Ajouter un serveur SMTP pour l’envoi de courriels

Voici comment paramétrer un serveur SMTP de votre organisation dans Koha pour envoyer les courriels.

Ajouter un serveur SMTP

1. Aller dans Administration > Paramètres additionnels > Serveurs SMTP.

2. Cliquer sur « Nouveau serveur SMTP ».
3. Remplir le formulaire.

• Nom (obligatoire) : le nom de ce serveur; celui-ci sera affiché dans Koha. Par exemple, « Office 365 ».
• Hôte (obligatoire) : l’adresse ou l’adresse IP du serveur. Par exemple, « smtp.gmail.com ».
• Port (obligatoire) : le numéro de port utilisé par le serveur pour envoyer des courriels. Par exemple, « 587 ».
• Délai (en seconde) : le nombre de secondes après lequel un courriel non envoyé entraînera une erreur.
• SSL: le protocole de sécurité utilisé par le serveur.
  • Désactivé – non sécurisé (non recommandé)
  • SSL
  • STARTTLS
• Identifiant : l’identifiant du compte utilisé pour envoyer les courriels. Ce compte doit avoir le droit d’envoyer des courriels au nom de votre adresse courriel.
• Mot de passe : le mot de passe du compte utilisé pour envoyer les courriels.
• Mode débogage : laisser cette option à « Désactivé ».
• Serveur par défaut : si cette case est coché, ce serveur sera le serveur par défaut pour l’ensemble de vos bibliothèques.

4. Cliquer sur « Valider ».

Si vous avez plus d’une bibliothèque et que celles-ci utilisent des serveur SMTP différents, procédez à la section « Configurer plusieurs serveurs SMTP pour un réseau de bibliothèques » ci-dessous.

Sinon, procédez à la section « Tester la configuration du serveur SMTP » ci-dessous.

Configurer plusieurs serveurs SMTP pour un réseau de bibliothèques

Si votre réseau utilise plusieurs serveurs SMTP pour desservir différentes bibliothèques, il est important d’associer chaque bibliothèque au serveur qui lui est dédié afin de garantir que les courriels soient envoyés correctement.

Une fois l’ajout du serveur effectué, vous pourrez le sélectionner dans les paramètres de vos bibliothèques.

1. Aller dans Administration > Paramètres de base > Bibliothèques
2. Cliquer sur le bouton « Modifier » sur la ligne de la bibliothèque à modifier
3. Choisir le nom du serveur SMTP dans le champ « Serveur SMTP »

4. Cliquer sur « Valider »
5. Refaire les étapes 2 à 5 pour chaque bibliothèque

Procédez à la section « Tester la configuration du serveur SMTP » ci-dessous.

Tester la configuration du serveur SMTP

1. Dans l’interface professionnelle, aller dans votre dossier d’utilisateur.
   • Cliquer sur votre identifiant en haut à droite de l’écran.
   • Cliquer sur « Mon compte ».

2. S’assurer que le compte a une adresse courriel, sinon, modifier le compte pour y ajouter une adresse courriel.
3. Cliquer sur « Plus » et choisir l’option « Envoyer un courriel de bienvenue ».

4. Attendre le prochain quart d’heure (XXh00, XXh15, XXh30, ou XXh45).
5. Vérifier les notifications dans le dossier.
   • Dans le dossier de l’utilisateur, cliquer sur « Notifications ».
   • Vérifier la valeur dans la colonne « Statut » et « Note de livraison ».
     • Le statut devrait être « envoyé ».
     • La note de livraison devrait contenir l’adresse de la bibliothèque et l’adresse de l’utilisateur.
6. Vérifier votre boîte de courriel
   • Le courriel devrait s’y trouver.
7. Refaire le test avec une adresse courriel de domaine @outlook ou @hotmail

Dépannage

Message d’erreur: « échec » – « unable to establish connexion »

Si vos tests donnent des messages d’erreur:

• statut « échec »
• unable to establish SMTP connection to (smtp.office365.com) port 587.

