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Avant de commencer à utiliser le module d’acquisitions, il faut créer un budget dans le module d’acquisitions.

Budgets et postes budgétaires

Koha distingue budget et poste budgétaire.

  • Budget : enveloppe globale, généralement le budget total des acquisitions de l’année (par exemple, Budget 2023)
  • Poste budgétaire : une ligne budgétaire, dépendante d’un budget, sur laquelle les montants sont dépensés (par exemple, Documents imprimés jeunesse)
  1. Aller dans Administration > Budgets
  2. Cliquer sur « Ajouter un budget »
  3. Remplir le formulaire
Formulaire d'ajout d'un budget
  • Date de début : début de la période budgétaire
  • Date de fin : fin de la période budgétaire
  • Description : nom du budget qui sera affiché dans le module d’acquisition
  • Montant total : montant pour le budget
Attention

Pour le montant, entrer seulement les chiffres et le point pour la décimale, aucun symbole.

  • Activer le budget : cocher pour utiliser ce budget dans le module d’acquisition (ne pas cocher pour les budgets futurs, par exemple)
  • Verrouiller le budget : cocher pour bloquer l’ajout de postes budgétaires (ne pas cocher pour un nouveau budget)
  1. Cliquer sur « Enregistrer »

Il faut ensuite ajouter des postes budgétaires pour pouvoir utiliser le budget dans le module d’acquisitions.

  1. À partir de la liste des budgets, cliquer sur le bouton « Actions » et choisir « Ajouter un poste budgétaire »
Liste des budgets, qui contient un budget, le bouton Actions à droite est ouvert et le curseur de la souris est sur l'option Ajouter un poste budgétaire
  1. Remplir le formulaire
Formulaire d'ajout de poste budgétaire
  • Code du poste budgétaire : code unique pour le poste budgétaire
  • Nom du poste budgétaire : nom du poste budgétaire qui sera affiché dans le module d’acquisitions au moment de la commande
  • Montant : montant du poste budgétaire
Attention

Pour le montant, entrer seulement les chiffres et le point pour la décimale, aucun symbole.

  • Alerte à (%) : pourcentage dépensé à partir duquel Koha affichera un avertissement au moment de la commande
Avertissement dans Koha Attention! Vous allez dépasser 80.00% du poste budgétaire. Voulez-vous confirmer cette commande. Les options sont Oui, confirmer et Non, ne pas confirmer.
  • Alerte à (montant) : montant dépensé à partir duquel Koha affichera un avertissement au moment de la commande
Note

Il est possible de remplir les deux champs précédents (% et montant), un seul des deux, ou aucun pour n’avoir aucune alerte.

  • Propriétaire : il est possible de désigner un propriétaire pour ce poste budgétaire, à titre indicatif ou pour limiter l’accès avec le champ « Restreindre l’accès à » ci-dessous.
Note

L’utilisateur doit avoir les permissions superbibliothécaire, acquisitions ou à tout le moins budget_modify.

  • Utilisateurs : il est possible de désigner des utilisateurs de ce poste budgétaire, à titre indicatif ou pour limiter l’accès avec le champ « Restreindre l’accès à » ci-dessous.
Note

L’utilisateur doit avoir les permissions superbibliothécaire, acquisitions ou à tout le moins budget_modify.

  • Bibliothèque : il est possible d’assigner ce poste budgétaire à une bibliothèque, à titre indicatif ou pour limiter l’accès avec le champ « Restreindre l’accès à » ci-dessous.
  • Restreindre l’accès à : il est possible de limiter l’accès à ce poste budgétaire au propriétaire, utilisateurs ou à la bibliothèque.
Attention

Les utilisateurs ne doivent pas avoir la permission order_manage_all, qui permet d’utiliser les postes budgétaires, peu importe les restrictions.

  • Notes : notes à propos de ce poste budgétaire
  • Statistiques 1 et 2 : catégories de valeurs autorisées qui permettront d’avoir des statistiques et des catégories de planification plus précises
  1. Cliquer sur « Valider »

Note

Il est possible d’ajouter des sous-postes budgétaires à des postes budgétaires. Il est toutefois recommandé de ne dépenser que sur le poste budgétaire de plus bas niveau.


Voir aussi

Ressources de la communauté Koha

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