Koha permet l’utilisation de plusieurs grilles bibliographiques. Il vous est alors possible de créer de nouvelles grilles qui seront adaptées à vos besoins pour faciliter le catalogage de vos différents types de documents.
Il n’est pas recommandé de modifier ou de supprimer la grille par défaut. Créez plutôt de nouvelles grilles pour répondre à vos besoins particuliers.
Création d’une grille de catalogage à travers l’interface professionnelle
1. Aller dans > Administration > Grille bibliographique MARC
2. Cliquer sur le bouton Ajouter une grille
3. Remplir le formulaire d’ajout de grille
Description (Obligatoire) : description en texte libre
4. Cliquer sur le bouton Actions à droite de la nouvelle grille dans la liste et choisir l’option Structure MARC.
Image 1: Cliquer sur Structure MARC
5. Choisir une grille à dupliquer qui sera utilisée comme base de la nouvelle grille et cliquer sur OK.
6. Dans la page de la grille, plusieurs actions sont possibles :
Image 2: Liste de zones
- Rechercher la zone … dans la grille : Permet de rechercher une zone en particulier.
- Afficher seulement les zones/sous zones utilisées : Permet d’alléger l’affichage en masquant les zones qui ne sont pas utilisées.
- Afficher … résultats : Afin de ne pas prendre trop de ressources pour l’affichage, Koha limite à 20 par défaut. L’augmentation de cette limite réduit le nombre total de pages de résultats.
- Rechercher : Permet de rechercher dans cette grille (numéro de zone, nom de zone, etc.).
Chaque colonne du tableau permet d’identifier rapidement l’information suivantes:
– Zone : Numéro de la zone
– Texte : Libellé associé à cette zone
– Répétable : Si la zone est répétable ou non
– Obligatoire : Si la zone est obligatoire ou non
– Valeur autorisée : Si la zone prend une liste de valeurs autorisées, et si oui, laquelle
Dans ce tableau, trois actions sont possibles:
– Sous-zones : Permet d’accéder aux sous-zones et les modifier
– Modifier : Permet de modifier les paramètres de la zone (mais pas ceux des sous-zones)
– Supprimer : Permet de supprimer la zone
Il n’est pas recommandé de supprimer les zones. Il faut plutôt masquer les sous-zones.
À noter: La suppression de zone peut engendrer des pertes de données, si vous avez des notices existantes qui utilisent cette grille de catalogage.
7 Pour modifier les paramètres de la zone, cliquer sur Modifier
Image 3: Paramètre de la zone
Dans la page de la zone:
- Mot-clé : numéro de la zone
- Texte à l’intranet : Libellé utilisé dans l’interface professionnelle et dans la grille de catalogage
- Texte à l’OPAC : Libellé utilisé dans l’affichage du format MARC dans l’OPAC (très peu utilisé)
- Répétable : Si cette zone est répétable ou non
- Obligatoire : Si cette zone est obligatoire ou non
- Valeur autorisée : Si le contenu de la zone est limité à une liste de valeurs autorisées, choisir la catégorie dans ce menu déroulant.
Des catégories de valeurs autorisées supplémentaires peuvent être créées dans Administration > Paramètres de base > Valeurs autorisées
8 Pour modifier les sous-zones, cliquer sur Sous zones
Gestion de la structure des sous zones de 245 (grille TEST)
Image 4: Liste des sous-zones
Dans la page des sous-zones:
- Sous zone : Code de la sous-zone
- Texte : Libellé de la sous-zone
- Contraintes : Paramètres de la sous-zone
9 Pour modifier une sous-zone, cliquer sur Modifier
Image 5: Paramètre de la sous-zone
Dans la section du haut de la page de modification de sous-zones:
- Chaque onglet représente une sous-zone.
- L’onglet «Ajouter» permet d’ajouter une nouvelle sous-zone en présentant un formulaire vide.
Sections:
- Contraintes de base
– Sous zone : code de la sous-zone
– Texte à l’intranet : Libellé utilisé dans l’interface professionnelle et dans la grille de catalogage
– Texte à l’OPAC : Libellé utilisé dans l’affichage du format MARC dans l’OPAC (très peu utilisé)
– Répétable : Si cette sous-zone est répétable ou non
– Obligatoire : Si cette sous-zone est obligatoire ou non
– Valeur autorisée : Si le contenu de la sous-zone est limité à une liste de valeurs autorisées, choisir la catégorie dans ce menu déroulant.
Des catégories de valeurs autorisées supplémentaires peuvent être créées dans Administration > Paramètres de base > Valeurs autorisées
– Géré dans l’onglet : Choisir l’onglet dans lequel cette sous-zone sera affichée dans l’éditeur.
L’option Ignorer permet de masquer une sous-zone. Toutefois, il est déconseillé d’utiliser cette option puisqu’elle a des répercussions sur l’importation de notices. Utilisez plutôt l’option «Éditeur» dans le paramètre de «Visibilité» (présentée ci-dessous).
Sections:
- Contraintes avancées
– Valeur par défaut : Si ce champ a une valeur par défaut, l’inscrire ici. Cette valeur pourra être changée lors du catalogage.
– Longueur maximale : Nombre de caractères maximal que la sous-zone peut contenir
– Visibilité : Où cette sous-zone est affichée
› OPAC : Cette option n’est pas utilisée dans la version de Koha d’inLibro puisque l’affichage à l’OPAC est géré par des feuilles de style XSLT
› Intranet : Cette option n’est pas utilisée dans la version de Koha d’inLibro puisque l’affichage à l’intranet est géré par des feuilles de style XSLT
› Éditeur : Si cette sous-zone est affichée lors du catalogage. Décochez cette case pour masquer une sous-zone dans l’éditeur de catalogage. Il est préférable de décocher cette case plutôt que d’utiliser l’option «Ignorer» du paramètre «Géré dans l’onglet» des contraintes de base.
› Plié : Si cette sous-zone est affichée pliée ou dépliée
› Marqué : Cette option n’est pas utilisée dans Koha (il s’agit d’une valeur historique qui n’est plus utilisée)
– Est un hyperlien : Indique si le contenu est cliquable
– Lien : Fait référence aux liens paramétrés dans Administration > Catalogue > Liens Koha => MARC
– Lien Koha : indique où la valeur de cette sous-zone sera enregistrée dans la base de donnée de Koha
Sections:
- Autres options
– Valeur autorisée : Si le contenu de la sous-zone est limité à une liste de valeurs autorisées, choisir la catégorie dans ce menu déroulant.
Thésaurus : Si cette sous-zone est soumise à une autorité; indiquer le type d’autorité, ici.
Plugin : certains plugiciels permettent de faciliter la saisie. Ajoutez le nom du plugiciel dans cette case pour activer le plugiciel.
10 Cliquer sur Enregistrer les modifications