Rapport: retrouver les utilisateurs ayant une note ou message de rentrée scolaire d’une année précédente

Au fil des années scolaires, les dossiers des utilisateurs peuvent s’accumuler, notamment lorsque certains d’entre eux quittent votre établissement. Si vous utilisez des notes de circulation ou des messages pour identifier les dossiers associés à une rentrée scolaire lors de l’importation ou de la modification de dossiers, ces informations vous permettront de retracer facilement les dossiers qui ne sont plus nécessaires.

Cette méthode utilise un rapport SQL qui identifie les utilisateurs ayant une note/message dans leur dossier concernant une année scolaire antérieure (ex. « Cohorte 2025-2026 », « Rentrée scolaire 2025 », « Automne 2025, etc.). Vous pourrez chercher selon une année ou des mots-clés précis.

Créer le rapport SQL

1. Dans interface professionnel, aller dans « Rapports » (aka Bilans et statistiques) > Rapports guidés
2. Cliquer sur le lien « Créer à partir de SQL »
3. Dans le formulaire:
   • donner un nom au rapport (ex. Liste d’utilisateurs ayant une note d’année scolaire)
   • classer le rapport dans un groupe/sous-groupe au besoin
   • (optionnel) ajouter une note pour expliquer comment exécuter le rapport, comme cet exemple:

<br />
- inscrire une année ou les mots d'une note précédente d'entrée scolaire dans les boîtes de saisie (ex. "2026" ou "cohorte 2026").<br />
- Si vous n'être pas certains du texte des notes, inscrivez un mot, suivi d'un symbole % et d'une année (ex. rentrée%2024) <br/>
- inscrire les mêmes termes dans les 2 boîtes
<br />

4. Copier le code du rapport suivant:

SELECT
   p.borrowernumber,
   p.cardnumber,
   p.surname AS "Nom",
   p.firstname AS "Prénom",
   p.dateexpiry AS "Date d'expiration",
   p.borrowernotes AS "Note de circulation",
   m.message AS "Message au dossier"
FROM
   borrowers p
   LEFT JOIN messages m using (borrowernumber)
WHERE
   p.borrowernotes LIKE CONCAT ('%',<<note de circulation (ex. cohorte 2026)>>, '%')
   OR m.message LIKE CONCAT ('%',<<message au dossier (ex. cohorte 2026)>>, '%')
ORDER BY p.dateexpiry, p.surname, p.firstname ASC

5. Coller le code du rapport dans la boîte SQL

6. Cliquer sur « Enregistrer le rapport »

Créer la liste des dossiers d’années précédentes

Dans le rapport créé précédemment…

1. Cliquer sur « Exécuter le rapport »
2. Entrer une année ou des mots-clés d’une note ou d’un message utilisé dans une année précédente

—> Inscrire les mêmes termes dans les deux boîtes

exemple

• 2024
• cohorte 2024
• Rentrée scolaire 2024

Si vous n’être pas certains du texte des notes, inscrire: un mot, suivi d’un symbole % et d’une année:

• rentrée%2024

3. Cliquer sur « Exécuter le rapport »
4. Créer le fichier des utilisateurs à supprimer
   • Cliquer sur « Télécharger »
   • Choisir l’option « Texte séparer par un point-virgule (csv) »
5. Ouvrir le fichier csv

Attention: Si vous avez des zéros en début de numéros de carte (ex. 00012345), lisez cet article Comment ouvrir un fichier CSV pour éviter la perte de données.

6. Vérifier la liste de dossiers

Supprimer les utilisateurs ayant une note ou un message de rentrée scolaire précédente

Si vous souhaitez supprimer des utilisateurs ayant une note de rentrée scolaire précédente et qui ne sont plus nécessaires, suivez les directives suivantes:

1. Exécuter le rapport comme mentionné à l’étape de Créer la liste des dossiers ayant une note/message d’année précédente
2. Télécharger les résultats
3. Copier les numéros de carte des utilisateurs à supprimer
4. Suivre les étapes pour Créer une liste d’utilisateurs
5. Y ajouter les numéros de carte des utilisateurs à supprimer de l’étape 3
6. Enregistrer
7. Faire la suppression à l’aide de la méthode « Supprimer les utilisateurs en lot (par liste)« 

Voir aussi

• Préparer la rentrée scolaire: quelques tâches à ne pas oublier
• Changer en lot les dates d’échéance des abonnés selon leur catégorie d’utilisateur
• Supprimer les utilisateurs sans numéro de carte
• Configurer l’abonnement en ligne

Ressources de la communauté Koha

• Koha manual: Batch patron modification (anglais)
• Manuel Koha : Modification d’un lot d’utilisateurs (français)
• SQL Reports Library (Patrons) (anglais)
• BibLibre: Did you know? Modify patrons lists on Koha (anglais)