L’outil d’importation de données d’utilisateurs nécessite l’utilisation d’un fichier de type (.csv). Vous pouvez toutefois créer la base de ce fichier à l’aide d’un rapport SQL.
Pour garantir la compatibilité de votre fichier csv avec Koha, assurez-vous que votre logiciel tableur (ex. Excel, LibreOffice) soit bien programmé pour séparer les données par des virgules (,) et des guillemets doubles anglais (
).
Voir l’article Paramètres de fichier .csv concernant les configurations nécessaires.
Créer le rapport
- Aller dans le Rapports (aka Bilans et statistiques)
- Dans la section « Rapports guidés », cliquer sur le lien « Créer un rapport guidé »
- À la première étape, choisir : « Utilisateurs »
- Cliquer sur « Suivant >> » et recliquer sur « Suivant >> » pour sauter la deuxième étape
- À l’étape 3, choisir dans cet ordre les champs:
- (obligatoire) Numéro de carte/ borrowers.cardnumber
- (obligatoire) Nom de famille/ borrowers.surname
- Prénom/ borrowers.firstname
- Courriel principal/ borrowers.email
- (obligatoire) Bibliothèque de rattachement (propriétaire )/ borrowers.branchcode
- (obligatoire) Catégorie d’utilisateur/ borrowers.categorycode
et autres champs de votre choix…
- Cliquer sur le lien « Ajouter », au bas du formulaire
Koha devrait ajouter tous les champs sélectionnés dans la section droite du formulaire
Si vous désirez modifier la date d’expiration d’un dossier, ajoutez le champ «date d’expiration/dateexpiry» dans les champs du rapport.
- Cliquer sur « Suivant >> » au bas de l’étape 3
- Si vous désirez limiter les résultats à une catégorie d’utilisateurs ou à une bibliothèque, cocher la case correspondante.
Cette option vous permettra de choisir une bibliothèque et une catégorie d’utilisateur lors de l’exécution du rapport.
- Cliquer sur « Suivant >> »
- Cliquer sur « Suivant >> » pour sauter la cinquième étape
- À l’étape 6 (optionnel), cocher borrowers.surname pour trier les résultats du rapport par Nom de famille
- Cliquer sur « Terminer »
- Cliquer sur « Enregistrer » pour confirmer la création du rapport
- Ajouter un nom au rapport (ex. « Liste d’utilisateurs selon la bibliothèque et la catégorie d’utilisateur » )
- Au besoin, classer le rapport dans un groupe
- Cliquer sur « Mettre à Jour le SQL » pour enregistrer le rapport
Obtenir les résultats du rapport et créer le fichier .csv
Une fois le rapport SQL créé, il ne reste qu’à l’exécuter…
- Cliquer sur « Exécuter le rapport »
- Cliquer sur « Télécharger » et choisir « Texte séparé par un point-virgule (.csv) »
- Suivre les instructions de l’article: comment ouvrir un fichier (.csv)
Pour éviter toute perte de données ou modification accidentelle, n’ajoutez que les colonnes obligatoires et celles des champs qui seront modifiés.
***Supprimez les colonnes des champs qui ne seront pas modifiés et celles qui ne contiennent aucune donnée de votre fichier.
Si vous avez des zéros en début de numéro de carte, assurez-vous que tous les numéros de carte sont complets dans le fichier, avec tous les zéros dans la séquence, par exemple 000012345. Autrement, Koha ne pourra pas trouver les dossiers correspondants durant l’importation.
Conservez une copie de ce fichier. Elle pourrait servir en cas de problème afin de retracer les dossiers qui ont été modifiés.
Si vous avez inclus des dates dans votre fichier, assurez-vous de respecter le format de date défini dans la préférence système « dateformat" ou utilisez le format de date ISO (ex. ‘2021-08-28’).
- Modifier le fichier aux besoins
- ex. ajouter des champs à modifier, comme mentionné dans l’article Importation d’utilisateurs > fichier csv
- Sauvegarder en format (.csv)
- Suivre les étapes de cet article pour Importer des données d’utilisateurs dans Koha
Voir aussi
- Changer en lot les adresses courriel des usagers
- Outil: Importation de données d’utilisateurs
- Changer en lot les dates d’échéance des abonnés selon la date d’échéance de leur abonnement
- Changer en lot les dates d’échéance des abonnés selon leur catégorie d’utilisateur
- Rapport SQL: fichier modèle d’importation de données d’utilisateur