Remboursement automatique après le retour d’un document perdu

Koha permet de rembourser automatiquement les frais de document perdu si le document est retourné.

Paramétrer Koha pour rembourser automatiquement les frais

1. Aller dans Administration > Règles de circulation
2. Aller à la section « Politique de remboursement par défaut des frais de document perdu lorsque retourné »

3. Choisir l’option qui correspond aux politiques en vigueur
   • Rembourser les frais de document perdu : les frais seront remboursés
   • Rembourser les frais de document perdu et ajouter de nouvelles amendes de retard : si les amendes ont été amnistiées lorsque le document a été déclaré perdu, les frais de document perdu seront remboursés et les amendes de retard seront recalculées et ajoutées (les amendes annulées précédemment resteront annulées et de nouvelles amendes seront calculées en date d’aujourd’hui)
   • Rembourser les frais de document perdu et remettre les amendes de retard : si les amendes ont été amnistiées lorsque le document a été déclaré perdu, les frais de document perdu seront remboursés et les amendes de retard seront remises (l’annulation des amendes sera annulée et les anciennes amendes seront restaurées)
4. Cliquer sur « Enregistrer »

Plusieurs bibliothèques

Si votre réseau comporte plusieurs bibliothèques, vous pouvez avoir des règles différentes selon la bibliothèque. La procédure ci-dessus est valable pour la règle « par défaut », vous pouvez ensuite modifier les règles pour les bibliothèques qui ne suivent pas la mème règle.

1. Aller dans Administration > Règles de circulation
2. Dans le menu déroulant « Sélectionner une bibliothèque », choisir la bibliothèque pour laquelle changer les règles

3. Aller à la section « Politique de remboursement des frais pour un document perdu retourné pour <nom de la bibliothèque> »
4. Choisir l’option qui correspond aux politiques de cette bibliothèque
   • Utiliser la valeur par défaut : la règle par défaut sera utilisée
   • Rembourser les frais de document perdu : les frais seront remboursés
   • Rembourser les frais de document perdu et ajouter de nouvelles amendes de retard : si les amendes ont été amnistiées lorsque le document a été déclaré perdu, les frais de document perdu seront remboursés et les amendes de retard seront recalculées et ajoutées (les amendes annulées précédemment resteront annulées et de nouvelles amendes seront calculées en date d’aujourd’hui)
   • Rembourser les frais de document perdu et remettre les amendes de retard : si les amendes ont été amnistiées lorsque le document a été déclaré perdu, les frais de document perdu seront remboursés et les amendes de retard seront remises (l’annulation des amendes sera annulée et les anciennes amendes seront restaurées)
   • Laisser les frais de document perdu : les frais ne seront pas remboursés
5. Cliquer sur « Enregistrer »

Si vous faites partie d’un réseau de bibliothèques et que des bibliothèques ont des règles différentes de la règle par défaut, il faudra également déterminer sur quelle bibliothèque se baser pour appliquer la règle.

1. Aller dans Administration > Préférences système
2. Chercher pour la préférence RefundLostOnReturnControl
3. Choisir la bibliothèque sur laquelle se baser pour appliquer les règles :
   • la bibliothèque où a lieu le retour : la règle de la bibliothèque de la transaction sera utilisée
   • la bibliothèque dépositaire de l’exemplaire : la règle de la bibliothèque dépositaire sera utilisée
   • la bibliothèque propriétaire de l’exemplaire : la règle de la bibliothèque propriétaire sera utilisée
4. Cliquer sur « Sauvegarder toutes les préférences circulation »

Par exemple, un document appartenant à la bibliothèque A (bibliothèque propriétaire) est transféré à la bibliothèque B (bibliothèque dépositaire) pour combler une réservation. L’utilisateur emprunte le document à la bibliothèque B (bibliothèque dépositaire) et le retourne à la bibliothèque C (bibliothèque où a lieu le retour). Quelle règle de remboursement s’applique si le document est perdu puis retourné?

Gérer les remboursements

Cas où l’utilisateur a payé les frais

Si l’utilisateur a payé les frais de document perdu, puis retourne le document (à l’intérieur de la limite), un remboursement sera automatiquement ajouté à son compte, et il faudra faire un déboursement pour lui rendre son argent.

Chronologie des événements

1. Le document est déclaré perdu
   • Le coût de remplacement est facturé à l’utilisateur
   • Optionnellement, des frais d’administration sont aussi facturés à l’utilisateur
   • Optionnellement, les amendes de retard sont annulées
2. L’utilisateur paie le solde
3. L’utilisateur retourne le document
   • Un crédit « Remboursement de frais de document perdu » au montant du coût de remplacement est ajouté au compte de l’utilisateur
   • Optionnellement, les amendes sont restaurées

4. La bibliothèque émet un déboursement et rend l’argent à l’utilisateur

Description des lignes dans l’image ci-dessus :

1. Amende : l’amende de retard
2. Dette remise (amende) : annulation de l’amende lorsque le document a été déclaré perdu
3. Frais d’administration pour document perdu : frais d’administration du type de document
4. Document perdu : coût de remplacement du document perdu
5. Paiement : l’utilisateur a payé le coût de remplacement et les frais d’administration
6. Remboursement de frais de document perdu : l’utilisateur a retourné le document perdu, le coût du document a été remboursé
7. Crédit annulé : l’annulation de l’amende a été annulée suite au retour du document perdu
8. Paiement de la bibliothèque à l’utilisateur : la bibliothèque a émis un déboursement
9. Paiement : l’utilisateur a payé son amende de retard

Cas où l’utilisateur n’a pas payé les frais

Si l’utilisateur n’a pas payé les frais reliés au document perdu, le retour annulera automatiquement le coût de remplacement du document.

Chronologie des événements

1. Le document est déclaré perdu
   • Le coût de remplacement est facturé à l’utilisateur
   • Optionnellement, des frais d’administration sont aussi facturés à l’utilisateur
   • Optionnellement, les amendes de retard sont annulées
2. L’utilisateur retourne le document
   • Un crédit « Remboursement de frais de document perdu » au montant du coût de remplacement est ajouté au compte de l’utilisateur
   • Optionnellement, les amendes sont restaurées

Description des lignes dans l’image ci-dessus :

1. Amende : l’amende de retard
2. Dette remise (amende) : annulation de l’amende lorsque le document a été déclaré perdu
3. Frais d’administration pour document perdu : frais d’administration du type de document
4. Document perdu : coût de remplacement du document perdu
5. Remboursement de frais de document perdu : l’utilisateur a retourné le document perdu, le coût du document a été remboursé
6. Crédit annulé : l’annulation de l’amende a été annulée suite au retour du document perdu
7. Paiement : l’utilisateur a payé sont amende de retard
8. Amnistie : la bibliothèque a amnistié le frais d’administration

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Voir aussi

• Retour d’un document perdu : paramètres et crédits associés
• Comment déclarer un document perdu
• Rembourser des frais au dossier
• Déclarer perdus automatiquement les documents très en retard

Ressources de la communauté Koha

• Koha manual: Default lost item fee refund on return policy (anglais)
• Manuel Koha : Politique de remboursement par défaut des frais de document perdu lorsque retourné (français)
• Koha manual: RefundLostOnReturnControl (anglais)
• Koha manual: RefundLostOnReturnControl (français)
• Koha manual: Accounting (anglais)
• Manuel Koha : Facturation (français)