C’est la rentrée scolaire, et il est temps d’importer de nouveaux élèves tout en mettant à jour les dossiers existants. Cependant, il peut être difficile d’identifier les anciens dossiers inactifs, même avec des dates d’expiration.
Pour simplifier cette tâche, on vous propose une méthode simple d’ajout d’une note dans les dossiers existants (par exemple, « vieux dossier », « cohorte 2023-2024 »), celle-ci laissera une trace du passé.
Au moment d’importer de nouveaux dossiers, vous pouvez ajouter une note pour souligner la différence (ex. « cohorte 2024-2025 », « semestre d’automne 2024 » ).
Si une mise à jour est effectuée dans le dossier, Koha fera automatiquement disparaître le message d’année antérieure, et tous les dossiers inchangés garderont la note « vieux dossier ». Ainsi, cette note servira d’indicateur supplémentaire pour repérer facilement les dossiers inactifs qui n’ont pas été mis à jour depuis un certain temps.
L’ajout de note doit se faire avant l’importation/ mise à jour des nouveaux élèves.
Le choix du message dans le champ «Note de circulation» est très important. Tentez de choisir un message unique, qui ne peut pas être utilisé dans un autre contexte, pour bien distinguer les vieux dossiers (ex. « vieux dossier » ou « cohorte 2022-2023 » ou « 2022-2023 »).
Identification de vieux dossiers
Vous pouvez utiliser un rapport SQL ou une liste d’utilisateurs afin d’identifier tous les numéros de carte enregistrés dans Koha.
Modifications d’utilisateurs en lot
- Ensuite, utiliser l’Outil > Modification d’utilisateurs en lot.
- Télécharger le rapport ou choisir le nom de votre [Liste d’utilisateurs]
Dans le formulaire de modification:
- Trouver le champ «Note de circulation»
- Inscrire une note qui distinguera les vieux dossiers (ex. « vieux » ou « 2022-2023 » ou « cohorte 2022-2023« )
- Enregistrer
Notes:
Après l’importation des nouveaux dossiers et la mise à jour des dossiers, seuls les dossiers intouchés (vieux dossiers) garderont cette note. Celle-ci sera facilement repérable avec un rapport SQL et vous pourrez supprimer tous les dossiers inactifs.
Voir aussi
Utiliser la bibliothèque de rapports de Koha
Changer en lot les dates d’échéance des abonnés selon la date d’échéance de leur abonnement
Changer en lot les dates d’échéance des abonnés selon leur catégorie d’utilisateur
Outil: Importation de données d’utilisateurs (ajout de nouveaux dossier ou mise à jour de dossier existant)