Ceux-ci indiquent un problème de configuration du serveur SMTP. Il se peut que les informations saisies soient incorrectes ou que le compte inscrit n’a pas les droits nécessaires pour faire les envois des courriels au nom de la bibliothèque.

Solution

1. revérifier les paramètres du serveur SMTP dans l’interface professionnelle de Koha (Administration > Serveurs STMP > nom de votre serveur)
   • il devrait y avoir un identifiant et mot de passe
2. Réenregistrer le choix de serveur SMTP dans les paramètres de bibliothèque (Administration > Bibliothèques > nom de la bibliothèque de rattachement de votre dossier > paramètre : serveur SMTP = votre serveur)
   • dans le menu déroulant, changer le choix temporairement et enregistrer
   • remettre le bon choix de serveur afin d’appliquer les modifications dans la base de données.
3. Vérifier l’adresse courriel de la bibliothèque utilisée pour les envois:
   • aller dans (Administration > Bibliothèques > nom de la bibliothèque de rattachement de votre dossier > adresse courriel)
     • si cette adresse est vide, Koha utilise plutôt l’adresse inscrite dans la préférence système KohaAdminEmailAddress
   • prendre l’adresse courriel en note
4. Refaire un test d’envoi courriel

Si le problème persiste, cela signifie qu’il y a des erreurs dans les paramètres.

• Contactez votre service informatique, validez les informations du serveur SMTP et assurez-vous que l’adresse courriel utilisée pour les envois (celle notée à l’étape 3) est bien autorisée à effectuer des envois.

Courriel non reçu avec statut « envoyé »

Si votre test d’envoi donne un statut « envoyé », mais vous n’avez pas reçu le courriel :

1. vérifier votre boîte de « pourriels »
2. vérifier les paramètres du serveur SMTP dans l’interface professionnelle de Koha (Administration > Serveurs STMP > nom de votre serveur)
3. Réenregistrer le choix de serveur SMTP dans les paramètres de bibliothèque (Administration > Bibliothèques > nom de la bibliothèque de rattachement de votre dossier > paramètre : serveur SMTP = votre serveur)
   • dans le menu déroulant, changer le choix temporairement et enregistrer
   • remettre le bon choix de serveur afin d’appliquer les modifications dans la base de données.
4. Vérifier l’adresse courriel de la bibliothèque utilisée pour les envois:
   • aller dans (Administration > Bibliothèques > nom de la bibliothèque de rattachement de votre dossier > adresse courriel)
     • si cette adresse est vide, Koha utilise plutôt l’adresse inscrite dans la préférence système KohaAdminEmailAddress
   • prendre l’adresse courriel en note
5. Refaire un test d’envoi courriel

Si le problème persiste, cela signifie qu’il y a des erreurs dans les paramètres.

• Contactez votre service informatique, validez les informations du serveur SMTP et assurez-vous que l’adresse courriel utilisée pour les envois (celle notée à l’étape 3) est bien autorisée à effectuer des envois.

Courriel dans la boîte pourriel

Si votre test d’envoi courriel donne un statut est « envoyé » et que le courriel est dans votre boîte de pourriels:

• Contactez votre service informatique.

Courriel – « Recipient address rejected »

Si vous avez reçu un courriel d’erreur d’envoi « Recipient address rejected », ce message indique que l’adresse du dossier utilisateur n’est pas bonne

Solution:

Consulter cet article Corriger un dossier suite à une erreur courriel « Recipient address rejected »

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Voir aussi

• Personnaliser le contenu des avis courriel
• Envoyer un courriel personnalisé à un utilisateur
• Envoyer un avis d’échéance d’abonnement par courriel

Ressources de la communauté Koha

• Manuel Koha : Serveurs SMTP (français)
• Koha manual: SMTP servers (anglais)