Koha permet d’envoyer des réclamations au fournisseur pour les numéros de périodique manquants, soit par courriel directement à partir de Koha, soit en téléchargeant un fichier CSV pour communiquer les numéros manquants au fournisseur par un autre moyen de communication.
Préparation
Créer le fournisseur
Afin de faire des réclamations, il faut d’abord créer les fournisseurs dans le module d’acquisitions.
Il n’est pas nécessaire d’utiliser le module d’acquisitions pour ajouter des fournisseurs pour les périodiques.
Toutefois, le personnel qui ajoute les fournisseurs doit avoir la permission « Gestion des fournisseurs (vendors_manage) » qui est sous « Gestion des acquisitions (acquisition) ».
- Aller dans Acquisitions
- Cliquer sur « Ajouter un fournisseur »
- Remplir le formulaire, remplir au minimum
- Nom : Le nom du fournisseur qui sera affiché dans Koha (par exemple, « Rabais Campus »)
- Contact – Courriel : Pour envoyer des avis par courriel directement à partir de Koha, le champ pour l’adresse courriel doit être rempli
- Contact – Contact pour la gestion des numéros en retard : Pour envoyer des avis par courriel directement à partir de Koha, il faut cocher cette case
- Cliquer sur « Enregistrer »
Refaire les étapes pour tous les fournisseurs de périodiques à qui envoyer des réclamations.
Lier l’abonnement au fournisseur
Au moment de la création de l’abonnement, il faut remplir le champ du fournisseur. Ce champ est optionnel, mais est nécessaire pour envoyer des réclamations.
- Cliquer sur « Recherche d’un fournisseur »
- Chercher pour le nom ou une partie du nom du fournisseur
- Cliquer sur « Choisir » à droite du fournisseur
Remplir le reste du formulaire normalement.
Si l’abonnement existe déjà, mais n’a pas de fournisseur associé, il est possible de l’ajouter en modifiant l’abonnement.
- À partir de la page de l’abonnement, cliquer sur « Modifier » et choisir l’option « Modifier l’abonnement »
Suivre ensuite les étapes ci-dessus pour ajouter le fournisseur.
Créer une lettre de réclamation
Aucune lettre de réclamation ne vient par défaut avec Koha. Il faut en créer une.
- Aller dans Outils > Notifications et reçus
- Cliquer sur « Nouvelle notification » et choisir l’option « Réclamation de numéros manquants de périodique »
- Remplir le formulaire
- Bibliothèque : Si cet avis est seulement pour une bibliothèque en particulier, la choisir ici; autrement l’avis sera utilisé par toutes les bibliothèques
- Module Koha : Ceci devrait déjà être à « Réclamation de numéros manquants de périodique »
- Code : Entrer un code pour la lettre
Le code est limité à 20 caractères.
Il est recommandé de n’utiliser que des lettres et des chiffres pour le code.
Ne mettez pas d’espaces, de ponctuation ou de caractères accentués.
- Nom : Entrer un nom pour la lettre, ce nom sera affiché dans Koha (le fournisseur ne verra pas ce nom)
- Cliquer sur l’onglet « Courriel »
- Remplir le formulaire
- Message HTML : Cocher cette case si le corps du message contient des balises HTML
- Sujet du message : Entrer le sujet du message, ce sujet sera utilisé comme le sujet du courriel envoyé au fournisseur
- Corps du message : Écrire le message qui sera envoyé; il est possible d’utiliser des variables qui seront modifiées selon le founisseur, le périodique, ou le numéro (voir l’article Définition des champs pour les lettres et avis pour les champs qui peuvent être utilisés)
- Cliquer sur « Enregistrer »
Créer un modèle CSV
Si vous préférez exporter un fichier CSV avec les numéros à réclamer, pour envoyer par la poste ou par un autre moyen de communication, il faut créer un modèle CSV.
Normalement, un modèle appelé « Numéros à réclamer » devrait déjà exister par défaut dans votre installation Koha.
- Aller dans Outils > Modèles CSV
- Cliquer sur « Nouveau modèle CSV »
- Remplir le formulaire
- Nom du modèle : donner un nom au modèle, ce nom sera affiché dans Koha
- Type de modèle : choisir SQL
- Utilisation : choisir Réclamation de numéros de périodiques en retard
- Description : au besoin, ajouter une description. Cette description ne sera visible que dans l’outil de gestion des modèles CSV
- Séparateur CSV : choisir le caractère qui séparera les champs du CSV (lorsqu’on ouvre dans Excel, par exemple, on nous demande d’indiquer quel est le séparateur)
- Champs SQL du modèle : écrire les champs à exporter, séparés par des barres verticales
On peut utiliser les champs des tables suivantes :
- Notices – Niveau « expression » (biblio)
- Notices – Niveau « manifestation » (biblioitems)
- Fournisseurs (aqbooksellers)
- Abonnements de périodiques (subscription)
- Numéros de périodique (serial)
Voir l’article Définition des champs de base de données pour de l’information sur ces tables.
Il est possible de changer les en-êtes des colonnes en écrivant le nom de la colonne, suivi d’un signe égal, avant le nom du champ SQL.
Par exemple,
Titre=biblio.title|Numéro du périodique=serial.serialseq|Fournisseur=aqbooksellers.name
- Cliquer sur « Valider »
Réclamer des numéros en retard
- Aller dans Périodiques
- Cliquer sur « Réclamations » à gauche
- Sélectionner un fournisseur à qui réclamer
Tous les numéros non reçus de ce fournisseur seront affichés (incluant ceux à recevoir). Il est possible de filtrer par date avec les filtres au dessus du tableau.
- Cocher le ou les numéros à réclamer
Pour réclamer par courriel :
- Choisir la lettre à utiliser dans « Sélectionnez une notification »
- Cliquer sur « Envoyer la notification »
Pour télécharger un fichier CSV :
- Choisir le modèle CSV à utiliser dans « Sélectionnez un modèle CSV »
- Cliquer sur « Télécharger les réclamations sélectionnées »
Dans le tableau de numéros à recevoir, le nombre de réclamations va augmenter et la date de la dernière réclamation sera enregistrée.
Voir aussi
Ressources de la communauté Koha
- Koha manual: Claiming late issues (anglais)
- Manuel Koha : Réclamer des numéros en retard (français)