Générer des numéros de contrôle avec MarcEdit

Avr 13, 2022

Générer des numéros de contrôle avec MarcEdit

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Pour l’instant, Koha n’offre pas de façon de générer des numéros de contrôle (zone 001 de la notice bibliographique). Par contre, l’outil MarcEdit permet de générer des numéros de contrôle de façon simple et flexible.

Télécharger et installer MarcEdit

  1. Aller à https://marcedit.reeset.net/downloads
  2. Cliquer sur le lien de téléchargement pour votre système d’exploitation
  3. Installer le logiciel

Exporter les notices

Attention

Si vous avez une grosse collection, faites des petits lots en spécifiant une plage de numéros de notices. Des lots de plus de 1000 notices pourraient causer des erreurs lors de la réimportation des notices.

  1. Aller dans Outils > Exporter des données
  2. Dans la section « Options », cocher l’option « Ne pas exporter les exemplaires »
  3. Dans la section « Format de sortie », choisir le format MARC et donner un nom au fichier (laisser l’extension .mrc)
Outil d'exportation des notices
  1. Cliquer sur « Exporter des notices bibliographiques »
  2. Enregistrer le fichier sur l’ordinateur
Attention

Avant de faire des modifications de notices, il est recommandé de faire une copie de secours (backup) de la base de données. Cette copie vous sera utile si vous avez besoin de récupérer les données en cas de problèmes.

Pour créer une copie locale de votre base de données, utiliser l’extension (plugin) extracteur de base de données disponible sur le site d’inLibro https://inlibro.com/koha-plugins/.

Modifier les notices dans MarcEdit

  1. Ouvrir MarcEdit
  2. Cliquer sur « Marc Editor »
Bouton Marc Editor dans MarcEdit
  1. Aller dans File > Open
  2. Choisir le fichier d’exportation de notices enregistré précédemment

Transférer ou supprimer les numéros de contrôle existants

Une notice MARC ne peut qu’avoir une zone 001. Si vos notices ont déjà un numéro de contrôle dans la zone 001, vous pouvez soit transférer cette information dans la zone 035, ou supprimer les numéros de contrôle existants.

Transférer les numéros de contrôle dans la zone 035

Si vous ne voulez pas conserver les numéros de contrôle existants, passez à la prochaine section.

  1. Aller dans Tools > Build New Field
  2. Remplir le formulaire comme suit
    • Pattern : =035 \\$a({003}){001}
    • Cocher « Always add new field »
Capture d'écran de la fenêtre Build New Field avec la formule énoncée ci-dessus
  1. Cliquer sur « Process »
  2. Cliquer sur File > Save ou sur l’icône dossier avec une flèche verte
  3. Procéder à la suppression des zones (ci-dessous)

Supprimer les numéros de contrôle

  1. Aller dans Tools > Add/Delete Field
  2. Dans le champ « Field », écrire 001
Capture d'écran de la fenêtre Add/Delete Field Utility, le champ Field est rempli avec 001
  1. Cliquer sur « Delete »
  2. Dans le champ « Field », écrire 003
  3. Cliquer sur « Delete »
  4. Cliquer sur File > Save ou sur l’icône dossier avec une flèche verte

Générer de nouveaux numéros de contrôle

  1. Aller dans Tools > Generate Control Numbers
  2. Remplir le formulaire comme suit :
    • Field/Subfield : 001
    • Number Prefix : (optionnel) si vous voulez ajouter un préfixe à vos numéros de contrôle, par exemple votre code institutionnel, l’écrire ici
    • Start Digit : entrer le premier numéro à utiliser (par exemple, 1)
    • Digit Length : entrer le nombre de chiffres que le numéro de contrôle doit avoir (sans compter le préfixe), des 0 seront ajoutés pour que le numéro ait le bon nombre de chiffres (par exemple, si le Start Digit est 1 et Digit Length est 6, le numéro de contrôle sera 000001)
    • Cocher « Generate in current file »
Capture d'écran du formulaire de création de numéros de contrôle dans MARCEdit
  1. Cliquer sur « OK »
  2. Cliquer sur File > Save ou sur l’icône dossier avec une flèche verte

Ajouter le code d’institution dans la zone 003

La zone 003 doit contenir le code d’institution qui a attribué le numéro de contrôle à la notice.

  1. Aller dans Tools > Add/Delete Field
  2. Dans le champ « Field », écrire 003
  3. Dans le champ « Field data », écrire votre code d’institution
  1. Cliquer sur « Add »
  2. Cliquer sur File > Save ou sur l’icône dossier avec une flèche verte

Réimporter les notices modifiées

  1. Dans Koha, aller dans Outils > Préparation des notices MARC à l’import
  2. Cliquer sur « Parcourir » (ou Browse) et choisir le fichier de notices modifiées
  3. Cliquer sur « Téléverser le fichier »
  4. Dans la section « Rechercher des notices existantes dans le catalogue ? », choisir les options suivantes :
    • Règle de concordance : KohaBiblio (999$c)
    • Action si une notice concordante est trouvée : Remplace la notice existante avec la notice entrante
    • Action s’il n’y a pas de concordance : Ignorer les notices importées
Section Rechercher des notices existantes dans le catalogue avec les options décrites ci-dessus
  1. Dans la section « Vérifier les données exemplaires incluses ? », choisir « Non »
  2. Cliquer sur « Traiter pour import »
  3. Cliquer sur « Gérer les notices préparées »
Capture d'écran montrant l'emplacement du bouton
  1. Cliquer sur « Importer dans le catalogue »
Attention

Si votre fichier de notices est très volumineux, il est possible que l’interface de Koha donne une erreur. Toutefois, le processus d’importation continuera en arrière-plan.

Dans Outils > Gérer les notices MARC préparées, vous verrez le statut d’importation du fichier.

Voir aussi

Ressources de la communauté Koha

Ressources externes

Table des matières