Si vous faites affaire avec le SQTD ou un autre fournisseur de notices, vous pouvez importer le fichier de notices dans Koha.
L’importation se fait en deux étapes : la préparation, puis l’importation. Lors de la préparation, Koha effectue plusieurs actions comme la recherche de doublons et la modification de notices. Puis, on procède à l’importation finale dans le catalogue Koha.
Préparation des notices
Aller dans Outils > Préparer les notices MARC pour l’importation
Cliquer sur « Parcourir » et choisir le fichier de notices à importer
Notes à propos de ce fichier : note interne pour identifier l’importation
(important) Type de notice : bibliographique ou autorité <— important
Encodage des caractères : sert à l’encodage du fichier, particulièrement important en français à cause des accents et autres signes diacritiques. —> Commencer par le format UTF-8. Si vous avez des problèmes d’encodage de caractères, réessayer avec le format MARC8.
Format : à moins d’information contraire de votre fournisseur, choisir MARC.
Modèle : choisir un modèle de modification pour modifier les notices entrantes.
Rechercher des notices existantes dans le catalogue?
Règle de concordance : choisir une règle pour chercher les doublons dans le catalogue
Action si une notice concordante est trouvée : choisir ce que doit faire Koha s’il trouve une notice qu’il considère un doublon
Remplacer la notice existante avec la notice entrante : choisir cette option si vous voulez écraser des notices sommaires avec des notices plus complètes par exemple;
Ajouter la notice entrante : choisir cette option si vous voulez voir les doublons et choisir de les fusionner manuellement ensuite; ou,
Ignorer la notice entrante (les exemplaires peuvent être traités) : choisir cette option si vous voulez importer seulement les exemplaires et les attacher à vos notices existantes.
Action s’il n’y a pas de concordance : choisir ce que doit faire Koha s’il ne trouve pas de doublon dans le catalogue
Ajouter la notice entrante : choisir cette option si vous voulez importer les nouvelles notices (c’est généralement l’option à choisir); ou,
Ignorer la notice entrante : choisir cette option si vous voulez seulement faire une modification des notices qui existent déjà, sans ajouter de nouvelles notices
Vérifier les exemplaires inclus : choisir si oui ou non les exemplaires dans les notices entrantes doivent être ajoutés. Généralement, les fichiers du SQTD ou de fournisseurs de notices ne contiendront pas d’exemplaires.
Cliquer sur « Traiter pour import »
Koha présentera un résumé de la préparation.
Importation des notices
Cliquer sur « Gérer les notices préparées »
Vérifier si les titres de documents sont affichés correctement. Sinon, recommencer en changeant l’encodage à l’étape 4.
Cliquer sur le bouton « Importer dans le catalogue »
L’outil «Gérer les notices MARC préparées» liste toutes les notices ajoutées. Il suffit de cliquer sur le numéro de notice pour accéder à celles-ci. La notice ouvrira dans un nouvel onglet de page. Vous pourrez donc retourner facilement à l’outil pour continuer vos vérifications.
