Paramétrer les commandes MARC automatiques

Déc 15, 2025 | Acquisitions, Administration

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À partir de la version 24.11 de Koha (25.05 pour les clients d’inLibro), il est possible de créer des paniers et des commandes dans le module d’acquisition automatiquement à partir de fichiers MARC.

Fonctionnement général

Les fichiers MARC, qui doivent contenir les informations d’acquisitions, comme la quantité et le prix, sont déposés sur le serveur. Un script est exécuté régulièrement en arrière-plan (cron job). Celui-ci vérifie le dossier pour de nouveaux fichiers MARC et crée des paniers en fonction de chaque fichier.

Configuration

Activer la préférence MarcOrderingAutomation

La préférence MarcOrderingAutomation est l’interrupteur principal de la fonctionnalité. Elle doit être activée pour configurer le reste.

  1. Aller dans Administration > Préférences système
  2. Chercher pour MarcOrderingAutomation
  3. Modifier la valeur pour « Activer »
  4. Cliquer sur « Sauvegarder toutes les préférences acquisitions »

Configurer la préférence MarcFieldsToOrder

La préférence MarcFieldsToOrder indique dans quelles zones MARC se trouvent les informations de commande, comme la quantité et le prix. Cette fonctionnalité est utilisée par le module d’acquisitions en général, pas seulement les commandes automatisées.

  1. Aller dans Administration > Préférences système
  2. Chercher pour MarcFieldsToOrder
  3. Cliquer sur « Modifier »
  4. Remplir la préférence avec les zones appropriées
Info

Les champs disponibles sont :

  • budget_code (code de poste budgétaire)
  • discount (rabais)
  • price (prix)
  • quantity (quantité)
  • sort1 (statistique 1)
  • sort2 (statistique 2)
Important

Le contenu de la préférence doit être dans le format YAML, c’est à dire que chaque ligne ne doit contenir que le code de champ, deux-points, espace, la zone MARC où trouver l’information sous forme 123$a. Comme ceci :

price: 947$a
quantity: 969$h
budget_code: 922$a

En cas de doute, vous pouvez utiliser un validateur YAML en ligne (YAMLlint par exemple) pour vous assurer que les valeurs sont bien formatées. S’il y a des espaces en trop ou manquantes, Koha pourrait donner des erreurs ou arrêter de fonctionner.

  1. Cliquer sur « Sauvegarder toutes les préférences acquisitions »

Configurer la préférence MarcItemFieldsToOrder

La préférence MarcItemFieldsToOrder indique dans quelles zones MARC se trouvent les informations d’exemplaires, comme la bibliothèque propriétaire et le type de document. Cette fonctionnalité est utilisée par le module d’acquisitions en général, pas seulement les commandes automatisées.

  1. Aller dans Administration > Préférences système
  2. Chercher pour MarcItemFieldsToOrder
  3. Cliquer sur « Modifier »
  4. Remplir la préférence avec les zones appropriées
Info

Les champs disponibles sont :

  • barcode (code-barres)
  • budget_code (code de poste budgétaire)
  • ccode (code de collection)
  • coded_location_qualifier (qualificatif d’emplacement codé)
  • copyno (numéro d’exemplaire)
  • enumchron (volume / numéro)
  • homebranch (bibliothèque propriétaire)
  • holdingbranch (bibliothèque dépositaire)
  • itemcallnumber (cote)
  • itype (type de document)
  • loc (localisation)
  • nonpublic_note (note interne)
  • notforloan (statut exclu du prêt)
  • price (prix)
  • public_note (note publique)
  • quantity (quantité)
  • replacementprice (coût de remplacement)
  • uri (URI)
Important

Le contenu de la préférence doit être dans le format YAML, c’est à dire que chaque ligne ne doit contenir que le code de champ, deux-points, espace, la zone MARC où trouver l’information sous forme 123$a. Comme ceci :

homebranch: 975$a
holdingbranch: 975$b
public_note: 975$z
loc: 975$c

En cas de doute, vous pouvez utiliser un validateur YAML en ligne (YAMLlint par exemple) pour vous assurer que les valeurs sont bien formatées. S’il y a des espaces en trop ou manquantes, Koha pourrait donner des erreurs ou arrêter de fonctionner.

  1. Cliquer sur « Sauvegarder toutes les préférences acquisitions »

Configurer les comptes des fournisseurs

Chaque fournisseur doit avoir un compte avec un dossier où déposer les fichiers MARC.

