Faire un inventaire avec un fichier de codes-barres

Mar 19, 2020 | Circulation

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Un outil dans Koha permet de faire facilement l’inventaire des collections. Cet outil a deux modes de fonctionnement.

  1. Par fichier codes-barres (fichier texte et importation dans le système)
  2. Par liste de documents (émise par Koha selon certains critères)

Cet article explore le premier mode de fonctionnement, par fichier de codes-barres. Si vous préférez la deuxième optionhttps://inlibro.com/wp-admin/about.phphttps://inlibro.com/wp-admin/about.php, lisez plutôt l’article Faire un inventaire avec une liste de documents.

Info

Le mode de vérification par fichier codes-barres nécessite l’utilisation d’un lecteur de codes-barres.

Ce mode offre une grande flexibilité. Il vous permet de vérifier section par section (par exemple, de 641 à 646) ou simplement quelques étagères à la fois. Le lecteur permet de lire les codes-barres et de les ajouter à un fichier texte. Une fois la vérification de la section terminée, il restera à importer le fichier dans Koha. Durant cette mise à jour d’inventaire, Koha ajoutera la date du jour dans le champ «Vu en dernier» de tous les exemplaires vérifiés.

Attention

Il est recommandé de procéder à un inventaire lorsque la bibliothèque est fermée au public, afin de limiter les risques de déplacement de documents par les usagers.

Si vous ne pouvez pas fermer votre établissement assez longtemps pour procéder à un inventaire complet, optez plutôt pour des vérifications par sections. L’outil d’inventaire de Koha vous permet de vérifier par petites sections, par exemple, en scannant une ou deux étagères à la fois avant l’ouverture ou après la fermeture.

Étapes

  1. Créer le fichier en scannant les codes-barres
  2. Téléverser le fichier de codes-barres dans l’outil d’inventaire
  3. Vérifier les messages de vérification d’inventaire

Créer le fichier de codes-barres

Sur un ordinateur muni d’un lecteur de codes-barres,

  1. Ouvrir un fichier texte avec un Éditeur texte de base (par exemple, Notepad, gedit, ou autres)
  2. Sauvegarder le fichier en format (.txt)
  3. À l’aide du lecteur de codes-barres, scanner les codes-barres de chaque document dans le fichier texte

Attention

La plupart des lecteurs de codes-barres changent de ligne après chaque code-barre. Si le vôtre ne fonctionne pas ainsi, assurez-vous d’appuyer sur la touche «Entrée» après chaque code-barre.

Votre fichier doit contenir un code-barre par ligne.

Note

N’oubliez pas de sauvegarder fréquemment votre document!

Attention

Les fichiers volumineux de plus de 1000 codes-barres peuvent causer des problèmes d’importation et ralentir votre système Koha.

Si votre fichier contient plus de 1000 documents, séparez le en plusieurs fichiers.

Téléverser le fichier de codes-barres dans l’outil d’inventaire

Lorsque vous avez terminé de scanner tous les codes-barres, il suffit de téléverser le fichier dans l’outil d’inventaire.

  1. Aller dans Catalogage > Rapports > Inventaire
Vue de l'entête du formulaire d'inventaire
  1. Dans la section « Utiliser un fichier de codes-barres », cliquer sur « Parcourir » (ou Browse) et choisir le fichier créé précédemment
  2. Remplir la section « Paramètres »
vue de la section "paramètres" du formulaire d'inventaire
  • Fixer la date d’inventaire à : la date du jour devrait déjà être dans le champ
    • si vous préférez inscrire une date différente pour tous les exemplaires, la choisir ici.
  • Comparer la liste de codes-barres aux résultats : cocher
  • Ne pas retourner les exemplaires scannés pendant l’inventaire :
    • Si la case est cochée : les documents inclus dans le fichier de codes-barres dont le statut est «Prêtés» ne seront pas retournés.
      • Koha vous avertira avec un message «Toujours en prêt» dans le tableau de vérification de l’inventaire.
    • Si la case n’est pas cochée : Koha prendra l’initiative de retournés les documents puisqu’ils ont été trouvés sur les étagères.
  • Vérifier la liste des codes-barres pour les exemplaires mal classés :
    • Si la case est cochée : Koha vérifiera aussi les cotes afin de s’assurer que les documents sont classés dans le bon ordre.
      • Koha vous avertira avec un message «Trouvé au mauvais endroit» dans le tableau de vérification de l’inventaire.

Définir les filtres de localisation d’exemplaires

Cette section permet de définir ce que vous avez vérifié dans la bibliothèque, c’est-à-dire ce que le fichier est supposé contenir.

  1. Remplir la section « Filtres de localisation d’exemplaire »
  • Localisation : choisir si la bibliothèque (du champ suivant) est la bibliothèque propriétaire ou actuelle (aka dépositaire) de l’exemplaire
  • Bibliothèque : choisir la bibliothèque dont vous avez scanné les exemplaires

Ajouter d’autres filtres aux besoins:

  • (optionnel) La localisation sur l’étagère (items.location) est : choisir la localisation ou l’emplacement sur les rayons des exemplaires scannés
  • (optionnel) Code de collection : choisir le code de collection des exemplaires scannés
  • (optionnel) Cote de l’exemplaire entre … et… : ajouter un intervalle de cotes (par exemple, 631 à 639.9)
  • (optionnel) Système de classification des cotes : indiquer quel schéma de classification utilisé pour les cotes utilisées dans le champ précédent

Définir les filtres optionnels

Cette section permet d’ajouter des critères supplémentaire pour préciser encore plus le contenu du fichier de codes-barres.

  1. Remplir la section « Filtres optionnels pour la liste d’inventaire ou la comparaison des codes-barres »
  • Statut de l’exemplaire : cocher les statuts à inclure dans la comparaison
    • items.notforloan / statut «Exclu du prêt», choisir au minimum « Disponible »
    • items.itemlost : statut «Perdu»
    • items.withdrawn : statut «Élagué»
    • items.damaged : statut «Endommagé»
  • Date du dernier inventaire : pas pour ce cas, c’est utilisé pour le mode de liste de document
  • Ignorer les exemplaires prêtés :
    • Si la case est cochée : les documents prêtés ne seront pas considérés dans l’inventaire
Info

Koha assume que les exemplaires contenus dans le fichier snt normalement un statut disponible. Si un exemplaire est détecté comme étant «Prêté», un message «Toujours en prêt» sera affiché dans le tableau de vérification d’inventaire.

  • Passer les réservations en attente de retrait :
    • Si la case est cochée : les documents qui sont en attente de retrait ne seront pas considérés dans l’inventaire
  • Type de document : cocher les types de documents à inclure dans la comparaison
  1. Cliquer sur « Valider »
Attention

Koha procédera alors à la vérification, le processus peut prendre plusieurs minutes.

Si tout s’est bien complété, Koha affichera un message de confirmation au haut de l’écran sans mentionné d’exemplaire problématique.

Vérifier les messages de vérification d’inventaire

Durant la vérification, Koha changera la date du champ « Vu en dernier » pour la date du jour pour tous les exemplaires cités dans le fichier.

Une fois la vérification de l’inventaire terminée, Koha peut vous signaler certaines problématiques à vérifier (ex. «Toujours en prêt» et «Trouvé au mauvais endroit» ).

Consultez la page Messages de vérification d’inventaire pour plus d’information.

Voir aussi

Ressources de la communauté Koha

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