L’outil d’«Importation des données d’utilisateurs» vous permet de créer rapidement plusieurs dossiers d’utilisateurs ou de modifier ceux déjà existants.
Cet outil est particulièrement utile en période de rentrée scolaire. Il vous suffit d’avoir un fichier (.csv), contenant les données personnelles d’utilisateurs (ex. nom, adresse, adresse courriel, année d’étude, groupe scolaire, bibliothèque de rattachement, catégorie d’utilisateur, etc.) et de l’ajouter dans Koha.
Une fois ce fichier téléversé, Koha créera ces nouveaux dossiers ou apportera des corrections à vos anciens dossiers (ex. modification de la date d’expiration des dossiers ).
Le changement en lot de dossiers des membres du personnel peut entraîner des erreurs. Malheureusement, l’outil d’importation peut effacer certaines permissions d’accès à Koha.
Il n’est pas recommandé de modifier en lot vos utilisateurs avec permissions d’accès Koha.
Créer un fichier CSV
L’outil d’importation de données utilisateurs a besoin d’un fichier de format « .CSV ». Les données devront être séparées par des virgules « , » et des guillemets doubles anglais 
. Pour bien configurer votre logiciel tableur (ex. Excel, LibreOffice), consultez l’article Paramètres de fichier .csv .
Vous pouvez créer votre fichier maison, ou utiliser un rapport SQL de création de fichier d’importation d’utilisateurs, ce dernier servira de gabarit à votre fichier d’importation.
L’importation de données utilisateurs demande une structure précise. Assurez-vous d’ajouter les colonnes suivantes dans votre fichier:
- cardnumber : le numéro de carte de l’utilisateur
- surname: nom de famille de l’utilisateur
- branchcode: code de la bibliothèque de rattachement de l’utilisateur
- pour trouver le code de votre succursale, aller dans Administation > Paramètres de base > Bibliothèques > Nom de votre bibliothèque > colonne « Code ».
- categorycode: le code de catégorie de l’utilisateur
- pour trouver le code de catégorie d’utilisateur, aller dans Administration > Utilisateurs et circulation > Catégories d’utilisateur > Nom de catégorie > colonne « Code ».
Les colonnes devront être identifiées avec ces termes exacts. Gardez les termes anglais de noms de colonnes (voir image ci-dessous).
Si vous souhaitez modifier d’autres champs, ajoutez toutes les colonnes nécessaires à ce fichier. Identifiez les noms de colonnes à l’aide des termes anglais. Voir la liste complète de noms de champs disponible dans Outils > Utilisateurs et circulation > Importation de données utilisateurs > section de droite.
Le fichier ne doit contenir que les champs à modifier. Sinon, Koha modifiera tous les champs cités dans le fichier dans chacun des dossiers.
exemple:
Si vous avez laissé une colonne vide dans les données, Koha effacera le contenu de ce champ dans tous les dossiers du fichier.
Si votre fichier contient des dates, ajoutez-les en respectant le format de la préférence système « dateformat », ou utilisez le format ISO de date aaaa-mm-jj .
ex. ‘2026-08-28’ .
Une fois vos données recueillies, sauvegardez le fichier en format .csv.
Importer le fichier CSV modifié dans Koha
- Dans interface professionnelle, aller dans Outils > Utilisateurs et circulation > Importation des données utilisateurs
- Remplir le formulaire…
- Sélectionner le fichier à importer : choisir le fichier CSV créé précédemment
- Champ à utiliser pour le test de concordance : choisir «Numéro de carte»
- Dans la section « Définir des valeurs par défaut » (optionnel):
- utiliser des champs au besoin et y inscrire des valeurs; ces valeurs seront appliquées à tous les utilisateurs du fichier (ex. date d’expiration … )
- utiliser des champs au besoin et y inscrire des valeurs; ces valeurs seront appliquées à tous les utilisateurs du fichier (ex. date d’expiration … )
- Dans la section « Préserver les valeurs existantes »
- (important) Si un enregistrement concordant est déjà dans la table des utilisateurs: choisir l’option « Écraser l’utilisateur existant avec l’enregistrement entrant »
- Renouveler l’abonnement des utilisateurs existants, choisir l’une des options:
- en utilisant la valeur dateexpiry dans le fichier, si elle existe: à utiliser si vous avez défini une date d’expiration dans les valeurs par défaut ci-dessus ou dans le fichier
- à partir de la date d’échéance de l’abonnement: pour son calcul, Koha prendre la date d’échéance des dossiers et il ajoutera la durée d’abonnement de la catégorie d’utilisateur
- à partir de la date actuelle: pour son calcul, Koha prendra la date du jour et il ajoutera la durée d’abonnement de la catégorie
- en utilisant la valeur dateexpiry dans le fichier, si elle existe: à utiliser si vous avez défini une date d’expiration dans les valeurs par défaut ci-dessus ou dans le fichier
- (important) Si un enregistrement concordant est déjà dans la table des utilisateurs: choisir l’option « Écraser l’utilisateur existant avec l’enregistrement entrant »
- Attributs de l’utilisateur : choisir « Remplacer uniquement les attributs utilisateurs qui sont inclus »
- Courriel de bienvenue
- cocher au besoin la case pour envoyer un courriel d’avis « Bienvenue / Welcome »
Une fois le formulaire complété…
- Cliquer sur «Importer»
Voir aussi
- Changer en lot les dates d’échéance des abonnés selon la date d’échéance de leur abonnement
- Changer en lot les dates d’échéance des abonnés selon leur catégorie d’utilisateur
- Rapport SQL: fichier modèle d’importation de données d’utilisateurs