Renouvellement automatique des prêts

Koha permet de renouveler automatiquement les prêts d’une catégorie d’utilisateur, ou d’un type de document spécifique.

Note importante pour les versions 23.05 et moins de Koha

Important!

Dans la version 23.05 et moins de Koha, la fonction de renouvellement automatique empêche le renouvellement manuel. Une fois activée, vous ne verrez plus la case à cocher de renouvellement au dossier, tant à l’OPAC que dans l’Intranet.

Vous pouvez autoriser le renouvellement automatique pour un type de document spécifique ou une catégorie d’utilisateur particulière.

Le reste de vos règles de circulation ne sera pas affecté par ces changements. Ainsi, tous les autres types de documents auront encore la case à cocher de renouvellement.

Modifications nécessaires pour permettre le renouvellement automatique :

• autorisation au niveau des « Règles de circulation« 
• modification des préférences système
• préférences de notifications de l’utilisateur (version 21.05 et plus)
• activation du script (Cronjob) de renouvellement automatique
• modification de message dans les « Notifications & tickets »

Autorisation au niveau des « Règles de circulation »

1. Aller dans Administration > Règles de circulation
2. Choisir la règle [catégorie d’utilisateur] et [type de document] à modifier. Celle dont vous voulez permettre le renouvellement automatique

3. Cliquer sur «modifier» (la ligne deviendra jaune)

4. Descendre au bas du tableau, modifier la règle et autoriser le renouvellement automatique en changeant pour «Oui.»

• Renouvellements permis (Nbre) : nombre de renouvellements permis
• Période de renouvellement : nombre de jours de la durée du prêt suite au renouvellement
• Aucun renouvellement automatique avant : combien de jours avant la date d’échéance le renouvellement automatique a lieu

Pour avoir une durée de prêt standard, entrer

• 1 : pour un renouvellement le jour même de la date d’échéance
• 2 : pour un renouvellement 1 jour avant la date d’échéance

[/box]

• Aucun renouvellement automatique après : (optionnel) cette valeur bloquera le renouvellement automatique après ce nombre de jours (calculer à partir de la date de l’emprunt)

• Pas de renouvellement automatique après (extrême limite) : souvent utilisée dans les bibliothèques scolaires, cette valeur permet de bloquer les renouvellements et d’assurer le retour des documents avant la fin de l’année scolaire. Spécifier la date limite avant laquelle les renouvellements automatiques peuvent se faire.

Modification de préférences système

Selon vos politiques, vous pouvez modifier les préférences système suivantes (dans Administration > Préférences système) :

• OPACFineNoRenewalsBlockAutoRenew : cette préférence permet de bloquer ou non les renouvellements automatiques si les amendes au dossier de l’utilisateur sont plus élevées que le montant de la préférence système OPACFineNoRenewals.
• AutoRenewalNotices : lorsqu’activée, cette préférence permet d’envoyer des notifications pour aviser l’usager que ses prêts ont été renouvelés automatiquement (ou non, s’il y a un problème avec le prêt). Un nouveau message apparaîtra dans les préférences de notification de l’utilisateur.
  
  Depuis la version 21.05: choisir l’option «selon le préférence de notification de l’utilisateur» si vous désirez envoyer des avis.
• AllowPatronToControlAutorenewal : cette préférence permet d’autoriser les usagers à activer le renouvellement automatique de leurs prêts à partir de l’OPAC.

Voici d’autres préférences système reliées aux renouvellements, mais pas nécessairement aux renouvellements automatiques, que vous pouvez vérifier pour vous assurer que ça répond toujours à vos besoins.

• OpacRenewalAllowed : cette préférence indique si les usagers peuvent renouveler leurs prêts dans leur dossier à l’OPAC. Ceci n’affecte pas les renouvellements automatiques, puisque les prêts visés par le renouvellement automatique ne sont pas renouvelables manuellement.
• RenewalLog : cette préférence permet de choisir si l’on veut garder une trace des renouvellements dans Outils > Consultation des registres.
• OPACFineNoRenewals : indique le montant d’amendes au dossier qui bloquera le renouvellement (manuel) à l’OPAC. Si l’utilisateur doit plus que ce montant, il pourra pas renouveler ses prêts. Pour le renouvellement automatique, voir OPACFineNoRenewalsBlockAutoRenew ci-dessus.
• RestrictionBlockRenewing : permet de bloquer le renouvellement des prêts si l’usager a une restriction au dossier.

Il existe plusieurs autres préférences système qui affectent les renouvellements. Vous pouvez chercher renew dans les préférences système pour toutes les voir.

