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Un outil dans Koha permet de faire facilement l’inventaire des collections. Cet outil a deux modes de fonctionnement. Le premier vous demande de scanner les codes-barres dans un fichier texte et de l’importer dans le système. Celui-ci mettra alors à jour les exemplaires et changera les dates « Vu en dernier » pour la date du jour. La seconde façon de fonctionner est l’inverse. Vous pouvez demander à Koha de sortir une liste de tous les documents entre telle et telle étagère. Vous pouvez ensuite imprimer la liste et faire l’inventaire des étagères.

Il est recommandé de procéder à un inventaire lorsque votre institution est fermée. En effet, si des usagers ont accès aux documents, ils pourraient les déplacer et vos listes seraient erronées. Si vous ne pouvez fermer votre institution assez longtemps pour procéder à un inventaire complet, l’outil de Koha est assez flexible et vous permet de faire votre inventaire petit à petit en scannant les codes-barres des documents d’une ou deux étagères à la fois, le matin avant l’ouverture ou le soir après la fermeture.

Utilisation d’un fichier de codes-barres

1. Sur un ordinateur muni d’un lecteur de codes-barres, ouvrez un fichier texte (avec Notepad, par exemple).

2. Sauvegardez le fichier en cliquant sur « Fichier », puis « Enregistrer ».

Alternativement, faites « Ctrl + S » pour sauvegarder.

3. À l’aide d’un lecteur de codes-barres, scannez les codes-barres de chaque document dans le fichier texte.

La plupart des lecteur de codes-barres vont changer de ligne après chaque code-barre. Toutefois, si le vôtre ne fonctionne pas ainsi, assurez-vous d’appuyer sur la touche « Entrée » après chaque code-barre.

N’oubliez pas de sauvegarder périodiquement votre document!

Les fichiers de plus de 1000 codes-barres peuvent poser problème lors de l’importation dans Koha. Si vous devez faire plus de 1000 documents à la fois, séparez votre fichier en plusieurs.

4. Aller à ▶ Outils > Inventaire/Récolement

5. Dans la section « Utiliser un fichier de code-barre », cliquez sur « Browse » et choisissez votre fichier.

6. Dans le champ « Fixer la date de l’inventaire à », entrez la date du jour où les documents ont été inventoriés.

7. Vous pouvez choisir des filtres afin de limiter le nombre de documents que Koha doit vérifier dans la base de données.

Vous pouvez laisser ces champs vides, mais le processus pourrait être long et il peut parfois avorter.
  • Sélectionnez les exemplaires que vous souhaitez vérifier

◦ Bibliothèque : bibliothèque propriétaire ou dépositaire du document
◦ Bibliothèque : site ou succursale où l’inventaire a eu lieu
◦ La localisation sur l’étagère est : localisation des éléments inventoriés

Si le fichier contient des documents de deux localisations, laissez ce champ vide. Autrement, le système considérera les exemplaires de la deuxième localisation perdus.

◦ Cote de l’exemplaire entre … et : intervalle de cotes

  • Statuts de l’exemplaire

items.notforloan : Statut du document

items.itemlost : Statut « Perdu »

items.itemwithdrawn : Statut « Élagué »

items.damaged : Statut « Endommagé »

  • Date d’inventaire : date où l’inventaire a été exécuté
  • Passer les documents en prêt : si cette case est cochée, Koha ne comparera pas les documents qui sont prêtés
  • Exporter vers le fichier CSV : à la fin de la comparaison, un fichier CSV sera créé pour la vérification des cas problématiques
  • Comparer la liste de codes à barres aux résultats : cochez cette case pour comparer le fichier de codes-barres que vous avez scannés avec les exemplaires dans la base de données
  • Ne pas passer au retour des exemplaires scannés pendant l’inventaire : si cette case N’EST PAS cochée, Koha retournera les documents qui étaient sur l’étagère mais qui étaient prêtés dans la base de données

8. Cliquer sur « Valider ». Koha procédera alors à la comparaison, le processus peut prendre plusieurs minutes.

9. Koha changera la date « Vu en dernier » des exemplaires qui se retrouvent dans le fichier de codes-barres que vous avez scannés et dans la liste qu’il aura généré à partir des filtres que vous aurez sélectionnés

10. Si vous avez coché la case « Exporter vers le fichier CSV », un tableur s’ouvrira avec les informations suivantes (entre parenthèses le code du champ de l’exemplaire) :

