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L’année financière tire à sa fin, il est déjà temps de planifier le budget de l’an prochain. Avant de fermer le budget de l’année précédente, voici comment gérer le changement de budget (ex. quoi faire avec les commandes non reçues et les fonds non dépensés? doit-on rendre un budget inactif?)

Contenu:

Nouveau budget

La toute première étape consiste à ajouter le nouveau budget. Pour faciliter votre travail, Koha permet de dupliquer un budget précédent. Ainsi, le nouveau budget aura exactement les mêmes noms de postes budgétaires.

Attention!

La structure des postes budgétaires est très importante si vous désirez transférer automatiquement les commandes non reçues et/ ou fonds non dépensés dans le nouveau budget.

Dupliquer un budget

option «Dupliquer» du bouton action d'un budget

1 Aller dans Acquisition

2. Cliquer sur « Budget » (menu de gauche)

3. Sur la ligne du budget, cliquer sur « Action » et choisir « Dupliquer »

formulaire de duplication de budget

4. Remplir le formulaire



Note: Si votre budget augmente légèrement pour la nouvelle année, inscrire le pourcentage d’augmentation dans le paramètre «Augmentation».

Info

Si vous n’avez pas de commande non reçue, aller directement à l’étape « Rendre un budget inactif »

Commandes non reçues

Il existe 2 options de gestion de commandes non reçues:

  1. conserver le budget de l’an dernier « actif »
  2. transférer les commandes dans le nouveau budget

Option 1 – Conserver un budget actif

Koha permet de conserver un budget actif d’une année antérieure même si celui-ci est expiré. Ce paramètre laisse la possibilité de facturer des commandes dans un budget d’une année passée. Si vous avez encore des commandes non reçues, le paramètre actif permettra de les facturer dans un budget expiré.

À noter: le budget de votre année en cours ne sera pas affecté par les commandes des budgets passés.

Info

Koha permet d’avoir plusieurs budget «Actifs».

Attention!

Après la réception de toutes les commandes non reçues, rendre le budget de l’année précédente «Inactif». Cette étape bloquera le budget et évitera les futures transactions.

(voir la section Rendre un budget inactif ci-dessous)

Option 2 – Transfert des commandes non reçues dans le nouveau budget

Si vous préférez garder qu’un seul budget « Actif », vous pouvez transférer les commandes non reçues et postes budgétaires non dépensés dans le nouveau budget. Commencez par fermer le budget de l’année précédente pour permettre ces transferts.

Fermer un budget

La fermeture d’un budget est seulement nécessaire si vous désirez transférer les commandes non reçues dans le nouveau budget.

Attention!

Avant de fermer un budget, commencer par ajouter le nouveau budget pour la future année. De plus, assurez-vous que les noms de postes budgétaires du nouveau budget sont identiques à ceux de l’année précédente.

Les noms de postes budgétaires sont particulièrement important si vous souhaitez transférer les commandes non reçues dans le nouveau budget.

Pour fermer un budget:

1 Aller dans Acquisition
2. Cliquer sur le bouton « Budget » (du menu de gauche)
3. Sur la ligne du budget, cliquer sur « Action » et choisir « Fermer »

option «Fermer» du bouton action d'un budget

4. Remplir le formulaire

Koha vous demandera le nom du budget dans lequel il doit déplacer les commande non reçues. Dans le menu déroulant, choisir le nom de votre « Nouveau budget ».

Cocher la case « Déplacer les montants des postes budgétaires restants », si vous désirez transférer les excédents des postes budgétaires dans le nouveau budget.

formulaire de transferts de commandes non reçues et de postes budgétaires non dépensés

5. Cliquer sur « Déplacer les commandes non réceptionnées » pour confirmer

6. Vérifier si les transferts sont bien effectués

Koha affichera des messages de confirmations des transferts. Lisez bien attentivement les statuts pour vous assurez que transferts sont bien complétés.

Attention!

La fermeture d’une budget ne rend pas automatiquement ce budget « inactif ».

Rendre un budget « inactif »

Attention!

Le paramètre inactif permet bloquer l’ajout de transaction dans ce budget pour conclure l’année financière.

1 Aller dans Acquisition

2. Cliquer sur « Budget » (menu de gauche)

3. Cliquer sur le nom du budget

4. Cliquer sur « Modifier »

5. Décocher la case « Marquer ce budget Actif »

6. Enregistrer

Voir aussi

Ajouter des champs personnalisés à un panier de commande
Ajuster une facture
Limiter le nombre de suggestions

Ressources de la communauté

Manuel Koha: Budget (français)
Koha Manual: Budget (anglais)

Last Updated On mai 19, 2021