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Koha possède un outil d’inventaire permettant de vérifier le contenu de vos collections. Cet outil possède 2 modes de vérification:

  • Fichier codes-barres
  • Liste de documents (par localisation étagère, intervalle de codes-barres et/ou par statut)

Cet article explore le deuxième mode, soit celui par liste de documents.

Ce mode de vérification offre beaucoup de flexibilité. Il permet de générer des listes de documents à vérifier selon différents critères (ex. par localisation sur étagère, par cote, par statut). Ainsi, vous pouvez vérifier section par section en suivant votre rythme.

Contenu:

Formulaire d’inventaire

Option 1: Exporter vers le fichier CSV – liste à imprimer
Option 2: Vérification par l’interface professionnelle
Option 3: Combinaison de vérification (par fichier CSV et interface professionnelle)

Attention!

Il est recommandé de procéder à un inventaire lorsque votre institution est fermée. En effet, si des usagers ont accès aux documents, ils pourraient les déplacer rendant la vérification de vos listes beaucoup plus difficile.

Si vous ne pouvez fermer votre institution assez longtemps pour procéder à un inventaire complet, l’outil de Koha vous permet de faire votre inventaire petit à petit en divisant par petites sections (ex. vérifier 1 ou 2 étagères à la fois avant l’ouverture).

Formulaire d’inventaire

formulaire d'inventaire

section «Utilisez un fichier codes-barres» du formulaire d'inventaire

1 Aller dans Outils > Inventaire/Récolement

La section «Utilisez un fichier de codes-barres» est utilisé pour le mode d’inventaire par fichier codes-barres; sautez à la section suivante.

2. Dans la section « Filtres de localisation d’exemplaire », choisir les critères d’exemplaires de la section à vérifier:

Attention!

Il est possible de laisser ces champs vides, mais Koha prendra beaucoup plus de temps à générer la liste d’inventaire. Ce processus de création peut prendre plusieurs minutes. Plus la requête dénombre d’exemplaires, plus le temps sera long.

Évitez les requêtes (sans choix de critère) durant les heures de pointes de votre bibliothèque.

section «Filtres de localisations d'exemplaire» du formulaire d'inventaire
  • Localisation (optionnel):
    • Site permanent: bibliothèque propriétaire/ rattachement du document
    • Site actuel: bibliothèque dépositaire, où se trouve le document présentement

  • Bibliothèque : choisir la succursale ciblée

  • La localisation sur l’étagère (item.location) est (optionnel): choisir la localisation sur les rayons (ex. Adulte – BD, enfant DVD, etc.)
  • Cote de l’exemplaire entre … et… (optionnel) : ajouter un intervalle de cotes pour limiter les exemplaires (ex. 631.00 à 639.99)

3. Dans la section «Filtres optionnels pour la liste d’inventaire ou la comparaison des codes-barres»

section «Filtres optionnels ... » du formulaire d'inventaire

cocher un ou plusieurs critères supplémentaires:

  • Statuts de l’exemplaire (optionnel):
    • items.notforloan : statut «Exclus du prêt» (ex. En traitement seulement)
    • items.itemlost : statut «Perdu»
    • items.itemwithdrawn : statut «Élagué»
    • items.damaged : statut « Endommagé »

section «Date du dernier inventaire» du formulaire de l'outil inventaire
  • Date d’inventaire : spécifier la date à laquelle le dernier inventaire a eu lieu

Cette date d’inventaire permettra d’éliminer les exemplaires vu récemment.

  • Passer les documents en prêt : si cette case est cochée, Koha éliminera les documents avec statut «Prêté» de la liste.

  • Exporter vers le fichier CSV :
    • si cette case est cochée : un fichier CSV sera créé avec tous les exemplaires correspondant aux critères demandés.
    • si cette case n’est pas cochée : Koha créera la liste à vérifier dans l’interface professionnelle (sans mode d’impression)

Info

L’option fichier CSV permet d’imprimer la liste de documents et faire la vérification de rayons sans appareil portable.

