Si vous tentez d’ajouter un dossier similaire à un dossier existant (ex. avec un nom d’utilisateur et une date de naissance identiques), Koha vous fera apparaître cette alerte au haut de la page:
Dans cet encadré, Koha offre les options suivantes:
voir l’enregistrement existant: ce lien ouvrira une fenêtre avec les informations du dossier existant
C’est un doublon. Modifier le dossier existant: cette option renvoie directement dans l’ancien dossier.
Important: tout ce qui a été saisi sera effacé.
*pour éviter les pertes de données, consultez le plan de travail ci-dessous
Pas un doublon. Enregistrer en tant que nouveau dossier: cette option fera l’ajout du nouveau dossier
Suggestion de plan de travail
Avant d’ajouter un nouveau dossier dans Koha, faire une simple recherche utilisateur pour éviter les doublons.
S’il n’y a aucun résultat à ce nom —> créer le nouveau dossier.
Si Koha ajoute une alerte de doublon après une création de dossier
Vérifier si le dossier existant concorde avec la personne
Si votre réponse = NON et qu’il s’agit d’une différente personne:
cliquer sur «Pas un doublon…» et enregistrer le nouveau dossier
Si votre réponse = OUI et qu’il s’agit de la même personne, choisir l’une de ces deux approches:
lorsqu’il y a très peu de modifications dans le dossier —> Si le dossier a toujours la même adresse, téléphone, etc..
utiliser l’option «C’est un doublon…»
et corriger l’ancien dossier
S’il y a plusieurs modifications dans le dossier —> (nouvelle adresse et numéro de carte, etc):
prendre en note les numéros de l’ancien et du nouveau dossiers
cliquer sur l’option «Pas un doublon …» même si ce dossier appartient à la même personne. Note: ici, on force Koha à enregistrer le nouveau dossier.
*** L’étape suivante peut se faire plus tard, après une seconde analyse des deux numéros de dossiers.
