Importer un fichier de notices
Si vous faites affaire avec le SQTD ou un autre fournisseur de notices, vous pouvez importer le fichier de notices dans Koha.
L’importation se fait en deux étapes : la préparation, puis l’importation. Lors de la préparation, Koha effectue plusieurs actions comme la recherche de doublons et la modification de notices. Puis, on procède à l’importation finale dans le catalogue Koha.
Préparation des notices
- Aller dans Outils > Préparer les notices MARC pour l’importation
- Cliquer sur « Parcourir » et choisir le fichier de notices à importer
- Cliquer sur « Téléverser le fichier »
- Remplir le formulaire
- Pré-remplir le formulaire avec le profil?
- Profil : Si vous avez précédemment créé un profil d’importation, le choisir ici
- Profil : Si vous avez précédemment créé un profil d’importation, le choisir ici
- Paramètres
- Notes à propos de ce fichier : note interne pour identifier l’importation
- Type de notice : bibliographique ou autorité
- Encodage des caractères : sert à l’encodage du fichier, particulièrement important en français à cause des accents et autres signes diacritiques.
Commencer par le format UTF-8. Si vous avez des problèmes d’encodage de caractères, réessayer avec le format MARC8. - Format : à moins d’information contraire de votre fournisseur, choisir MARC.
- Modifier les notices avec un modèle de modification MARC?
- Modèle : choisir un modèle de modification pour modifier les notices entrantes.
- Modèle : choisir un modèle de modification pour modifier les notices entrantes.
- Rechercher des notices existantes dans le catalogue?
- Règle de concordance : choisir une règle pour chercher les doublons dans le catalogue
- Action si une notice concordante est trouvée : choisir ce que doit faire Koha s’il trouve une notice qu’il considère un doublon
- Remplacer la notice existante avec la notice entrante : choisir cette option si vous voulez écraser des notices sommaires avec des notices plus complètes par exemple;
- Ajouter la notice entrante : choisir cette option si vous voulez voir les doublons et choisir de les fusionner manuellement ensuite; ou,
- Ignorer la notice entrante (les exemplaires peuvent être traités) : choisir cette option si vous voulez importer seulement les exemplaires et les attacher à vos notices existantes.
- Action s’il n’y a pas de concordance : choisir ce que doit faire Koha s’il ne trouve pas de doublon dans le catalogue
- Ajouter la notice entrante : choisir cette option si vous voulez importer les nouvelles notices (c’est généralement l’option à choisir); ou,
- Ignorer la notice entrante : choisir cette option si vous voulez seulement faire une modification des notices qui existent déjà, sans ajouter de nouvelles notices
- Vérifier les exemplaires inclus : choisir si oui ou non les exemplaires dans les notices entrantes doivent être ajoutés.
Généralement, les fichiers du SQTD ou de fournisseurs de notices ne contiendront pas d’exemplaires.
- Pré-remplir le formulaire avec le profil?
- Cliquer sur « Traiter pour import »
Koha présentera un résumé de la préparation.
Importation des notices
- Cliquer sur « Gérer les notices préparées »
- Vérifier si les titres de documents sont affichés correctement. Sinon, recommencer en changeant l’encodage à l’étape 4.
- Cliquer sur le bouton « Importer dans le catalogue »
L’outil «Gérer les notices MARC préparées» liste toutes les notices ajoutées. Il suffit de cliquer sur le numéro de notice pour accéder à celles-ci. La notice ouvrira dans un nouvel onglet de page. Vous pourrez donc retourner facilement à l’outil pour continuer vos vérifications.
Voir aussi
- Notice bibliographique: problème d’accent
- Ajouter des exemplaires lors de l’importation d’un lot de notices
Ressources de la communauté Koha
- Koha manual: Stage MARC records for import (anglais)
- Manuel Koha : Préparation des notices à l’import (français)