Info

L’option sans fichier CSV (case NON-cochée) affiche à l’écran la liste. Elle permet de mettre à jour l’inventaire en temps réel et de cocher chaque exemplaire retrouvé.

4. Lorsque tous les critères sont choisis, cliquer sur « Valider»

Attention!

Koha procédera a la création de la liste de documents. Le processus peut prendre plusieurs minutes.

Option 1: Exporter vers le fichier CSV – liste à imprimer

Cliquer pour consulter cette méthode

Si vous avez coché la case « Exporter vers le fichier CSV », un logiciel tableur (Excel, LibreOffice) s’ouvrira comme suit:

fichier de la liste d'inventaire

Le fichier comprend:

  • Titre (245 $a)
  • Auteur (100 $a)
  • Code-barres (p)
  • Numéro de l’exemplaire (interne) : numéro unique généré par Koha
  • Bibliothèque permanente (a) : code de la bibliothèque propriétaire
  • Localisation (c) : localisation ou emplacement sur les rayons
  • Cote (o) Exclu du prêt (7) : statut du document
  • Statut perdu (1) : code de la valeur du statut perdu (1 = perdu)
  • Statut endommagé (4) : code de la valeur (0 = pas de valeur, 1 = endommagé)
  • Statut retiré (0) : code du statut « Élagage » (0 = pas de valeur, 1 = élagage)
  • Numéro d’inventaire (i)

Info

À noter: Un zéro 0: signifie qu’il n’y a pas de statut

Il ne reste qu’à imprimer la liste et procéder à la vérification sur les étagères.

Attention!

Cette méthode de vérification par fichier à imprimer n’effectue pas la mise à jour du champ «Vu en dernier» de l’exemplaire.

Pour effectuer la mise à jour de ce champ, il faut alors combiner cette méthode avec la vérification par interface professionnelle (voir l’option 3 mentionnée ci-dessous).

Option 2: Vérification par l’interface professionnelle

Cliquer pour consulter cette méthode

  1. Si vous n’avez PAS coché la case « Exporter vers le fichier CSV », la liste apparaîtra à l’écran comme celle-ci :

liste de documents à vérifier

Vérification

  1. Chercher un exemplaire et cocher la case « Vu » lorsqu’il est vérifié.
  2. Enregistrer vos vérifications en cliquant sur un des trois boutons :
  • Marquer vu, et quitter : Koha mettra à jour la date « Vu en dernier » de chaque exemplaire coché et quittera la liste d’inventaire
  • Marquer vu, et continuer : Koha mettra à jour la date « Vu en dernier » de chaque exemplaire coché et passera à la page suivante
  • Continuer sans marquer : passer à la page suivante

Info

Difficulté à trouver un exemplaire à l’écran, utilisez la boîte de recherche au haut du tableau et y inscrire le code-barre de l’exemplaire.

boîte de recherche au haut du tableau d'inventaire

Option 3: Combinaison de vérification (par fichier CSV et interface professionnelle)

Cliquer pour consulter cette méthode

Il est possible de faire la combinaison les 2 options précédentes afin de mettre à jour le champ «Vu en dernier» de chaque exemplaire.

  1. Créer le fichier CSV
  2. Imprimer la liste
  3. Faire la vérification rayon
  4. Retourner dans l’outil Inventaire de Koha
  5. Choisir les mêmes critères que le fichier CSV
  6. Mettre à jour l’inventaire en cochant la case «Vu» de chaque exemplaire retrouvé
  7. Enregistrer la progression de vérification

Avec cette combinaison de méthode, le champ «Vu en dernier» de chaque exemplaire sera mis à jour...

Pour plus d’information, consultez le Manuel d’utilisation Koha: Inventaire/Récolement

Voir aussi

Faire un inventaire avec un fichier de codes-barres

Last Updated On avril 14, 2021