Avant de supprimer les exemplaires de vos collections, voici quelques étapes pour compléter l’élagage:
Gérer les exemplaires à supprimer et leurs notices
Quelques questions pourront vous aider à déterminer ce que vous devrez faire de vos exemplaires.
- ce document sera-t-il remplacé? (ex. copie abîmée)
- S’agit-il d’un document populaire, emprunté fréquemment?
- Ce document a-t-il plusieurs réservations en attente?
- Un autre exemplaire sera-t-il catalogué dans cette notice?
Si la plupart des réponses sont « non », vous pouvez supprimer directement les exemplaires et leurs notices si elles sont vides.
Sinon, vous pouvez conserver les exemplaires dans le catalogue pendant un certain temps en leur ajoutant le statut « élagué » (952$ 0). Puis, vous pouvez vous créer un cycle de suppression d’exemplaires élagués (par exemple, deux fois par an) pour les retirer du catalogue lorsqu’ils ne sont plus nécessaires.
Ajouter le statut «Élagué» sur l’exemplaire
Si vous souhaitez conserver des exemplaires élagués dans votre catalogue pendant un certain temps, Koha vous permet d’ajouter le statut «élagué» dans le champ MARC 952$ 0 sur ces documents.
Consultez cet article pour ajouter un statut «Élagué» sur un exemplaire
https://inlibro.com/knowledge-base/ajouter-le-statut-elague-sur-lexemplaire/
À ce stade-ci, vos exemplaires avec statut « élagué » font encore partis de vos collections.
Masquer les exemplaires « Élagués » sur l’OPAC
Les documents ayant le statut « Élagué » ne disparaissent pas automatiquement du catalogue. Vous pouvez toutefois masquer les exemplaires «élagués» sur l’OPAC afin d’éviter que vos utilisateurs les retrouvent dans leurs recherches.
Lorsque vous souhaiterez les éliminer complètement de vos collections, vous devrez les supprimer dans l’interface professionnelle.
Identifier les documents avec statut « Élagué »
Fichier de codes-barres
Si vous avez une liste des codes-barres des exemplaires à supprimer, il suffit de les copier dans un logiciel tableur (ex. Excel ou Libre-Office Calc), puis de les enregistrer dans un fichier de format (.csv).
Avant d’enregistrer le fichier, assurez-vous au préalable que votre logiciel utilise les bons paramètres de fichier (.csv).
Important: un fichier doit contenir au maximum 1000 exemplaires. Si vous en avez plus, il suffit de créer plusieurs fichiers.
Rapport SQL
Vous pouvez aussi opter pour un rapport SQL dans le module « Rapports » (aka Bilans et statistiques) afin d’identifier les codes-barres des documents ayant le statut « Élagué ».
Consultez l’article: Identifier les documents avec statut élagué
Supprimer définitivement les exemplaires élagués
Lorsque vous n’avez plus besoin des exemplaires « élagué »:
Méthode du fichier de codes-barres (.csv):
- Aller dans Catalogage > Modification en lot > Suppressions d’exemplaires en lot (pour les version 23.05 et antérieures aller dans Outils > Suppression d’exemplaires par lot )
- Choisir «Fichier des codes-barres»,
- Dans le champ « Fichier », cliquer sur « Parcourir »
- Choisir le fichier
- Cliquer sur « Continuer »
- Aller à l’étape 2
Méthode de rapport SQL:
- Aller dans « Rapports » (aka Bilans et statistiques) > Rapports guidés > cliquer sur le liens « Rapports sauvegardés »
- Exécuter le rapport de documents élagués
- Enregistrer un copie des résultats avec le bouton « Télécharger » > « Texte séparé par un point-virgule (.csv)
- cette copie servira en cas de problème pour retracer les exemplaires supprimés.
- cette copie servira en cas de problème pour retracer les exemplaires supprimés.
- Augmenter au besoin le nombre de résultats par page avec le bouton « Lignes par page »
- Koha permet de supprimer les exemplaires d’une page à la fois; choisir une limite plus élevée si vous avez beaucoup d’exemplaires
- Koha permet de supprimer les exemplaires d’une page à la fois; choisir une limite plus élevée si vous avez beaucoup d’exemplaires
- Cliquer sur « Opérations en lot X notices visible »
- choisir l’option « Suppression d’exemplaires en lot »
- choisir l’option « Suppression d’exemplaires en lot »
- Aller à l’étape 2
Dans l’outil de suppression d’exemplaires en lot…
- Vérifier les exemplaires
- Décocher au besoin les exemplaires qui n’ont pas besoin de modification
Il peut arriver que certains exemplaires indiquent des erreurs. Ces erreurs sont signalées par un « X » rouge dans la colonne des cases à cocher, à l’extrémité gauche du tableau. En plaçant le curseur de la souris sur le « X », Koha vous indiquera la raison de cette erreur. Par exemple, un exemplaire peut avoir été prêté par erreur.
Ces exemplaires ne pourront être supprimés, tant que les erreurs ne seront pas corrigées.
- Sous la liste des exemplaires, cocher les options au besoin:
- l’option « Supprimer les notices qui ne possèdent plus d’exemplaire »
- cette option permettra de supprimer les notices qui seront vides après cette suppression
- l’option « Supprimer les numéros de périodiques liés aux exemplaires »
- cette option permet de supprimer la notice du périodique
- l’option « Supprimer les notices qui ne possèdent plus d’exemplaire »
La prochaine action est irréversible; il n’est pas possible de récupérer les notices et exemplaires par la suite.
Pour plus de sécurité, vous pouvez créer une copie de secours ( « backup » ) de la base de données avant d’effectuer cette action. Cette copie vous sera utile en cas de problème.
inLibro vous offre aussi 2 extensions ( « plugins » ) de récupération de données:
- l’extracteur de base de données (pour garder une copie locale de votre base de données) ou
- l’extension UndeleteRecords (pour récupérer des exemplaires supprimés par erreur).
Les deux sont disponibles sur le site d’inLibro https://inlibro.com/koha-plugins/
- Pour compléter l’élagage, cliquer sur « Supprimer les exemplaires sélectionnés »
Cette tâche sera ajoutée à la file d’attente des tâches en arrière-plan.
Si vous souhaitez consulter l’état de l’avancement de la tâche…
- Cliquer sur « Voir les détails de la tâche en file d’attente »
- Dans la nouvelle page, vérifier les champs:
- Statut: il indiquera l’état (ex. Commencé, Terminé)
- Avancement: Koha affichera l’évolution de la suppression, avec le nombre d’exemplaires déjà supprimés / total des exemplaires (ex. 10 / 10)
- Refaire les étapes 1 à 7 de la section « Supprimer définitivement les exemplaires élagués« , si vous avez plusieurs page de résultats dans votre rapport.
Astuce
Il est recommandé de supprimer les documents avec statut «Élagué » périodiquement: 1 fois ou plusieurs fois par an (selon vos besoins).