  • Titre (245 $a)
  • Auteur (100 $a)
  • Code-barres (p)
  • Numéro de l’exemplaire (interne) : numéro unique généré par Koha
  • Bibliothèque permanente (a) : code de la bibliothèque propriétaire
  • Localisation (c) : localisation ou emplacement sur les rayons
  • Cote (o)
  • Exclu du prêt (7) : statut du document
  • Statut perdu (1)
  • Statut endommagé (4) : code de la valeur (0 = pas de valeur, 1 = endommagé)
  • Statut retiré (0) : code du statut « Élagage » (0 = pas de valeur, 1 = élagage)
  • Numéro d’inventaire (i)
  • problem : problème rencontré

missing item : document est dans la base de données, mais n’est pas dans le fichier de codes-barres

barcode not found : le code-barres n’est pas dans la base de données

wrong place : le document est dans le fichier de codes-barres, mais devrait être dans une autre localisation

item not scanned : (même chose que missing item?)

change item status :??

11. Vous devrez alors vérifier les documents problématiques et décider ce que vous en faites.

Exportation d’un fichier pour inventaire manuel

1. Aller à ▶ Outils > Inventaire/Récolement

2. Vous pouvez choisir des filtres afin de limiter le nombre de documents que Koha exportera dans votre fichier.

Vous pouvez laisser ces champs vides, mais le processus pourrait être long et il peut parfois avorter.
  • Sélectionnez les exemplaires que vous souhaitez vérifier

◦ Bibliothèque : bibliothèque propriétaire ou dépositaire du document

Bibliothèque : site ou succursale où l’inventaire a eu lieu

La localisation sur l’étagère est : localisation des éléments inventoriés

Cote de l’exemplaire entre … et … : intervalle de cotes

  • Statuts de l’exemplaire

items.notforloan : Statut du document

▪ items.itemlost : Statut « Perdu »

items.itemwithdrawn : Statut « Élagué »

items.damaged : Statut « Endommagé »

  • Date d’inventaire : date où l’inventaire sera effectué
  • Passer les documents en prêt : si cette case est cochée, Koha n’exportera pas les documents qui sont prêtés
  • Exporter vers le fichier CSV : un fichier CSV sera créé pour la vérification des documents sur les étagères
  • Comparer la liste de codes à barres aux résultats : cette case ne sert que lorsqu’il y a un fichier de codes-barres
  • Ne pas passer au retour des exemplaires scannés pendant l’inventaire : cette case ne sert que lorsqu’il y a un fichier de codes-barres

3. Cliquer sur « Valider ».

4. Si vous avez coché la case « Exporter vers le fichier CSV », un tableur s’ouvrira avec les informations suivantes (entre parenthèses le code du champ de l’exemplaire) :

  • Titre (245 $a)
  • Auteur (100 $a)
  • Code-barres (p)
  • Numéro de l’exemplaire (interne) : numéro unique généré par Koha
  • Bibliothèque permanente (a) : code de la bibliothèque propriétaire
  • Localisation (c) : localisation ou emplacement sur les rayons
  • Cote (o) Exclu du prêt (7) : statut du document
  • Statut perdu (1) : code de la valeur du statut perdu (1 = perdu)
  • Statut endommagé (4) : code de la valeur (0 = pas de valeur, 1 = endommagé)
  • Statut retiré (0) : code du statut « Élagage » (0 = pas de valeur, 1 = élagage)
  • Numéro d’inventaire (i)

5. Vous pourrez alors imprimer la liste et procéder à la vérification sur les étagères.

Cette méthode ne change pas la date « Vu en dernier » de l’exemplaire.

6. Si vous n’avez PAS coché la case « Exporter vers le fichier CSV », la liste apparaîtra à l’écran avec les informations suivantes :

  • Vu : cochez cette case lorsque vous avez vérifier que le document est bel et bien à sa place
  • Code-barres (p)
  • Site : site ou succursale (a), localisation (c) et cote (o)
  • Titre (245 $a)
  • Statut (7)
  • Perdu (1) : valeur du statut perdu (0 = pas de valeur, 1 = perdu)
  • Endommagé (4) : code de la valeur (0 = pas de valeur, 1 = endommagé)
  • Retiré (0) : code du statut « Élagage » (0 = pas de valeur, 1 = élagage)
  • Vu en dernier : date du dernier inventaire ou de la dernière transaction

7. Au fur et à mesure que vous vérifiez les documents sur les étagères, cochez la case « Vu ».

8. À la fin de la page, vous pouvez cliquer sur un de trois boutons :

  • Marquer vu, et quitter : Koha mettra à jour la date « vu en dernier » de chaque exemplaire coché et quittera la liste d’inventaire
  • Marquer vu, et continuer : Koha mettra à jour la date « vu en dernier » de chaque exemplaire coché et passera à la page suivante
  • Continuer sans marquer : passer à la page suivante
Last Updated On juin 11, 2019