Les vacances sont presque terminée et une nouvelle année scolaire s’apprête déjà à commencer! Si vous n’avez pas eu le temps de compléter la préparation aux vacances, pas de panique! Prenez quelques instants pour parcourir cet article et vous remettre dans le bain avant de bien démarrer la nouvelle année.
La rentrée scolaire est également le moment idéal pour planifier quelques vérifications et mises à jour de vos données.
Cette page vous propose des idées de tâches à effectuer tout au long de l’année pour garder vos données à jour et faciliter leur gestion. Vous y trouverez des suggestions pour mettre à jour les données d’utilisateurs, ajuster le calendrier et les règles de circulation, ajouter des photos d’utilisateurs, effectuer des modifications sur plusieurs dossiers à la fois ou encore supprimer les dossiers qui ne sont plus nécessaires.
Modifier / ajouter des dossiers d’utilisateurs
Koha propose plusieurs méthodes de mise à jour des dossiers. En voici trois pour aider à modifier la date d’expiration des dossiers de vos utilisateurs ou importer de nouveaux dossiers.
- Changer en lot les dates d’échéance des abonnés selon leur catégorie d’utilisateur
- Cette méthode permet de cibler les dossiers d’une catégorie d’utilisateurs en particulier.
- Changer en lot les dates d’échéance des abonnés selon la date d’échéance de leur abonnement
- Cette option permet d’identifier tous les dossiers ayant expirés.
- Importer des utilisateurs en lot
- Cette méthode permet d’importer de nouveaux dossiers et modifier des dossiers existants.
Lors de l’importation ou de la modification de dossiers, Koha vous permet d’ajouter une note (ou un message) privés afin de conserver une trace des changements effectués. Vous pouvez, par exemple, y inscrire une indication permettant d’identifier le contexte ou la période de modification, comme: « Cohorte 2026-2027 », « Rentrée scolaire 2026 », ou « Automne 2026 ».
Cette note sera particulièrement utile pour retrouver rapidement les dossiers ayant été modifiés manuellement à un moment précis. Elle permettra également d’identifier plus facilement les dossiers associés à des utilisateurs inactifs ou ayant quitté l’institution, si la note n’a pas été mise à jour récemment.
exemple de note du formulaire de modification d’utilisateurs en lot
exemple de message du formulaire d’importation d’utilisateurs en lot:
Mettre à jour le calendrier Koha
Afin d’assurer le bon fonctionnement de la circulation, prenez un moment pour mettre à jour le calendrier et y ajouter vos journées pédagogiques, vos congés et vos périodes de relâche.
Voir cet article Modification du calendrier
Mettre à jour vos règles de circulation
Si vous avez des échéances fixes pour certains de vos documents (ex. manuels scolaires à rendre en fin d’année), pensez à mettre à jour vos règles de circulation pour éviter les messages d’erreur lors des emprunts.
Consultez l’article: Modifier en lot les dates d’échéance fixes dans les règles de circulation (extension RuleHardDueDate)
Autres tâches
Activer les cartes de bibliothèque virtuelles
Si votre bibliothèque n’utilise plus de carte physique, Koha permet de proposer une carte virtuelle dans le dossier de l’OPAC.
Ajouter des photos d’utilisateurs
Koha permet d’ajouter des photos aux dossiers des utilisateurs. Consultez ces articles pour savoir plus sur ces méthodes:
Ajouter un code QR à une notice (recherche)
Vous pouvez activer une fonction de code QR dans les notices bibliographiques à l’OPAC. Une astuce simple pour réduire l’utilisation de papier et permettre à vos utilisateur de garder en mémoire un document recherché sur un appareil (téléphone / tablette).
Identifier des dossiers selon une note ou message
Si vous utilisez des notes de circulation ou des messages pour identifier les dossiers associés à une rentrée scolaire lors de l’importation ou de modification de dossiers, vous pourrez facilement retracer les dossiers des utilisateurs ayant quitté votre établissement. Il suffira de rechercher les dossiers dont la note ou le message fait référence à une année scolaire précédente plutôt qu’à l’année en cours (ex. « Rentrée scolaire 2024 », « Cohorte 2023-2024 », « Automne 2024 »).
Consulter l’article suivant:
Modifier la bibliothèque des utilisateurs
Une bibliothèque de votre réseau a fermée temporaire, Koha vous permet de transférer rapidement des utilisateurs dans une autre bibliothèque.
Supprimer les dossiers des utilisateurs expirés/inactifs
Lorsque vous aurez un moment pour faire le ménage dans vos données d’utilisateurs, voici quelques méthodes simples pour supprimer des utilisateurs.