Koha permet de gérer plusieurs grilles bibliographiques (aka grille de catalogage). Ainsi, vous pouvez créer de nouvelles grilles selon le type de document et leurs champs de catalogage MARC nécessaires.
Il n’est pas recommandé de modifier ou de supprimer la grille par défaut. Créez plutôt de nouvelles grilles pour répondre à vos besoins particuliers.
Création d’une grille de catalogage à travers l’interface professionnelle
- Aller dans > Administration > Grille bibliographique MARC
- Cliquer sur le bouton «Ajouter» une grille
- Remplir le formulaire d’ajout de grille
Description (Obligatoire) : description en texte libre
- Cliquer sur le bouton Actions à droite de la nouvelle grille dans la liste et choisir l’option Structure MARC.
- Choisir la grille à dupliquer, celle-ci servira de base à la nouvelle grille
- Cliquer sur OK.
Koha vous redirigera dans la page de la grille
La page de grille possède plusieurs fonctionnalités pour faciliter votre navigation:
- Rechercher la zone … dans la grille : ce champ permet de rechercher une zone en particulier
- Afficher seulement les zones/sous zones utilisées : cette option permet d’alléger l’affichage en masquant les zones qui ne sont pas utilisées.
- Afficher … résultats : Koha limite à 20 par défaut. L’augmentation de cette limite réduit le nombre total de pages de résultats.
- Rechercher : permet de rechercher dans cette grille (numéro de zone, nom de zone, etc.).
La page de la grille vous permet d’identifier rapidement les informations suivantes:
- Zone : Numéro de la zone
- Texte : Libellé associé à cette zone
- Répétable : Si cette zone est répétable ou non
- Obligatoire : Si cette zone est obligatoire ou non
- Valeur autorisée : si le contenu de la sous-zone est limité à une liste de valeurs autorisées, choisir la catégorie dans ce menu déroulant
Modification de zone et sous-zone
Sur chaque ligne de zone, on retrouve un bouton «Action». Ce bouton donne accès à plusieurs options de modification.
- Modifier la zone: à utiliser pour modifier les paramètres de la zone (mais pas ceux des sous-zones)
- Voir les sous-zones : permet d’accéder aux sous-zones et de les modifier
- Modifier les sous-zone: donne l’accès direct à la page de modification des sous-zones
- Supprimer : permet de supprimer la zone
Il n’est pas recommandé de supprimer une zone. Il est préférable de masquer les sous-zones.
À noter: La suppression de zone peut engendrer des pertes de données. Si vous avez des notices qui utilisent présentement cette grille de catalogage, sachez que le contenu de cette zone sera supprimé de la base de données après la suppression de la zone.
Modification de zone
- Si vous devez changer des paramètres dans la zone, cliquer sur «Action» et choisir «Modifier»
Dans la page de la zone, vérifier les paramètres suivants:
- Mot-clé : numéro de la zone
- Texte à l’intranet : libellé utilisé de l’intranet et dans la grille de catalogage
- Texte à l’OPAC : libellé utilisé dans l’affichage du format MARC à l’OPAC (très peu utilisé)
- Répétable : si cette zone est répétable ou non
- Obligatoire : si cette zone est obligatoire ou non
- Valeur autorisée : si le contenu de la sous-zone est limité à une liste de valeurs autorisées, choisir la catégorie dans ce menu déroulant.
Des catégories de valeurs autorisées supplémentaires peuvent être créées dans Administration > Paramètres de base > Valeurs autorisées
Modification de sous-zone
- Pour modifier les sous-zones, cliquer sur «Action» et choisir «Voir les sous-zones»
- Une fois dans la grille de sous-zone, trouver la sous-zone et cliquer sur «Modifier»
La page de modification des sous-zones est divisée en quatre sections:
- Sous zone : code de la sous-zone
- Contrainte de base: l’endroit où on inscrit le libellé de la sous-zone
- Contraintes avancées : Paramètres de la sous-zone
- Autres options: paramètres supplémentaires (ex. valeurs autorisées, thésaurus et plugin)
Section – Sous-zones
Chaque onglet représente une sous-zone.
L’onglet «Ajouter» permet d’ajouter une nouvelle sous-zone en vous présentant un formulaire vide.
Section – Contraintes de base
- Sous zone : code de la sous-zone
- Texte à l’intranet : libellé utilisé dans l’interface professionnelle et dans la grille de catalogage
- Texte à l’OPAC : libellé utilisé dans l’affichage du format MARC dans l’OPAC (très peu utilisé)
- Répétable : si cette sous-zone est répétable ou non
- Obligatoire : si cette sous-zone est obligatoire ou non
- Géré dans l’onglet: sert à choisir l’onglet de l’éditeur de catalogage; ce que l’on voit lorsque l’on modifie une notice.
L’option «Ignorer» permet de masquer une sous-zone. Toutefois, il est déconseillé d’utiliser cette option puisqu’elle a des répercussions sur l’importation de notices.
Si vous n’avez pas besoin de cette sous-zone, décochez plutôt l’option «Éditeur» dans le paramètre de «Visibilité» des contraintes avancées (voir explications ci-dessous).
Sections – Contraintes avancées
- Valeur par défaut : si ce champ a une valeur par défaut, l’inscrire ici. Cette valeur pourra être changée lors du catalogage.
- Longueur maximale : nombre de caractères maximal que la sous-zone peut contenir
- Visibilité : où cette sous-zone est affichée
explications des paramètres de visibilité:
› OPAC : Cette option n’est pas utilisée dans la version de Koha d’inLibro puisque l’affichage à l’OPAC est géré par des feuilles de style XSLT
› Intranet : Cette option n’est pas utilisée dans la version de Koha d’inLibro puisque l’affichage à l’intranet est géré par des feuilles de style XSLT
› Éditeur : Si cette sous-zone est affichée lors du catalogage.** Décochez cette case pour masquer une sous-zone dans l’éditeur de catalogage. Il est préférable de décocher cette case plutôt que d’utiliser l’option «Ignorer» du paramètre «Géré dans l’onglet» des contraintes de base.
› Plié : Si cette sous-zone est affichée pliée ou dépliée
› Marqué : Cette option n’est pas utilisée dans Koha (il s’agit d’une valeur historique qui n’est plus utilisée)
autres paramètres…
- Est un hyperlien : indique si le contenu est cliquable
- Lien : fait référence aux liens (ex. nom d’index) (voir Administration > Liens Koha=>MARC)
- Lien Koha : indique où la valeur de cette sous-zone sera enregistrée dans la base de données de Koha
Sections – Autres options
La section «Autres options» permet d’ajouter du contenu préenregistré ou d’ajouter des outils de contrôle et plugin.
Valeur autorisée : Si le contenu de la sous-zone est limité à une liste de valeurs autorisées, choisir la catégorie dans ce menu déroulant.
Des catégories de valeurs autorisées supplémentaires peuvent être créées dans Administration > Paramètres de base > Valeurs autorisées
Thésaurus : Si cette sous-zone est soumise à un contrôle de vocabulaire; indiquer le nom du «Thésaurus» ici.
Plugin : certains plugiciels permettent de faciliter la saisie. Ajoutez le nom du plugiciel dans cette case pour activer le plugiciel.[/box]
- Cliquer sur Enregistrer les modifications