Préférences de notifications de l’utilisateur

Depuis la version 21.05, Koha laisse le choix à l’utilisateur de recevoir ou non les avis de renouvellements automatiques. (Dossier usager > Détails > Préférences de notifications de l’utilisateur). Voir l’article: modifier les préférences de notifications de l’utilisateur .

Programmer le script (cronjob) « Automatic renewal »

Le script misc/cronjobs/automatic_renewals.pl doit être ajouté sur le serveur, dans le crontab, et être programmé pour être exécuté tous les jours.

Si vous êtes un client d’inLibro, incluant un service de soutien annuel ou une banque d’heure, contactez-nous via Camelot pour faire une demande d’activation de ce script.

Modification du message

Si la préférence AutoRenewalNotices est activée, un message peut être envoyé aux usagers pour les avertir que leurs prêts ont été renouvelés (ou non).

Le contenu par défaut de ces avis se retrouve dans Outils > Notifications et tickets. Vérifiez les lettres AUTO_RENEWALS et AUTO_RENEWALS_DGST.

À noter:

• ces lettres seront seulement envoyées si l’option «Renouvellement automatique» est cochée dans les préférences de messageries du dossier de l’usager.

• l’usager peut choisir de recevoir une version abrégée en cochant l’option « résumé » dans ses préférences de messagerie. Koha enverra alors la lettre AUTO_RENEWALS_DGST avec ce choix.

Au besoin, vous pouvez personnaliser ces avis.

1. Aller dans Outils > Notifications & Tickets
2. Chercher l’avis appelé AUTO_RENEWALS ou AUTO_RENEWALS_DGST
3. Cliquer sur « Modifier »
4. Modifier le message dans l’onglet « Courriel »
5. Cliquer sur « Enregistrer »

Bonjour [% borrower.firstname %] [% borrower.surname %],
[% IF checkout.auto_renew_error %]
Le prêt de [% biblio.title %] n'a pas été renouvelé pour la raison suivante :
[% IF checkout.auto_renew_error == 'too_many' %]
Vous avez atteint le nombre maximal de prêts.
[% ELSIF checkout.auto_renew_error == 'on_reserve' %]
Le document est réservé pour un autre usager.
[% ELSIF checkout.auto_renew_error == 'restriction' %]
Votre compte est présentement suspendu.
[% ELSIF checkout.auto_renew_error == 'overdue' %]
Vous avez des documents en retard.
[% ELSIF checkout.auto_renew_error == 'auto_too_late' %]
Il est trop tard pour renouveler ce prêt.
[% ELSIF checkout.auto_renew_error == 'auto_too_much_oweing' %]
Votre solde d'amendes impayées est trop élevé.
[% ELSIF checkout.auto_renew_error == 'too_unseen' %]
Ce prêt doit être renouvelé à la bibliothèque.
[% END %]
[% ELSE %]
Le prêt de [% biblio.title %] a été renouvelé et la nouvelle date d'échéance est le [% checkout.date_due | $KohaDates as_due_date => 1 %].
[% END %]

---------

Bonjour [% borrower.firstname %] [% borrower.surname %],
[% IF error %]
[% error %] prêts n'ont pas été renouvelés.
[% END %]
[% IF success %]
[% success %] prêts ont été renouvelés.
[% END %]
[% FOREACH checkout IN checkouts %]
[% checkout.item.biblio.title %] : [% checkout.item.barcode %]
[% IF !checkout.auto_renew_error %]
a été renouvelé jusqu'au [% checkout.date_due | $KohaDates as_due_date => 1%]
[% ELSIF checkout.auto_renew_error == 'too_many' %]
Vous avez atteint le nombre maximal de prêts.
[% ELSIF checkout.auto_renew_error == 'on_reserve' %]
Le document est réservé pour un autre usager.
[% ELSIF checkout.auto_renew_error == 'restriction' %]
Votre compte est présentement suspendu.
[% ELSIF checkout.auto_renew_error == 'overdue' %]
Vous avez des documents en retard.
[% ELSIF checkout.auto_renew_error == 'auto_too_late' %]
Il est trop tard pour renouveler ce prêt.
[% ELSIF checkout.auto_renew_error == 'auto_too_much_oweing' %]
Votre solde d'amendes impayées est trop élevé.
[% ELSIF checkout.auto_renew_error == 'too_unseen' %]
Ce prêt doit être renouvelé à la bibliothèque.
[% END %]
[% END %]

Voir aussi

• Cas d’exception : prêt (unique) avec option de renouvellement automatique
• Règles de circulation
• Option « Permettre le renouvellement automatique des prêts »

Ressources de la communauté Koha

• Setting Up Auto Renewals with New Features (anglais)
• Monday Minutes: Auto Renewal Messaging Preferences (anglais)