  1. Aller dans Administration > Comptes pour les commandes MARC
  2. Cliquer sur « Nouveau compte »
  3. Remplir le formulaire

Détails du compte

  • Fournisseur : choisir le fournisseur (si ce n’est pas déjà fait, ajouter le fournisseur avant de créer le compte).
  • Poste budgétaire : choisir le poste budgétaire. Ce poste budgétaire ne sera utilisé que si les notices n’ont pas de code de poste budgétaire dans la zone spécifiée dans MarcFieldsToOrder.
  • Description : entrer une description pour ce compte.
  • Répertoire de téléchargement : entrer le répertoire de téléchargement sur le serveur.
Note

Ceci devrait être un répertoire sFTP auquel le fournisseur a accès pour y déposer les fichiers MARC. Les clients d’inLibro doivent ouvrir une demande Camelot pour que nous créions un dossier sFTP. Ceci pourrait engendrer des frais additionnels.

Pour une méthode manuelle, vous pouvez entrer le répertoire de téléversement de fichiers de Koha. Pour les clients d’inLibro, ce répertoire se situe à 

/public/<nom du client>/<nom du client>_fichiers/uploads/<valeur autorisée UPLOAD>

Remplacer le <nom du client> par le nom de votre instance, qui est généralement dans l’URL de Koha. Par exemple, si votre OPAC se situe au https://ville.inlibro.net, le <nom du client> sera ville.

Remplacer la <valeur autorisée UPLOAD> par la valeur autorisée de la catégorie de téléversement.

Par exemple, si le <nom du client> est ville et la <valeur autorisée UPLOAD> est MARC, le répertoire sera

/public/ville/ville_fichiers/uploads/MARC
  • Champ de correspondance : au besoin, entrer une zone au format 123$a où se trouve la valeur dans « Valeur de correspondance ». Ceci permet de ne traiter que les fichiers qui ont cette valeur dans ce champ, dans des cas où plusieurs fournisseurs déposeraient des fichiers au même endroit.
  • Valeur de correspondance : au besoin, entrer une valeur qui se trouve dans la zone dans « Champ de correspondance ». Ceci permet de ne traiter que les fichiers qui ont cette valeur dans ce champ, dans des cas où plusieurs fournisseurs déposeraient des fichiers au même endroit.
  • Champ de nom du panier : au besoin, entrer une zone au format 123$a où se trouve le nom du panier. Si ce champ est vide, le nom du panier sera le nom du fichier.

Paramètres d’importation de fichier

  • Type de notice : indiquer s’il s’agit de notices bibliographiques ou d’autorité. Pour la création de commandes, cela devrait toujours être des notices bibliographiques.
  • Encodage des caractères : indiquer l’encodage des caractères du fichier MARC. Cela dépend du fournisseur et pourrait poser des problèmes d’accents si la valeur n’est pas la bonne.

Règles de concordance de notices

  • Règle de concordance : choisir une règle de concordance pour vérifier si la notice existe déjà dans le catalogue. Il est possible d’ajouter des règles de concordance si nécessaire.
  • Action si une notice concordante est trouvée : choisir ce que doit faire Koha s’il trouve une notice qu’il considère un doublon
    • Remplacer la notice existante avec la notice entrante : choisir cette option si vous voulez écraser des notices sommaires avec des notices plus complètes par exemple;
    • Ajouter la notice entrante : choisir cette option si vous voulez voir les doublons et choisir de les fusionner manuellement ensuite; ou,
    • Ignorer la notice entrante (les exemplaires peuvent être traités) : choisir cette option si vous voulez importer seulement les exemplaires et les attacher à vos notices existantes.
  • Action s’il n’y a pas de concordance : choisir ce que doit faire Koha s’il ne trouve pas de doublon dans le catalogue
    • Ajouter la notice entrante : choisir cette option si vous voulez importer les nouvelles notices (c’est généralement l’option à choisir); ou,
    • Ignorer la notice entrante : choisir cette option si vous voulez seulement faire une modification des notices qui existent déjà, sans ajouter de nouvelles notices

Vérifier les exemplaires inclus?

  • Vérifier les exemplaires inclus : choisir si oui ou non les exemplaires dans les notices entrantes doivent être ajoutés.
  • Que faire avec les exemplaires : choisir comment traiter les exemplaires trouvés dans les notices entrantes
    • Toujours ajouter les exemplaires
    • Ajouter les exemplaires seulement si une notice bibliographique concordante a été trouvée
    • Ajouter les exemplaires seulement si aucune notice bibliographique concordante n’a été trouvée
    • Remplacer les exemplaires si une notice bibliographique concordante a été trouvée (seulement pour les exemplaires existants)
    • Ignorer les exemplaires
  1. Cliquer sur « Valider »

Planifier la tâche marc_ordering_process.pl

La fonctionnalité requiert un script planifié en arrière-plan (cronjob) sur le serveur. Les clients d’inLibro devraient ouvrir une demande Camelot pour que nous ajoutions ce script sur le serveur.

Une fois la configuration terminée, simplement déposer le fichier dans le répertoire spécifié devrait créer un panier avec les commandes.

Voir aussi

Ressources de la communauté Koha

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