Déclarer les documents non-inventoriés comme perdus

Si vous utilisez l’outil d’inventaire de Koha (soit par fichier de codes-barres ou par liste de documents), la date « Vu en dernier » des exemplaires inventoriés sera changée pour la date de l’inventaire.

Obtenir la liste des documents non-inventoriés

Ce rapport donne la liste de tous les exemplaires (numéros internes ou itemnumber) qui n’ont pas été « vus en dernier » depuis une date.

1. Aller dans Bilans et statistiques > Créer à partir de SQL
2. Donner un nom au rapport
3. Au besoin, le classer dans un groupe/sous-groupe
4. Dans la boîte SQL, coller le code suivant

SELECT 
    itemnumber
FROM items
WHERE datelastseen < <<Vu en dernier avant le |date>>
    AND homebranch=<<Bibliothèque |branches>>

5. Cliquer sur « Sauvegarder le rapport »
6. Cliquer sur « Exécuter le rapport »
7. Entrer la date limite « vu en dernier » (par exemple, il y a un an)
8. Choisir la bibliothèque à laquelle s’applique la requête
9. Cliquer sur « Exécuter le rapport »
10. Cliquer sur « Télécharger » et choisir une des options de téléchargement

11. Enregistrer le document sur l’ordinateur

Modifier le lot d’exemplaires

Attention : l’outil de modification d’exemplaires ne peut modifier que 1000 documents à la fois par défaut. Vous pouvez changer cette limite avec la préférence système MaxItemsToProcessForBatchMod. Toutefois, si la limite est très élevée, il est possible que l’opération échoue. Si vous avez plus de 1000 documents à modifier, il est recommandé de séparer votre fichier en plusieurs lots de moins de 1000 documents.

Il est recommandé de faire une copie de sauvegarde de votre base de données ou de vos notices et exemplaires seulement avant de faire une modification en lot.

1. Aller dans Outils > Modification d’exemplaires par lots
2. Cocher « Fichier de numéros d’exemplaires »
3. Cliquer sur « Parcourir » (ou Browse) et choisir le fichier enregistré précédemment
4. Cliquer sur « Continuer »
5. Dans le formulaire en bas de la page, changer le statut « Perdu » pour le statut de votre choix
6. Cliquer sur « Enregistrer »

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Voir aussi

• Rapport : Obtenir la liste des documents non-inventoriés
• Modification d’exemplaires en lot (par recherche exemplaire)
• Modification d’exemplaires en lot (importation de fichier)
• Faire un inventaire avec un fichier de codes-barres
• Faire un inventaire par liste de documents
• Faire une sauvegarde (backup) de la base de données
• Faire une sauvegarde (backup) des notices et exemplaires

Ressources de la communauté Koha

• Koha manual: Batch item modification (anglais)
• Manuel Koha : Modification d’exemplaires par lots (français)