Élagage d’exemplaire
Avant de supprimer les exemplaires, voici quelques étapes pour compléter l’élagage
Modifier le statut du document pour «Élagué»
1 Aller dans la notice exemplaire du document et changer le statut retiré à «Élagué»
2 Cliquer sur « Définir le statut » pour enregistrer.
Les documents avec statut «Élagué» ne disparaissent pas automatiquement du catalogue, mais ils ne sont toutefois pas visibles aux usagers. Pour les éliminer complètement du catalogue, on doit les supprimer.
Il est recommandé de garder les notices avec statut «Élagué» pour une certaine période de temps (exemple: pour une commande de copie de remplacement). De cette manière, il vous sera plus simple d’ajouter un exemplaire que de refaire une nouvelle notice.
Identifier les documents avec statut « Élagué »
Vous pouvez créer un rapport dans le module > Bilans et statistiques qui identifie les codes-barres des documents avec statut « Élagué».
Info
La bibliothèque de rapport de la communauté Koha contient des milliers de rapports déjà créés!
Consultez l’article: Utiliser la bibliothèque de rapport de Koha.
N’hésitez pas à contacter inLibro pour des requêtes plus complexes.
Supprimer définitivement les exemplaires
1 Aller dans Bilans et statistiques > Rapports sauvegardés
2 Exécuter le rapport de documents élagués
3 Copier les codes-barres à supprimer
ou exporter un fichier .csv en cliquant sur « Télécharger », choisir le format (.csv) et enregistrer le fichier sur l’ordinateur
Important!
le fichier (.csv) doit contenir que des codes-barres (1 par ligne). Effacez tous autres éléments: lignes vides, titres et noms de colonnes.
Attention au fichier de plus de 1000 exemplaires, séparez le en plusieurs petits fichiers.
Consultez la page Comment ouvrir un fichier (.csv) pour de l’aide avec les fichier (.csv).
4 Aller dans Outils > Suppression d’exemplaires par lot
5 Coller les codes-barres
( 1 code-barre par ligne et enlever tous les espaces)
ou Choisir «Fichier des codes-barres», importer le fichier (.csv) en cliquant sur « Parcourir » (ou « Browse ») et choisir le fichier
6 Cliquer sur « Continuer »
7 S’assurer que tous les exemplaires sont bien à supprimer
Important!
la prochaine action est irréversible; les notices ne peuvent être récupérées par la suite.
Pensez à faire une copie de secours ( « backup » ) de la base de données avant de faire cette action. Cette copie vous sera utile en cas de problèmes.
inLibro vous offre 2 extensions ( « plugins » ) de récupération de données:
• l’extracteur de base de données (pour garder une copie locale de votre base de données)
ou
• l’extension UndeleteRecords (pour récupérer des exemplaires supprimés par erreur).
Disponibles sur le site d’inLibro https://inlibro.com/koha-plugins/
8 Au besoin, cocher « Supprimer les notices qui ne possèdent plus d’exemplaire»
10 Cliquer sur « Supprimer les exemplaires sélectionnés »
Un message de confirmation de suppression apparaîtra, mais il se peut que certains de ces exemplaires n’ont pu être supprimés (exemples: prêté ou « perdu et non-payé »).
La préférence système MarkLostItemsAsReturned peut aussi influencer si un exemplaire peut être supprimés. En résumé, cette préférence retire le document perdu du dossier de l’abonné.
Cliquer pour consulter — Suppression d’exemplaire en lot — Sans préférence MarkLostItemsAsReturned —
Cliquer pour consulter — Suppression d’exemplaire en lot — Avec préférence MarkLostItemsAsReturned —
Il est recommandé de supprimer les documents avec statut «Élagué » périodiquement: 1 fois ou plusieurs fois par an (selon vos besoins).
Voir aussi:
Comment ouvrir un fichier (.csv)
Modification d’exemplaire par lot