Votre bibliothèque offre les réservations sur documents disponibles. Voici comment localiser les réservations dans la bibliothèque à l’aide de listes de réservations.
Trouver les réservations sur documents disponibles
Koha offre 2 options de liste de réservations:
- File de réservations
- Réservations à traiter
Utiliser la liste « file de réservations »
(Module Circulation > File de réservations)
Cette liste est mise à jour à une fréquence prédéterminée (par cron), cette fréquence peut varier selon votre Koha (ex. chaque minute ou à toutes les 15 minutes).
Ce type de liste permet de filtrer vos résultats. Vous pouvez choisir les réservations par site ou afficher la liste complète des réservations de l’ensemble de vos bibliothèques. Une fois la liste créée, vous pouvez imprimer cette liste à l’aide de l’option «Imprimer» dans le bouton «Exportation» au haut du formulaire.
Si vous permettez les commentaires de demande de réservation, ceux-ci seront affichés dans la colonne «Notes» de cette interface.
À noter: cette liste affiche seulement les demandes non traitées. L’annulation ou la mise de côté de réservations feront disparaître les demandes.
Utiliser la liste de « réservations à traiter »
(Module Circulation > Réservations à traiter)
Cette liste de réservations sur documents sur étagères est mise à jour en temps réel, vous n’avez pas besoin d’attendre pour voir les réservations les plus récentes. Si vous avez un grand nombre de réservations à traiter, vous pouvez choisir de filtrer par période (ex: entre le 18 octobre au 21 octobre) avec les filtres de gauche.
La liste de «Réservations à traiter» est surtout utilisée pour le ménage rapide, car celle-ci affiche des boutons d’annulation de réservations directement dans l’interface.
Faire la mise de côté
Après avoir localisé le document réservé sur les rayons, vous n’avez qu’à faire le retour dans le module de circulation. Koha affichera une fenêtre de confirmation de la réservation.
Retourner un document réservé (sans transfert)
Dans le cas d’une réservation sans transfert…
- Faire le retour (dans la bibliothèque de l’exemplaire)
Koha fera apparaître une fenêtre de confirmation de réservations
- Choisir l’une des options:
- Confirmer:
- ce bouton sert à confirmer la réservation et à aviser l’utilisateur
- Imprimer le ticket et confirmer:
- Koha confirmera la réservation, imprimera un reçu incluant les informations de l’utilisateur et enverra un courriel à l’utilisateur
- Ignorer:
- permet de dire à Koha de ne pas utiliser l’exemplaire pour cette réservation
- Confirmer:
- Cliquer sur le bouton de l’option appropriée
- Ranger l’exemplaire avec les autres réservations prêtes à être récupérées par les utilisateurs
Une fois la réservation confirmée, l’utilisateur sera automatiquement avisé de la disponibilité de sa réservation.
Cette réservation sera maintenant classée dans les réservations en attentes de retrait dans le module Circulation > Réservations en attente de retrait.
Retourner un document réservé (avec transfert)
Dans le cas d’une réservation avec transfert, la méthode est légèrement différente…
- Faire le retour (dans la bibliothèque de l’exemplaire)
Koha fera apparaître une fenêtre de confirmation de réservations
- Choisir l’une des options:
- Confirmer la réservation et transférer:
- Koha confirmera la réservation, mettra l’exemplaire « En transfert vers … «
(aucun courriel n’est envoyé à l’utilisateur)
- Koha confirmera la réservation, mettra l’exemplaire « En transfert vers … «
- Imprimer le ticket, transférer et confirmer:
- Koha confirmera la réservation, mettra l’exemplaire « En transfert vers … « , imprimera un reçu avec les information de l’utilisateur
(aucun courriel n’est envoyé à l’utilisateur)
- Koha confirmera la réservation, mettra l’exemplaire « En transfert vers … « , imprimera un reçu avec les information de l’utilisateur
- Ignorer:
- permet de dire à Koha de ne pas utiliser l’exemplaire pour cette réservation
- Confirmer la réservation et transférer:
- Cliquer sur le bouton de l’option appropriée
- Envoyer l’exemplaire à l’autre bibliothèque.
À ce stade-ci, Koha n’envoie pas de courriel à l’utilisateur. Il mettra plutôt l’exemplaire « En transfert vers la bibliothèque… » de l’utilisateur.
Au moment de la réception de l’exemplaire à la bibliothèque destinataire, le personnel devra:
- Faire le retour de l’exemplaire dans le module Circulation > Retours
- Scanner le code barre
- Cliquer sur l’une des options:
- Confirmer
- pour confirmer et aviser l’utilisateur
- Imprimer le ticket et confirmer:
- pour confirmer la réservation, imprimer un reçu avec les informations de l’utilisateur et aviser l’utilisateur par courriel
- Confirmer
Une fois la confirmation sera faite…
- Ranger l’exemplaire avec les autres réservations prêtes à être récupérées par les utilisateurs
Cette réservation sera maintenant classée dans les réservations en attentes de retrait dans le module Circulation > Réservations en attente de retrait.
Réservations expirées
Consultez l’article Paramètres de configuration de réservations expirées pour apprendre comment ajouter des paramètres d’expiration à une réservation.
Si par malchance l’utilisateur n’a pu récupérer la réservation avant l’expiration, voir l’article: Comment annuler une réservation expirée?