Alerte de doublon de dossier utilisateur

Jan 9, 2024 | Koha, Utilisateurs

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Si vous tentez d’ajouter un dossier similaire à un dossier existant (ex. avec un nom d’utilisateur et une date de naissance identiques), Koha vous fera apparaître cette alerte au haut de la page:

Dans cet encadré, Koha offre les options suivantes:

  1. voir l’enregistrement existant: ce lien ouvrira une fenêtre avec les informations du dossier existant
  2. C’est un doublon. Modifier le dossier existant: cette option renvoie directement dans l’ancien dossier.

Important: tout ce qui a été saisi sera effacé.

*pour éviter les pertes de données, consultez le plan de travail ci-dessous

  1. Pas un doublon. Enregistrer en tant que nouveau dossier: cette option fera l’ajout du nouveau dossier

Suggestion de plan de travail

  1. Avant d’ajouter un nouveau dossier dans Koha, faire une simple recherche utilisateur pour éviter les doublons.
    • S’il n’y a aucun résultat à ce nom —> créer le nouveau dossier.

Si Koha ajoute une alerte de doublon après une création de dossier

  1. Vérifier si le dossier existant concorde avec la personne
    • Si votre réponse = NON et qu’il s’agit d’une différente personne:
      • cliquer sur «Pas un doublon…» et enregistrer le nouveau dossier
    • Si votre réponse = OUI et qu’il s’agit de la même personne, choisir l’une de ces deux approches:
      1. lorsqu’il y a très peu de modifications dans le dossier
        —> Si le dossier a toujours la même adresse, téléphone, etc..
        1. utiliser l’option «C’est un doublon…»
        2. et corriger l’ancien dossier

      2. S’il y a plusieurs modifications dans le dossier
        —> (nouvelle adresse et numéro de carte, etc):
        1. prendre en note les numéros de l’ancien et du nouveau dossiers
        2. cliquer sur l’option «Pas un doublon …» même si ce dossier appartient à la même personne.
          Note: ici, on force Koha à enregistrer le nouveau dossier.

          *** L’étape suivante peut se faire plus tard, après une seconde analyse des deux numéros de dossiers.

        3. Finalement, faire la fusion des dossiers utilisateurs


          Important: la fusion de dossier est irréversible. Assurez-vous de fusionner des dossiers appartenant à la même personne avant cette action.

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