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Changer le statut d’un document pour « Élagué »


1 Aller dans la notice exemplaire du document et changer le statut retiré à «Élagué»


2 Cliquer sur « Définir le statut » pour enregistrer.


Les documents avec statut «Élagué» ne disparaissent pas automatiquement du catalogue, mais ils ne sont toutefois pas visibles aux usagers. Pour les éliminer complètement du catalogue, on doit les supprimer.


Note : Il est recommandé de garder les notices avec statut «Élagué» pour une certaine période de temps (exemple: pour une commande de copie de remplacement). De cette manière, il vous sera plus simple d’ajouter un exemplaire que de refaire une nouvelle notice.



Identifier les documents avec statut « Élagué »


Vous pouvez créer un rapport dans la section > Bilans et statistiques qui identifie rapidement les documents avec statut « Élagué .»


N’hésitez pas à contacter inLibro pour de l’aide avec les rapports.



Supprimer définitivement les notices


1 Aller dans Bilans et statistiques > Rapports sauvegardés

2 Exécuter le rapport de documents élagués


Important : Assurez-vous que ces notices n’ont pas d’exemplaire en commande. Cette vérification vous évitera de perdre des notices bibliographiques et d’avoir à les refaire lors de réception de commande.



3 Copier les codes-barres à supprimer



ou exporter un fichier .csv en cliquant sur « Télécharger », choisir le format (.csv) et enregistrer le fichier sur l’ordinateur


Important: le fichier (.csv) doit contenir que des codes-barres (1 par ligne). Effacer tous autres éléments: lignes vides, titres et noms de colonnes.

Consulter la page Comment ouvrir un fichier (.csv) pour de l’aide avec les fichier (.csv).



4 Aller dans Outils > Suppression d’exemplaires par lot

5 Coller les codes-barres

( 1 code-barre par ligne et enlever tous les espaces)

ou Choisir «Fichier des codes-barres», importer le fichier (.csv) en cliquant sur « Parcourir » (ou « Browse ») et choisir le fichier


6 Cliquer sur « Continuer »


7 S’assurer que les exemplaires sont bien à supprimer


Important : la prochaine action est irréversible; il n’est donc pas possible de récupérer les notices par la suite.

Il est préférable de faire une copie de secours ( « backup » ) de la base de données avant de faire cette action. Ainsi, il vous sera plus simple de récupérer les données en cas de problèmes.




InLibro vous offre 2 extensions ( « plugins » ) récupération de données:

• l’extracteur de base de données (pour garder une copie locale de votre base de données)
ou
• l’extension UndeleteRecords (pour récupérer des exemplaires supprimés par erreur).

Disponibles sur le site d’inLibro https://inlibro.com/koha-plugins/





8 Au besoin, cocher « Supprimer les notices qui ne possèdent plus d’exemplaire »



10 Cliquer sur « Supprimer les exemplaires sélectionnés »

Un message de confirmation de suppression apparaîtra. Il est toutefois possible que certains des exemplaires n’ont pu être supprimés (exemples: prêté ou « perdu et non-payé »).

La préférence système MarkLostItemsAsReturned peut aussi influencer si un exemplaire peut être supprimés. En résumé, cette préférence retire le document perdu du dossier de l’abonné.

Cliquer pour consulter --- Suppression d'exemplaire en lot -- Sans préférence MarkLostItemsAsReturned ---

Comportement de l'outil Suppression d'exemplaire en lot -- Sans préférence -- MarkLostItemsAsReturned

Statut élaguéStatut PerduPayéStatut de prêtSuppression
PerduPayéNon-prêté*Oui
PerduNon-payéPrêtéNon
PerduNon-prêté (sans emprunt)Oui
ÉlaguéPerduPayéNon-prêté*Oui
ÉlaguéPerduNon-payéPrêtéNon
Perdu -- Long retardPayéNon-prêté*Oui
Perdu --Long retardNon-payéPrêtéNon
ÉlaguéPerdu -- Long retardPayéNon-prêté*Oui
ÉlaguéDisponibleOui
ÉlaguéPrêté***Non
Disponible**Oui
PrêtéNon

Légende

Oui = suppression de l’exemplaire
Non = Exemplaire Non-supprimé

* Un exemplaire perdu et payé est considéré comme s’il était retourné. Il n’est donc plus rattaché à un utilisateur. Par conséquent, son statut de prêt revient à « Non-prêté. »

Seul les exemplaires « Non-prêté/ Disponible » seront élagués.

** Un exemplaire disponible (sans statut élagué et/ou perdu) peut être supprimé avec cet outil.

*** Si vous avez élagué un exemplaire prêté par erreur, cet exemplaire ne sera toutefois pas supprimé car il est toujours considéré « Prêté. » L’outil bloquera donc la suppression.

Cliquer pour consulter --- Suppression d'exemplaire en lot -- Avec préférence MarkLostItemsAsReturned ---

Comportement de l'outil Suppression d'exemplaire en lot - Avec préférence -- MarkLostItemsAsReturned

Statut élaguéStatut PerduPayéStatut de prêtSuppression
PerduPayéNon-prêté*Oui
PerduNon-payéNon-prêté*Oui
PerduNon-prêté (sans emprunt)Oui
ÉlaguéPerduPayéNon-prêté*Oui
ÉlaguéPerduNon-payéNon-prêté*Oui
Perdu -- Long retardPayéNon-prêté*Oui
Perdu --Long retardNon-payéNon-prêté*Oui
ÉlaguéPerdu -- Long retardPayéNon-prêté*Oui
ÉlaguéDisponibleOui
ÉlaguéPrêté***Non
Disponible**Oui
PrêtéNon

Légende

Oui = suppression de l’exemplaire
Non = Exemplaire Non-supprimé

* La préférence système «MarkLostItemAsReturned» fait en sort qu’un exemplaire perdu disparaît du dossier de l’abonné. Un exemplaire perdu est considéré comme s’il était retourné qu’il soit payé ou non. Il n’est donc plus rattaché à un abonné. Par conséquent, son statut de prêt revient à « Non-prêté. »

Seul les exemplaires « Non-prêté/Disponible » seront élagués.

** Un exemplaire disponible (sans statut élagué et/ou perdu) peut être supprimé avec cet outil.

*** Si vous avez élagué un exemplaire prêté par erreur, cet exemplaire ne sera toutefois pas supprimé car il est toujours considéré « Prêté. » L’outil bloquera donc la suppression.


Il est recommandé de supprimer les documents avec statut «Élagué » périodiquement: 1 fois ou plusieurs fois par an (selon vos besoins).


Voir aussi:

Comment ouvrir un fichier (.csv)
Modification d’exemplaire par lot

Last Updated On mai 20, 2020