Retour de document et période de quarantaine
Votre bibliothèque est en processus de ré-ouverture progressive et suit les recommandations officielles de santé sécurité aux travail.
Par mesure préventive, certaines bibliothèques ont mentionné qu’elles aimeraient mettre les documents retournés en quarantaine pendant quelques jours pour éviter de transmettre le virus d’une personne à l’autre.
Oui, il est possible de programmer Koha pour effectuer une période de quarantaine.
Comment programmer une période de quarantaine dans Koha:
Une des multiples fonctions de Koha permet de mettre automatiquement un statut lors du retour d’un document. L’idée serait donc de créer un statut «Quarantaine» et paramétrer Koha pour qu’il assigne ce statut à tous les documents retournés. Une fois la quarantaine terminée, Koha peut remettre le statut des documents à «Disponible» en utilisant une des 2 options: l’ajout d’une seconde règle de changement automatique de statut au retour; ou modification manuelle en lot.
À noter: cette méthode affecte les retours de tous les types de document. Si vous avez des livres numériques, ils auront aussi le statut en «Quarantaine».
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Démarche:
- Création de statut «En quarantaine»
- Ajout de paramètre de changement automatique de statut après retour
- Masquer les exemplaires «En Quarantaine»à l’OPAC (optionnel)
- Retour du document (à la bibliothèque)
- Période de quarantaine
- Changement de statut pour «Disponible»
- Remise en circulation
1 Créer un statut « En quarantaine »
Suivre les étapes dans la base de connaissances pour ajouter un statut.
- Si vous voulez que les utilisateurs puissent réserver les documents en quarantaine, utilisez un nombre négatif (-5, par exemple). Autrement, utilisez un nombre positif.
- Si vous voulez que le libellé du statut soit différent à l’intranet que celui de l’OPAC, écrivez des descriptions différentes.
2. Paramétrer le changement de statut automatique
Le changement de statut automatique au retour affect tous les retours de documents, incluant ceux de vos collections numériques qui sont intégrées dans Koha.
Aller dans la préférence système UpdateNotForLoanStatusOnCheckin et suivre les étapes de la base de connaissances pour paramétrer le changement de statut automatique.
- Comme on veut que le statut «Disponible» (statut 0) devienne « Quarantaine » (ex. si statut Quarantaine = -5 ) au retour du document, on doit écrire:
0: -5
3. Masquer les exemplaires en quarantaine à l’OPAC (optionnel)
Vous pouvez facultativement cacher les exemplaires en quarantaine de l’OPAC.
4. Retour de document (à la bibliothèque)
Suite au retour du document, le statut sera mis à jour et un message apparaîtra à l’écran vous mentionnant le changement de statut à «Quarantaine».
Si le document est déjà réservé, cliquez sur « Ignorer » la réservation pour éviter d’aviser la personne. Vous pourrez confirmer la réservation lorsque le document sortira de quarantaine.
Astuce : classez les réservations séparément. Ce petit geste vous évitera d’avoir à retourner tous les documents en «Quarantaine».
5. Période de quarantaine
6. Remise du statut «Disponible»
Avant de remettre ces documents en circulation, il faut remettre le statut disponible. Pour paramétrer le changement automatique de statut:
- Faire comme l’étape 2 et ajouter une règle inverse de changement de statut. Cette fois-ci, on veut passer de statut «Quarantaine» vers le statut «Disponible», on doit inscrire:
-5: 0 (sur une ligne distincte).
Un simple retour fera le changement de statut ce qui vous sera utile pour les réservations.
7. Remise en circulation
- Remise en circulation manuelle (et documents «Réservés»)
Si vous avez paramétré le changement de statut (Quarantaine ->Disponible ) et que vous avez peu de retour de documents, vous pouvez simplement passer les documents dans le module de retour. Le retour confirmera le changement de statut ainsi que d’activer les réservations en attente.
Gestion de réservations:
- Documents en «Quarantaine» avec réservation nécessite un retour et la confirmation de réservation
- Réservations de documents disponible: certaines réservations ont pu être soumises durant la période de quarantaine. Une simple vérification des charriots de quarantaine peut vous sauver du temps.
- le premier retour changera le statut pour «Quarantaine» (vous pouvez ignorer la réservation)
- le deuxième retour changera le statut pour «Disponible» ( cette fois-ci, confirmez la réservation)
Autres documents → Classement
Lorsque tous les réservations ont été traitées, on peut remettre le statut disponible aux autres documents.
Ensuite, utilisez l’outil de modification d’exemplaire en lot pour remettre le statut «Disponible».
Une fois les documents remis «Disponible» et que tous les réservations ont été traitées, tous autres documents peuvent retourner sur les étagères sans faire de retour.
Voir aussi:
Fermeture prolongée: arrêt des avis de retard
Fermeture inattendue: comment éviter les frais de retard?