sur le fournisseur, où vous pourrez cliquer sur l’onglet Paniers et par la suite, vous pourrez cliquer sur le bouton Voir, situé à la droite du panier que vous souhaitez consulter. Sur la page du panier qui s’affichera, vous pourrez cliquer sur le bouton Fermer ce panier.

Notion 5 : Rechercher dans les commandes

Prérequis

Afin de pouvoir procéder à une recherche dans les commandes, vous devrez en avoir placées chez des fournisseurs enregistrés dans votre système.

Résumé
  1. Vous devrez avoir placé des commandes.

Notion 6 : Gérer les commandes en retard

Prérequis

Afin de pouvoir gérer les commandes en retard en envoyant des courriels à vos fournisseurs, vous devrez tout d’abord avoir défini le message qui sera envoyé au fournisseur. La notification qui sera envoyée porte le nom ACQCLAIM et pourra être modifiée dans le module Outils, en cliquant sur l’option Notifications & tickets, sous la section Utilisateurs et circulation.

Résumé
  1. Vous devrez avoir défini le texte de la notification qui sera envoyée à votre fournisseur.

Notion 7 : Gérer les suggestions d’achat

Prérequis

Afin de pouvoir gérer les suggestions d’achat, vous devrez tout d’abord en avoir reçu ou en avoir généré dans votre système. Ensuite, vous devrez vous assurer d’avoir la permission Acquisition.

Résumé
  1. Vous devrez avoir des suggestions d’achat dans votre système.
  2. Vous devrez avoir la permission Acquisition.

Plusieurs paramètres vous permettront de personnaliser votre utilisation de Koha. Vous trouverez ci-bas les paramètres activés pour cette notion et les options qui ont été sélectionnées :

Paramètres Options sélectionnées
OpacSuggestionManagedBy Afficher à l’OPAC le nom de la personne qui a géré la suggestion
Suggestion Autoriser les utilisateurs à faire des suggestions d’achat à l’OPAC
AllowPurchaseSuggestionBranchChoice Interdire les utilisateurs à sélectionner la bibliothèque lorsqu’ils effectuent une suggestion d’achat
OPACViewOthersSuggestions Cacher les suggestions d’achat des autres utilisateurs
AnonSuggestions Ne pas autoriser les utilisateurs qui ne sont pas connectés à effectuer une suggestion d’achat
Permission : (acquisitions) Gestion des acquisitions et/ou des suggestions Sélectionnée
Notice_unprocessed_suggestions.pl Activé
Purge_suggestions.pl Activé
Process_message_queue.pl Activé

Pour aller plus loin

Vous souhaitez modifier ou ajouter des motifs apparaissant dans le menu déroulant qui justifient vos décisions.

Si vous souhaitez modifier ou ajouter des motifs qui apparaissent dans le menu déroulant, vous devrez accéder au module Administration et sélectionner l’option Valeurs autorisées qui est située dans la section Paramètres de base. Vous serez alors redirigé vers la page des valeurs autorisées, où vous pourrez sélectionner SUGGEST dans le menu déroulant. Les différentes valeurs seront alors affichées dans un tableau. Vous pourrez modifier une valeur en cliquant sur le bouton Modifier, situé à la droite de la valeur et la supprimer en cliquant sur le bouton Supprimer, situé à l’extrême-droite. De plus, si vous le souhaitez, vous pourrez utiliser le bouton Ajouter une valeur autorisée pour SUGGEST qui est situé au haut de la page.

Notion 8 : Réceptionner les commandes et gérer les factures

Prérequis

Afin de réceptionner des commandes et gérer les factures qui en découleront, vous devrez avoir commandé des documents chez un fournisseur et les avoir reçus. De plus, les paniers que vous avez utilisés afin de procéder à ces commandes devront avoir été fermés pour réceptionner les documents commandés.

Résumé
  1. Vous devrez avoir passé une commande chez un fournisseur et l’avoir reçue.
  2. Les paniers devront avoir été fermés.

Plusieurs paramètres vous permettront de personnaliser votre utilisation de Koha. Vous trouverez ci-bas les paramètres activés pour cette notion et les options qui ont été sélectionnées :

Paramètres Options sélectionnées
AcqEnableFiles Permettre la possibilité de télécharger et d’attacher des fichiers aux factures
AcqWarnOnDuplicateInvoice Prévenir lorsque le bibliothécaire essaie de créer une facture avec un numéro qui existe déjà
AcqCreateItem Créer un exemplaire au moment de placer une commande
BasketConfirmations Au moment de la fermeture ou de la réouverture d’un panier, toujours demander confirmation
CurrencyFormat Affiche les devises dans le format suivant 360 000,00 (FR)
Gist Les taux de taxes par défaut sont de 0,15

Pour aller plus loin

Vous souhaitez transférer un document dans le panier d’un autre fournisseur, puisque le fournisseur initial n’est pas en mesure de vous le livrer.

Si votre fournisseur vous informe qu’il n’est pas en mesure de vous livrer un document que vous aviez commandé, vous pourrez transférer ce document dans le panier d’un autre fournisseur. Pour ce faire, lorsque vous serez sur la page de réception des commandes, vous pourrez cliquer sur le bouton Transférer. Ce bouton vous redirigera vers la page de transfert dans laquelle vous devrez procéder à une recherche afin de trouver le fournisseur à qui vous souhaitez envoyer la commande. Dans le tableau des résultats, vous pourrez choisir le fournisseur désiré en cliquant sur le bouton Choisir. Il faudra qu’un panier soit ouvert chez ce fournisseur pour pouvoir transférer la commande. Vous pourrez le sélectionner dans la liste des paniers qui vous sera affichée lorsque la page se rafraîchira. En sélectionnant le panier, une boîte apparaîtra pour vous demander de confirmer que vous souhaitez bien transférer la commande à ce panier. Lorsque vous cliquerez sur OK, vous serez redirigé vers la page du panier du fournisseur, où vous pourrez terminer votre commande, exporter le panier au format CSV ou créer une commande EDIFACT.

Notion 9 : Utiliser le calendrier budgétaire

Prérequis

Afin de pouvoir utiliser le calendrier budgétaire, vous devrez avoir accès au module Acquisitions et vous devrez avoir défini des postes budgétaires.

Résumé
  1. Vous devrez avoir accès au module Acquisitions.
  2. Vous devrez avoir défini des postes budgétaires.

Pour plus de renseignements

Pour plus de renseignements sur les personnalisations qui vous sont possibles d’effectuer, vous pouvez consulter le manuel de l’utilisateur de Koha à la page suivante : https://koha-community.org/documentation/.

Ce module n’est pas compris dans votre forfait. Nous vous invitons à remplir le formulaire suivant si vous désirez l’ajouter à celui-ci.

Si vous avez demandé un forfait complet, il se peut que nous n’ayons pas encore reçu votre paiement. Dès que celui-ci sera encaissé, vous aurez accès à ce module.

Demande d'ajout de module

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