L’année financière touche à sa fin et il est déjà temps de planifier le budget de l’année prochaine. Avant de clôturer le budget de l’année précédente, voici comment gérer les changements de budget, les commandes non reçues et les fonds non dépensés, ainsi que comment rendre un budget inactif.
Contenu:
Nouveau budget
La toute première étape consiste à ajouter le nouveau budget. Pour faciliter la tâche, Koha permet de dupliquer un budget précédent. Le nouveau budget aura ainsi exactement les mêmes noms de postes budgétaires.
La structure des noms de postes budgétaires est très importante.
Si vous souhaitez transférer automatiquement les commandes non reçues (et/ou fonds non dépensés) vers le nouveau budget, assurez-vous d’avoir des noms de postes budgétaires identiques.
Dupliquer un budget
- Aller dans « Acquisition »
- Cliquer sur « Budget », dans le menu de gauche de l’écran
- Sur la ligne du budget, cliquer sur « Action » et choisir « Dupliquer »
- Remplir le formulaire
- Date de début: inscrire la date de début du nouveau budget
- Date de fin: inscrire la date à laquelle le nouveau budget prendra fin
- Description: inscrire le nom du nouveau budget (ex. Budget 2027)
- Changer les montants par … %: inscrire un pourcentage d’augmentation
- Si votre budget augmente légèrement pour la nouvelle année, inscrire le pourcentage d’augmentation dans ce paramètre
- Rendre le budget original inactif (optionnel): cocher cette case au besoin si le nouveau budget est applicable immédiatement et que vous ne souhaitez plus utiliser l’ancien.
—> vous pouvez laisser cette case vide pour le moment et consulter la section « Commande non reçues ». - Remettre tous les postes budgétaires à zéro (optionnel): cocher cette case si vous souhaitez réinitialiser les dépenses dans les postes budgétaires
—> vous pouvez laisser cette case vide pour le moment et consulter la section « Commande non reçues ».
- Enregistrer
S’il n’y a plus de commandes non reçues, aller directement à l’étape « Rendre un budget inactif »
Commandes non reçues
Il existe 2 options de gestion de commandes non reçues:
- conserver le budget de l’an dernier « actif »
- transférer les commandes dans le nouveau budget
Option 1 – Conserver un budget actif
Koha permet de conserver un budget actif d’une année antérieure même si celui-ci est expiré. Ce paramètre permet de facturer des commandes dans un budget d’une année passée.
À noter: la réception d’une commande de budget antérieur n’affecte pas votre budget courant.
À noter: la réception d’une commande de budget antérieur n’affecte pas votre budget courant.
Koha permet de conserver plusieurs budgets « actifs ».
Après avoir réceptionné toutes les commandes non reçues, rendez le budget de l’année précédente «Inactif». Cette étape bloquera le budget et empêchera toute transaction future dans l’ancien budget.
voir la section Rendre un budget inactif ci-dessous)
Option 2 – transférer des commandes non reçues dans le nouveau budget
Si vous préférez garder qu’un seul budget « Actif », vous pouvez transférer les commandes non reçues et les postes budgétaires non dépensés dans le nouveau budget. Commencez par fermer le budget de l’année précédente pour permettre ces transferts.
voir la section Fermer un budget ci-dessous
Fermer un budget
La fermeture d’un budget n’est nécessaire que si vous souhaitez transférer les commandes non reçues dans le nouveau budget.
Avant de fermer un budget, commencez par ajouter le budget de l’année suivante. Assurez-vous également que les noms des postes budgétaires sont identiques à ceux de l’année précédente afin de pouvoir transférer les commandes et fonds correctement.
Pour fermer un budget:
- Aller dans Acquisition
- Cliquer sur le bouton « Budget » (du menu de gauche)
- Sur la ligne du budget, cliquer sur « Action » et choisir « Fermer »
- Remplir le formulaire
Koha vous demandera le nom du budget dans lequel il doit déplacer les commandes non reçues.
- Dans le menu déroulant, choisir le nom de votre « nouveau budget ».
- Cocher la case « Déplacer les montants des postes budgétaires restants« , si vous souhaitez transférer les excédents des postes budgétaires dans le nouveau budget.
- Cliquer sur « Déplacer les commandes non réceptionnées » pour confirmer
- Vérifier votre nouveau budget; est-ce que les transferts sont bien effectués?
Koha affichera des messages de confirmations des transferts. Lisez bien attentivement les statuts pour vous assurer que les transferts sont bien complétés.
La fermeture d’un budget ne le rend pas automatiquement ce budget « inactif ».
Consulter l’étape Rendre un budget « inactif »
Rendre un budget « inactif »
Lorsqu’un budget n’est plus utilisé, vous pouvez le rendre inactif afin d’éviter les erreurs de commande.
Le paramètre inactif permet de bloquer l’ajout de transactions dans ce budget, ce qui permettra de conclure l’année financière de ce budget.
- Aller dans Acquisition
- Cliquer sur « Budget », dans le menu de gauche de l’écran
- Cliquer sur le nom du budget
- Cliquer sur « Modifier », au haut du tableau et choisir l’option « Modifier le budget … [nom du budget] «
- Décocher la case « Activer le budget »
6. Enregistrer
Si plusieurs personnes ont accès aux budgets, sachez qu’il est possible de bloquer les modifications des montants afin d’éviter les erreurs. Pour l’utiliser, veuillez cocher l’option «Verrouiller ce budget» dans le formulaire de modification du budget. Les montants seront alors fixes.
voir l’article Verrouiller le budget
Voir aussi
Ajouter des champs personnalisés à un panier de commande
Ajuster une facture
Limiter le nombre de suggestions
Ressources de la communauté
Manuel Koha: Budget (français)
Koha Manual: Budget (anglais)