Faire un inventaire avec un fichier de codes-barres
Un outil dans Koha permet de faire facilement l’inventaire des collections. Cet outil a deux modes de fonctionnement.
- Fichier de codes-barres : scanner les codes-barres dans un fichier texte et l’importer dans le système pour faire la comparaison.
- Liste de documents : sortir une liste de tous les documents d’une section (vérification manuelle).
Cet article explore le premier mode de fonctionnement, par fichier de codes-barres. Pour le deuxième mode de fonctionnement, lisez plutôt l’article Faire un inventaire avec une liste de documents.
ce mode de vérification par fichier codes-barres nécessite l’utilisation d’un lecteur codes-barres.
Ce mode offre beaucoup de flexibilité, il vous permet de vérifier section par section (ex. 631.00 à 636.99) en suivant votre rythme. Simple à exécuter, vous n’avez qu’à enregistrer les codes-barres des documents vérifiés dans un fichier texte.
Lorsque la période de vérification est terminée, il faut alors importer les fichiers de codes-barres dans Koha pour faire la mise à jour de l’inventaire. Il est ainsi facile d’ajouter au fur et à mesure ce que vous venez de vérifier dans Koha.
Il est recommandé de procéder à un inventaire lorsque votre institution est fermée. En effet, si des usagers ont accès aux documents, ils pourraient les déplacer rendant la vérification de vos listes beaucoup plus difficile.
Si vous ne pouvez fermer votre institution assez longtemps pour procéder à un inventaire complet, l’outil de Koha vous permet de faire votre inventaire par petites sections (ex. vérifier 1 ou 2 étagères à la fois avant l’ouverture).
Étapes:
Création du fichier
Téléverser le fichier dans codes-barres
Filtres de localisation d’exemplaires
Filtres optionnels
Messages de vérification d’inventaire
Création du fichier
Sur un ordinateur muni d’un lecteur de codes-barres,
1 Ouvrir un fichier texte avec un Éditeur texte de base (ex. Notepad, gedit, autres)
2. Sauvegarder le fichier en format (.txt)
3. À l’aide du lecteur de codes-barres, scanner les codes-barres de chaque document dans le fichier texte
La plupart des lecteurs de codes-barres change de ligne après chaque code-barre. Si le vôtre ne fonctionne pas ainsi, assurez-vous d’appuyer sur la touche «Entrée» après chaque code-barre.
Votre fichier doit contenir –> 1 code-barre par ligne.
N’oubliez pas de sauvegarder fréquemment votre document!
Les fichiers volumineux de plus de 1000 codes-barres peuvent causer des problèmes d’importation et ralentir votre système Koha.
Si votre fichier contient plus de 1000 documents, séparez le en plusieurs fichiers.
Lorsque le fichier est prêt à être téléversé à Koha, aller dans Outils > Inventaire/ Récolement
Téléverser le fichier dans codes-barres
4. Aller dans Outils > Inventaire/Récolement
5. Dans la section « Utiliser un fichier de codes-barres« , cliquer sur « Parcourir » (ou Browse) et choisir le fichier créé précédemment
La date du jour devrait s’ajouter automatiquement dans le champ «Fixer la date de l’inventaire à»
Choisir les options:
- La case « Comparer la liste de codes-barres aux résultats » devrait être cochée
- « Ne pas passer au retour des exemplaires scannés pendant l’inventaire« :
- Si la case est cochée: les documents inclus dans le fichier de codes-barres dont le statut est «Prêtés» ne seront pas retournés.
- Si la case n’est pas cochée: Koha prendra l’initiative de retournés les documents puisqu’ils ont été trouvés sur les étagères.
- «Consultez la liste des codes-barres pour les exemplaires mal classés»
- Si la case est cochée: Koha vérifiera aussi les cotes pour s’assurer que les documents sont classés selon le bon ordre.
Lorsque cochée, l’option « Ne pas passer au retour… » permet tout de même d’identifier les exemplaires «Prêté.» Koha vous avertira avec un message «Toujours en prêt» dans le tableau de vérification de l’inventaire.
Lorsque cochée, l’option « … Exemplaire mal classés » permet de détecter si un document est mal classé. Koha vous avertira avec un message «Trouvé au mauvais endroit» dans le tableau de vérification de l’inventaire
Filtres de localisation d’exemplaires
6. Dans la section « Filtres de localisation d’exemplaire », choisir les critères d’exemplaires:
Dans cette section, inscrire ce que vous avez vérifié dans la bibliothèque (selon le contenu du fichier).
- Localisation: (pas nécessaire)
- Site permanent: bibliothèque propriétaire/ rattachement du document
- Site actuel: bibliothèque dépositaire, où se retrouve le document présentement
- Bibliothèque : choisir la succursale dont vous avez vérifiée
- La localisation sur l’étagère (item.location) est : choisir la localisation de rayons (ex. Adulte – BD, enfant DVD, etc.)
- Cote de l’exemplaire entre … et… : ajouter un intervalle de cotes (ex. 631.00 à 639.99)
Filtres optionnels
Dans la section «Filtres optionnels pour la liste d’inventaire ou la comparaison des codes-barres»
Ajouter des critères supplémentaires (au besoin), cocher ce dont vous avez vérifié
- Statuts de l’exemplaire
- items.notforloan : statut «Exclus du prêt» (ex. Disponible seulement)
- items.itemlost : statut «Perdu»
- items.itemwithdrawn : statut «Élagué»
- items.damaged : statut «Endommagé»
- Date d’inventaire : utilisé pour le mode de liste de document
- Passer les documents en prêt : laissez la case cocher lorsqu’elle est ajouté automatiquement.
Koha assume que les exemplaires contenus dans le fichier ont normalement un statut disponible. Si un exemplaire est détecté comme étant «Prêté», un message «Toujours en prêt» sera affiché dans le tableau de vérification d’inventaire.
- Exporter vers le fichier CSV : utilisé pour le mode d’inventaire par liste de document
7. Lorsque tous les critères sont choisis, cliquer sur « Valider»
Koha procédera alors à la vérification, le processus peut prendre plusieurs minutes.
Lorsque la vérification de tous les exemplaires cités dans le fichier est complétée, Koha changera la date du champ « Vu en dernier » pour la date du jour.
Messages de vérification d’inventaire
Une fois la vérification de l’inventaire terminée, Koha peut vous signaler quelques problématiques à vérifier (ex. «Toujours en prêt» et «Trouvé au mauvais endroit» ).
Consultez la page Messages de vérification d’inventaire pour plus d’information
Pour plus d’information, consultez le Manuel d’utilisation Koha: Inventaire/Récolement