Modifier en lot la date d’expiration d’abonnement selon la catégorie et de la date d’expiration des dossiers (rapport SQL)

Juin 2, 2026 | Bilans et statistiques, Koha, Utilisateurs

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Si vous avez souhaitez modifier la date d’expiration d’une catégorie d’utilisateur en particulier, par exemple en début d’année scolaire, vous pouvez changer en lot des dates d’échéance des abonnements de ces abonnés.

Voici comment modifier rapidement ces dossiers à l’aide d’un rapport SQL.

Repérer les utilisateurs à modifier

  1. Aller dans Bilans et statistiques > Créer à partir de SQL
  2. Donner un nom au rapport
  3. Classer le rapport dans un groupe/sous-groupe au besoin
  4. Copier le code rapport SQL suivant:

SELECT
   borrowernumber,
   cardnumber,
   categorycode AS "catégorie",
   surname AS "Nom",
   firstname AS "Prénom",
   dateenrolled AS "Date d'abonnement",
   date_renewed AS "Date de renouvellement d'abonnement",
   dateexpiry AS "Date d'expiration d'abonnement",
   updated_on AS "dernière modification dossier",
   gonenoaddress AS "partie /sans adresse",
   lost AS "carte perdue",
   debarred AS "restriction au dossier",
   lastseen AS "dernière activité du dossier"
FROM
   borrowers
WHERE
   categorycode=<<categorie d'utilisateur|categorycode>>
   AND DATE(dateexpiry) BETWEEN <<date d'expiration entre (aaaa-mm-jj)|date>> AND <<jusqu'au ...|date>>
ORDER BY DATE(dateexpiry), surname, firstname ASC

  1. Coller le code dans la boîte de saisi SQL
vue de la boîte de saisie SQL

  1. Cliquer sur « Sauvegarder le rapport »
  2. Cliquer sur « Exécuter le rapport »
  3. Dans les options:
    • Choisir la catégorie d’utilisateur (ex. Enfant)
    • Entrer la plage de dates d’expiration (ex. 2025-06-01 au 2026-06-02)
  1. Cliquer sur « Exécuter le rapport »
  2. Vérifier les résultats

Notes:
Les informations des colonnes « partie /sans adresse« , « carte perdue » et « restriction au dossier » vous indiqueront si le dossier a des litiges, ce qui vous permettra de décider de renouveler ou non le dossier.

Astuce: prendre en note ces dossiers pour les exclure des modifications.

  1. (important) Enregistrer une copie des résultats du rapport en cliquant sur le bouton « Télécharger » et choisir l’option « texte séparé par une virgule »

Cette copie des données d’utilisateurs servira de copie de sauvegarde en cas de problème. Elle vous permettra de retracer quels dossiers ont été modifiés.

vue du bouton "ligne par page" et des choix du nombre de résultats à afficher.

Modifier en lot les dossiers d’usagers

Toujours dans les résultats du rapport…

  1. Augmenter au besoin le nombre de résultats par page avec le paramètre « Ligne par page = X » (1000 maximum)

Lorsqu’il est temps de modifier les dossiers…

  1. Cliquer sur le bouton « Opération en lot avec X notices visibles » et choisir l’option « Modification d’utilisateur en lot »
vue du bouton "opération en lot" et de l'option "modification d'utilisateurs en lot, situé au haut gauche des résultats du rapport SQL.
vue des cases à décocher de la première colonne de gauche dans la liste d'utilisateurs du formulaire de modification

  1. Vérifier la liste des utilisateurs
    • décocher au besoin les dossiers qui n’ont pas besoin de modifications
      (ex. dossiers avec litiges)

  1. Aller au bas du formulaire…
  2. Entrer la nouvelle date d’expiration (ex. 2027-06-01)
  3. dans le champ « message:
    • ajouter un texte unique décrivant la raison des modifications (ex. modification manuelle – 2026)
    • dans le menu déroulant, choisir l’option « note interne »

      Astuce: cette note permettra de laisser une trace de vos modifications manuelles et de retracer ces dossiers en cas de problème.
vue des champs "date d'expiration" et message

  1. Cliquer sur « Enregistrer »

Note : l’opération peut prendre quelques moments.

  1. Refaire les étapes 1 à 7 modifier en lot pour les pages supplémentaires de résultats du rapport

Sources d’erreurs

Si votre Koha donne des erreurs après la modification, voici une piste de solution:

Date d’expiration / échéance

Vérifier la date d’expiration / échéance que vous avez choisie dans le formulaire de modification, car il se peut que celle-ci n’existe pas encore dans votre calendrier Koha (Outils > Calendrier ).

Solution

  1. Consulter votre calendrier Koha
  2. Trouver la dernière date du calendrier Koha
  3. Choisir une date d’expiration qui est inclue dans votre calendrier Koha
  4. Modifier vos dossiers utilisateurs

Voir aussi

Ressources de la communauté Koha

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