Vous avez du temps devant vous pour faire le ménage, Koha vous permet de supprimer rapidement tous les dossiers inactifs depuis plusieurs années.
Les actions suivantes seront irréversibles et effaceront des données de votre intranet.
Si vous avez commis une erreur, il nous est possible de les récupérer dans la table « DeletedBorrowers » de votre base de données. Contactez-nous par camelot en cas de problème.
Pour supprimer les dossiers inactifs:
- Aller dans Outils > Suppression et anonymisation en lot des utilisateurs
Dans le formulaire:
- Cocher la case « Vérifier que vous voulez supprimer des utilisateurs«
- Dans le paramètre « qui n’ont rien emprunté depuis« , choisir une date des années antérieures ( ex. 6 ans avant la date courante )
Une fois vos paramètres choisis…
- Cliquer sur « Suiv. »
Dans la nouvelle page…
- Vérifier le message dans l’encadré jaune
exemple:
- Ensuite, choisir l’une des options:
- Supprimer définitivement ces utilisateurs: option à éviter, celle-ci supprimera définitivement les utilisateurs de la base de données. Il sera impossible de récupérer les données des utilisateurs.
- Supprimer ces utilisateurs: (option à privilégier), les dossiers ne seront plus visibles à l’intranet, mais ils seront tout de même conservés dans la base de données, ce qui permettra de les récupérer en cas de besoin.
- Mode test : Ne supprimer aucun utilisateur et permet de voir le comportement de l’outil.
Une fois votre choix confirmé
- Cliquer sur « Terminer »
—> Koha confirmera la suppression des dossiers
Les utilisateurs ne seront pas supprimés si :
- ils ont des prêts en cours
- ils ont des frais impayés
- ils ont des crédits inutilisés
- ils sont le garant d’un autre utilisateur
- ils font partie d’une catégorie d’employés
Pour pouvoir les supprimer, il faudra régulariser les dossiers:
- amnistier les frais impayés,
- retourner les prêts,
- retirer les personnes à charge
- changer de catégorie d’utilisateur (si c’est un membre du personnel)
Une fois ces points seront corrigés, Koha permettra de supprimer ces dossiers utilisateurs par lots.
Voir aussi
- Supprimer un utilisateur
- Supprimer les utilisateurs sans numéro de carte
- Supprimer les utilisateurs en lot (par liste)
- Supprimer en lot les utilisateurs par catégorie
- Supprimer en lot les-utilisateurs expires
Ressources de la communauté Koha
- Koha manual: Batch patron deletion/anonymization (anglais)
- Manuel Koha : Suppression/Rendre anonyme un lot d’utilisateurs (français)